Función IF de Google Sheets: ejemplos de uso y fórmulas

¿Qué es la función SI en Google Sheets?

Siempre que utiliza la función SI, crea un árbol de decisión en el que se sigue cierta acción bajo una condición y, si esa condición no se cumple, se sigue otra acción.

Para ello, la condición de la función debe estar en formato de pregunta alternativa con sólo dos respuestas posibles: «sí» y «no».

Así es como podría verse un árbol de decisiones:

Entonces, la función SI le permite hacer una pregunta e indicar dos acciones alternativas dependiendo de la respuesta recibida. Esta pregunta y las acciones alternativas se conocen como tres argumentos de la función.

Sintaxis de la función SI en Google Sheets

La sintaxis de la función SI y sus argumentos son los siguientes:

=SI(expresión_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

• expresión_lógica – (obligatorio) un valor o expresión lógica que se prueba para ver si es VERDADERO o FALSO.
• valor_si_verdadero – (obligatorio) la operación que se realiza si la prueba es VERDADERA.
• valor_si_falso – (opcional) la operación que se realiza si la prueba es FALSA.

Exploremos los argumentos de nuestra función SI con más detalle.

El primer argumento representa una pregunta lógica. Google Sheets responde a esta pregunta con «sí» o «no», es decir, «verdadero» o «falso».

¿Cómo formular la pregunta correctamente, te preguntarás? Para hacer eso, puede escribir una expresión lógica usando símbolos (u operadores de comparación) útiles como «=», «>», «<", ">=», «<=", "<>«. Intentemos formular juntos esa pregunta.

Uso de la función SI

Supongamos que usted trabaja en una empresa que vende chocolate en varias regiones de consumo con muchos clientes.

Así es como se verán sus datos de ventas en Google Sheets:

Imagine que necesita separar las ventas realizadas en sus regiones locales de las del extranjero. Para lograrlo, debes agregar otro campo descriptivo para cada venta: un país donde se realizaron las ventas. Dado que hay muchos datos, es necesario que este campo de descripción se cree automáticamente para cada entrada.

Y aquí es cuando entra en juego la función SI. Agreguemos la columna «País» a la tabla de datos. La región “Occidente” representa las ventas locales (Nuestro País), mientras que el resto son las ventas del exterior (Resto del Mundo).

¿Cómo escribir la función correctamente?

Coloque el cursor en F2 para activar la celda y escriba el signo de igualdad (=). Google Sheets entenderá inmediatamente que vas a ingresar una fórmula. Es por eso que justo después de escribir la letra «i», se le pedirá que elija una función que comience con esa misma letra. Y deberías elegir «SI».

Después de eso, todas tus acciones también estarán acompañadas de indicaciones.

Para el primer argumento de la función SI, ingrese B2=»Oeste». Al igual que con las otras funciones de Google Sheets, no es necesario introducir la dirección de la celda manualmente: basta con un clic del ratón. Luego ingrese una coma (,) y especifique el segundo argumento.

El segundo argumento es un valor que F2 volverá si se cumple la condición. En este caso será el texto «Nuestro País».

Y nuevamente, después de la coma, escribe el valor del 3.^tercero argumento. F2 devolverá este valor si no se cumple la condición: «Resto del mundo». No olvide finalizar la entrada de su fórmula cerrando el paréntesis «)» y presionando «Entrar».

Toda tu fórmula debería verse así:

=IF(B2="West","Our Country","Rest of the World")

Si todo es correcto, F2 devolverá el texto «Nuestro País»:

Ahora, todo lo que tienes que hacer es copiar esta función en la columna F.

Examinemos las otras formas de trabajar con la función SI.

Función IF y valores de texto

El uso de la función SI con un texto ya se ha ilustrado en el ejemplo anterior.

Función SI y valores numéricos.

Puedes usar números para los argumentos tal como lo hiciste con el texto.

Sin embargo, lo que es muy importante aquí es que la función SI permite no sólo llenar celdas con ciertos números en función de las condiciones cumplidas, sino también realizar cálculos.

Por ejemplo, digamos que ofreces a tus clientes varios descuentos en función del valor total de la compra. Si el total es superior a 200, el cliente obtiene un 10% de descuento.

Para eso, debe usar la columna G y llamarla «Descuento». Luego ingresa la función SI en G2, y el segundo argumento estará representado por la fórmula que calcula el descuento:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF espacios en blanco/no espacios en blanco

Hay casos en los que el resultado depende de si la celda está vacía o no. Hay dos formas de comprobarlo:

1. Utilice la función ESBLANCO.

   Por ejemplo, la siguiente fórmula comprueba si las celdas de la columna E están vacías. Si es así no se debe aplicar ningún descuento, en caso contrario es un 5% de descuento:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)
   

   Nota. Si hay un cadena de longitud cero en una celda (devuelta por alguna fórmula), la función ESBLANCO dará como resultado FALSO.

   Aquí hay otra fórmula para verificar si E2 está vacío:

   =IF(ISBLANK(E2)2<>FALSE,0,0.05)

   Puedes invertir la fórmula y ver si las celdas no están en blanco:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)<>TRUE,0.05,0)

2. Utilice operadores de comparación estándar con un par de comillas dobles:

   Nota. Este método considera cadenas de longitud cero (indicado por comillas dobles) como celdas vacías.

   =IF(E2="",0,0.05) – comprobar si E2 está en blanco

   =IF(E2<>"",0,0.05) – comprobar si E2 no está vacío.

   Consejo. De manera similar, use comillas dobles como argumento para devolver una celda vacía según la fórmula:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

SI en combinación con otras funciones

Como ya has aprendido, el texto, los números y las fórmulas pueden actuar como argumentos de la función SI. Sin embargo, otras funciones también pueden desempeñar ese papel. Vamos a ver cómo funciona.

Hojas de cálculo de Google SI O

¿Recuerdas la primera forma en que descubriste el país donde vendías chocolate? Verificó si B2 contenía «Oeste».

Sin embargo, puedes construir la lógica al revés: enumerar todas las regiones posibles que pertenecen al «Resto del mundo» y verificar si Al menos uno de ellos aparece en la celda. La función OR en el primer argumento te ayudará a hacer eso:

=O(expresión_lógica1, [logical_expression2, …])

• expresión_lógica1 – (obligatorio) el primer valor lógico a comprobar.
• expresión_lógica2 – (opcional) el siguiente valor lógico a verificar.
• etcétera.

Como puede ver, simplemente ingresa tantas expresiones lógicas como necesite verificar y la función busca si una de ellas es verdadera.

Para aplicar este conocimiento a la tabla con ventas, menciona todas las regiones que pertenecen a las ventas en el exterior, y las demás ventas automáticamente pasarán a ser locales:

=IF(OR(B2="East",B2="South"),"Rest of the World","Our Country")

Hojas de cálculo de Google SI Y

La función AND es igual de simple. La única diferencia es que comprueba si todas las expresiones lógicas enumeradas son verdaderas:

=Y(expresión_lógica1, [logical_expression2, …])

Por ejemplo, necesita limitar la búsqueda a su ciudad y sabe que actualmente solo compra avellanas. Por lo tanto, hay dos condiciones a considerar: región – «Oeste» y producto – «Chocolate Avellana»:

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"),"Our Country","Rest of the World")

Fórmula IF anidada versus función IFS para Google Sheets

También puede utilizar la función SI como argumento para la función SI más grande.

Supongamos que ha establecido condiciones de descuento más estrictas para sus clientes. Si la compra total es superior a 200 unidades, obtienen un 10% de descuento; si la compra total está entre 100 y 199, el descuento es del 5%. Si el total de la compra es inferior a 100, no hay descuento alguno.

La siguiente fórmula muestra cómo se verá la función en la celda G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Tenga en cuenta que es otra función SI la que se utiliza como segundo argumento. En tales casos, el árbol de decisión es el siguiente:

Hagámoslo aún más divertido y compliquemos la tarea. Imagine que está ofreciendo el precio con descuento solo a una región: «Este».

Para hacerlo correctamente, agregue la expresión lógica «Y» a nuestra función. La fórmula entonces tendrá el siguiente aspecto:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Como puedes ver, el número de descuentos se ha reducido mucho mientras su cuantía se mantiene intacta.

También hay una forma más sencilla de escribir lo anterior gracias a la función IFS:

=IFS(condición1, valor1, [condition2, value2, …])

• condición1 – (obligatorio) es la expresión lógica que desea probar.
• valor1 – (obligatorio) es el valor a devolver si la condición1 es verdadera.
• y luego simplemente enumera las condiciones con sus valores para devolver si son verdaderas.

Así es como se verá la fórmula anterior con IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

SWITCH como alternativa a múltiples IF

Hay una función más que quizás quieras considerar en lugar del IF anidado: Google Sheets SWITCH.

Comprueba si tu expresión corresponde a una lista de casos, uno por uno. Cuando lo hace, la función devuelve el valor correspondiente.

=CAMBIAR(expresión, caso1, valor1, [case2, value2, …], [default])

• expresión es cualquier referencia de celda, o un rango de celdas, o incluso una expresión matemática real, o incluso un texto que le gustaría igualar a sus casos (o probar con los criterios). Requerido.
• caso 1 es su primer criterio para comparar la expresión. Requerido.
• valor1 es un registro a devolver si el caso 1 El criterio es el mismo que tu expresión. Requerido.
• caso2, valor2 repita tantas veces como criterios tenga que verificar y valores a devolver. Opcional.
• por defecto También es completamente opcional. Úselo para ver un registro específico si no se cumple ninguno de los casos. Recomiendo usarlo cada vez para evitar errores cuando su expresión no coincide entre todos los casos.

Aquí hay un par de ejemplos.

A prueba tus células contra un textousa rangos como expresión:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69,"West","Our Country","Rest of the World"))

En esta fórmula, SWITCH verifica qué registro hay en cada celda de la columna B. Si es Oestedice la fórmula Nuestro paísde lo contrario, Resto del mundo. ArrayFormula permite procesar toda la columna a la vez.

A trabajar con cálculoses mejor usar una expresión booleana:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2<200,$E2>100),$E2*0.05,0)

Aquí SWITCH comprueba si el resultado de la ecuación es VERDADERO o FALSO. cuando es VERDADERO (Como si E2 es realmente mayor que 200), obtengo el resultado correspondiente. Si ninguno de los casos de la lista es VERDADERO (lo que significa que son FALSO), la fórmula simplemente devuelve 0.

Declaraciones IF basadas en un recuento

Una de las preguntas que nos hacen con frecuencia es cómo crear la fórmula SI que devolverá todo lo que necesita si la columna contiene o no un registro determinado.

Por ejemplo, verifique si el nombre de un cliente aparece más de una vez en una lista (columna A) y coloque la palabra correspondiente (sí/no) en una celda.

La solución es más sencilla de lo que piensas. Debes introducir la función CONTAR.SI en tu SI:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$69,$A2)>1,"yes","no")

Haga que Google Sheets cree fórmulas IF para usted: complemento IF Formula Builder

Si está cansado de realizar un seguimiento de todos esos caracteres adicionales y la sintaxis adecuada en las fórmulas, hay otra solución disponible.

Generador de fórmulas IF El complemento para Google Sheets ofrece una forma visual de crear declaraciones IF. La herramienta se encargará de la sintaxis, funciones adicionales y todos los caracteres necesarios.

Todo lo que necesitas hacer es:

• llene los espacios en blanco con sus registros uno por uno. No hay tratamiento especial para fechas, horas, etc. Introdúcelas como siempre y el complemento reconocerá el tipo de datos.
• seleccione los operadores de comparación requeridos de las listas desplegables sugeridas.
• si es necesario, agregue varias expresiones lógicas con un clic: SI O, SI Y, ELSE SI, ENTONCES SI.

Como puedes ver, cada expresión lógica toma su propia línea. Lo mismo ocurre con los resultados verdadero/falso. Esto reduce drásticamente el número de posibles confusiones sobre la fórmula.

A medida que complete todo, la fórmula de uso crecerá en el área de vista previa en la parte superior de la ventana. A su izquierda, puede seleccionar una celda en su hoja donde le gustaría tener la fórmula.

Cuando esté listo, pegue la fórmula en la celda de interés haciendo clic en el botón Insertar fórmula en la parte inferior.

Visite el tutorial en línea de IF Formula Builder para ver todas las opciones descritas en detalle.