¿Te has encontrado alguna vez en la situación de haber editado un documento en Google Sheets y desear poder retroceder en el tiempo para recuperar una versión anterior? ¡No te preocupes más! El historial de versiones de Google Sheets es una herramienta poderosa que te permite gestionar cambios, colaborar de manera efectiva y mantener un registro detallado de las modificaciones que se realizan en tus hojas de cálculo. En este artículo, exploraremos todo lo que necesitas saber sobre esta función imprescindible: desde cómo acceder a ella, hasta consejos y trucos para aprovechar al máximo su potencial. Prepárate para convertirte en un maestro de la gestión de versiones y optimizar tu experiencia de trabajo en Google Sheets. ¡Empecemos!
Google Sheets es una herramienta poderosa y versátil que se ha convertido en la opción preferida para muchos usuarios a la hora de trabajar con hojas de cálculo. Sin embargo, ¿sabías que Google Sheets también cuenta con un historial de versiones? En este artículo, te proporcionaremos todo lo que necesitas saber sobre esta característica, desde cómo acceder al historial hasta cómo utilizarlo para maximizar tu productividad. ¡No te lo pierdas! Acompáñanos a descubrir todo lo que el historial de versiones de Google Sheets tiene para ofrecerte.
Este tutorial lo ayudará a trabajar con el historial de versiones y el historial de edición de celdas en Google Sheets.
Google Sheets tiene muchas características beneficiosas. Guardar sus hojas de cálculo automáticamente y mantener registros de todos los cambios realizados en el archivo es una de ellas. Puede acceder a esos registros, revisarlos y restaurar cualquier versión en cualquier momento.
¿Qué es un historial de versiones en Google Sheets?
Si está acostumbrado a hacer copias de sus hojas de cálculo o duplicar pestañas para el registro, ya es hora de que deje de saturar su Drive 🙂 Google Sheets guarda cada edición automáticamente ahora y mantiene registros de cada cambio para que pueda buscarlos y comparar. Se llama historial de versiones.
El historial de versiones se implementa como una opción especial de Google Sheets y muestra todos los cambios en un solo lugar.
Contiene las fechas y horas de las ediciones y los nombres de los editores. Incluso asigna un color a cada editor para que puedas ver qué ha modificado cada persona en particular.
Cómo ver el historial de ediciones en Google Sheets
Nota. Esta funcionalidad está disponible para los propietarios de hojas de cálculo y los usuarios con permisos de edición únicamente.
Para ver el historial de ediciones completo en Google Sheets, vaya a Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones:
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Consejo. Otra forma de llamar al historial de edición de Google Sheets es presionar Ctrl+Alt+Mayús+H en tu teclado.
Esto abrirá un panel lateral a la derecha de su hoja de cálculo con todos los detalles:
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Cada registro en este panel es una versión de la hoja de cálculo que difiere de la versión siguiente.
Consejo. Algunas versiones estarán agrupadas. Notarás estos grupos mediante un pequeño triángulo que apunta hacia la derecha:
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Haga clic en el triángulo para expandir el grupo y ver todo el historial de versiones de Google Sheets:
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Cuando explora el historial de versiones de Google Sheets, verá quién actualizó el archivo y cuándo (nombres, fechas y horas).
Haga clic en cualquier marca de tiempo y Google Sheets le mostrará las hojas con los contenidos relacionados con esa fecha y hora.
También puede ver los cambios de cada editor. Marque la Mostrar cambios cuadro en la parte inferior de la barra lateral:
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Verá instantáneamente quién actualizó las celdas porque sus colores de relleno coincidirán con el color de los círculos junto a los nombres de los editores en la barra lateral del historial de versiones de Google Sheets:
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Consejo. Para revisar cada edición individualmente y navegar entre ellas rápidamente, use las flechas al lado de Ediciones totales:
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Cómo restaurar Google Sheets a la versión anterior
No sólo puede ver el historial de ediciones en Google Sheets, sino también restaurar esta o aquella revisión en cualquier momento.
Una vez que encuentres la variante de la hoja de cálculo que deseas recuperar, presiona esa opción verde. Restaurar esta versión botón en la parte superior:
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Consejo. Si cambia de opinión acerca de recuperar cualquier versión anterior, haga clic en la flecha para volver a su hoja de cálculo actual:
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Versiones de nombres en el historial de versiones de Google Sheets
Si está satisfecho con algunas variantes de su hoja de cálculo, puede nombrarlas. Los nombres personalizados le permitirán encontrar rápidamente estas versiones en el historial de edición posterior y evitarán que otras versiones se agrupen con las nombradas.
En el menú de Hojas de cálculo de Google, abra Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual:
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Aparecerá la ventana emergente correspondiente invitándole a introducir un nuevo nombre:
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Consejo. Puede nombrar sus versiones directamente desde el historial de versiones. Haga clic en el ícono con 3 puntos al lado de la variante cuyo nombre desea cambiar y elija la primera opción. Nombra esta versión:
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Escriba un nuevo nombre y presione Ingresar en su teclado para confirmar:
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Nota. Solo puedes crear 40 versiones con nombre por hoja de cálculo.
Para encontrar rápidamente esta variante entre otras en el historial de edición, cambie la vista de Todas las versiones a Versiones nombradas en la parte superior del historial de versiones:
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El historial de versiones de Google Sheets incluirá solo variantes con nombres personalizados:
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Consejo. Puede cambiar o eliminar el nombre por completo más adelante utilizando el mismo Mas acciones icono:
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Cómo hacer copias de variantes de archivos anteriores (o eliminar el historial de versiones de las hojas de cálculo de Google)
Quizás se pregunte por qué menciono acciones tan diferentes (copiar y eliminar) en el título de una sección.
Verá, muchos de ustedes preguntan cómo eliminar el historial de versiones en Google Sheets. Pero la cuestión es que no existe esa opción. Si eres propietario de una hoja de cálculo o tienes derecho a editarla, podrás ver el historial de edición en Google Sheets y restaurar revisiones anteriores.
Sin embargo, hay una opción que restablece todo el historial de ediciones: copiar la versión:
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Hágalo y obtendrá un nombre sugerido y un lugar en su Drive para esa copia. Puedes cambiar ambos, por supuesto, e incluso compartir esta copia con los mismos editores que tienen acceso a la hoja de cálculo actual:
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Golpear Hacer una copia y esa versión aparecerá en su Drive como una hoja de cálculo individual con un historial de edición en blanco. En mi opinión, es una alternativa bastante sólida a eliminar el historial de versiones en Google Sheets;)
Ver historial de edición de celda
Una forma más de ver los cambios es marcar cada celda individualmente.
Haga clic derecho en una celda de interés y elija Mostrar historial de edición:
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Obtendrá instantáneamente la edición más reciente: quién cambió esta celda, cuándo y qué valor había antes:
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Utilice esas flechas en la esquina superior derecha para revisar otros cambios. Google Sheets incluso dice si el valor se restauró desde una de las versiones anteriores:
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Nota. Hay algunas ediciones que Google Sheets no rastrea y, por lo tanto, no podrá verificarlas:
- Cambios en el formato.
- Cambios realizados por fórmulas.
- Filas y columnas agregadas o eliminadas
Esto es todo lo que necesita saber en este momento para realizar un seguimiento de los cambios en los datos de Google Sheets y administrar y restaurar cualquier variante de su archivo en cualquier momento.
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Todo lo que necesitas saber sobre el historial de versiones de Google Sheets
¿Qué es el historial de versiones en Google Sheets?
El historial de versiones es una funcionalidad importante en Google Sheets que permite realizar un seguimiento de los cambios realizados en una hoja de cálculo a lo largo del tiempo. Esta herramienta es muy útil cuando se trabaja en colaboración con otras personas, ya que permite visualizar y restaurar versiones anteriores de la hoja de cálculo.
¿Cómo se accede al historial de versiones?
Para acceder al historial de versiones en Google Sheets, sigue estos pasos:
¿Qué información puedes obtener del historial de versiones?
El historial de versiones de Google Sheets te permite acceder a información valiosa, como:
- Los cambios realizados en cada versión, resaltados en diferentes colores para una fácil identificación.
- El autor de cada cambio, lo que te permite saber quién realizó cada modificación en la hoja de cálculo.
- La fecha y hora en que se realizó cada cambio.
- La opción de comparar versiones para ver las diferencias entre ellas.
¿Qué precauciones debes tener en cuenta al utilizar el historial de versiones?
Al utilizar el historial de versiones de Google Sheets, considera lo siguiente:
- La funcionalidad del historial de versiones solo está disponible para cuentas de Google Drive gratuitas y cuentas de G Suite.
- Todas las personas con acceso a la hoja de cálculo pueden ver el historial de versiones y revertir los cambios realizados.
- Si restauras una versión anterior, se sobrescribirán los datos actuales de la hoja de cálculo. Asegúrate de tener una copia de seguridad adecuada antes de realizar esta acción.
Conclusión
El historial de versiones de Google Sheets es una herramienta poderosa que te permite realizar un seguimiento de los cambios y colaborar eficientemente en hojas de cálculo. Asegúrate de aprovechar esta funcionalidad para gestionar y controlar los cambios en tus proyectos. Si deseas obtener más información sobre las funcionalidades de Google Sheets, puedes visitar el Centro de Ayuda de Google Docs.
Todo lo que necesitas saber sobre el historial de versiones de Google Sheets
¿Te has encontrado alguna vez en la situación de haber editado un documento en Google Sheets y desear poder retroceder en el tiempo para recuperar una versión anterior? No te preocupes más, ¡tenemos la solución! El historial de versiones de Google Sheets es una herramienta poderosa que te permite gestionar cambios, colaborar de manera efectiva y mantener un registro detallado de las modificaciones que se realizan en tus hojas de cálculo.
¿Qué es el historial de versiones en Google Sheets?
El historial de versiones es una funcionalidad esencial que guarda automáticamente cada modificación realizada en tus hojas de cálculo. Esto significa que, en lugar de hacer copias o duplicar pestañas, puedes acceder a todos los cambios en un solo lugar. Esta herramienta incluye las fechas y horas de las ediciones, así como los nombres de los editores, brindándote un control absoluto sobre el contenido.
Cómo ver el historial de versiones en Google Sheets
Para los propietarios de las hojas de cálculo o los usuarios con permisos de edición, seguir estos pasos te permitirá acceder al historial:
- Abre la hoja de cálculo de Google Sheets.
- Haz clic en Archivo en la barra de menú superior.
- Selecciona Historial de versiones y luego Ver historial de versiones.
También puedes presionar Ctrl + Alt + Mayús + H como un atajo para abrir el panel lateral que muestra el historial.
Cómo restaurar una versión anterior en Google Sheets
Si deseas volver a una versión anterior, simplemente selecciona la versión que deseas restaurar y haz clic en Restaurar esta versión. Google Sheets también te permite cancelar esta acción si cambias de opinión.
Nombrar y gestionar versiones
Puedes nombrar tus versiones para identificarlas fácilmente en el futuro. Para hacerlo, selecciona Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual. Así será más fácil encontrar copias importantes más tarde.
Cómo ver el historial de edición de celdas
Además del historial general, también puedes ver cambios específicos de cada celda. Haz clic derecho en una celda y elige Mostrar historial de edición para revisar las modificaciones realizadas, quién las hizo y cuándo.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Cuánto tiempo se guarda el historial de versiones en Google Sheets?
El historial de versiones en Google Sheets se guarda indefinidamente, pero el número de versiones con nombre que puedes tener por hoja de cálculo está limitado a 40. Sin embargo, puedes acceder a todas las ediciones anteriores en cualquier momento.
¿Pueden todos los usuarios ver el historial de versiones?
No, solo los propietarios y aquellos con permisos de edición tienen acceso al historial de versiones. Los usuarios con acceso de solo lectura no podrán ver o restaurar versiones anteriores.
¿Es posible eliminar el historial de versiones?
No puedes eliminar el historial de versiones en Google Sheets. Sin embargo, puedes hacer una copia de la versión actual, que te dará un nuevo archivo sin historial de ediciones anteriores.
Conclusión
El historial de versiones de Google Sheets es una herramienta vital que mejora la colaboración y la gestión de tus documentos. Desde la posibilidad de restaurar datos hasta la opción de nombrar versiones, utilizar esta función puede optimizar enormemente tu experiencia de trabajo.
Para más información sobre el uso de Google Sheets, puedes consultar el siguiente artículo de Google Support.
¡Me encantó el artículo, súper útil! Es impresionante cómo el historial de versiones puede salvarte cuando accidentalmente borras algo importante. A mí me pasó una vez con un proyecto escolar y gracias a eso pude recuperar todo en un santiamén. ¡Gracias por compartir estos tips, definitivamente me los apunto! – alberto pascual.
Nievas: ¡Totalmente, chicos! A mí también me ha sacado de un apuro varias veces. Recuerdo que estaba trabajando en un informe y de repente me equivoqué con una fórmula que lo arruinó todo; gracias al historial pude volver a la versión anterior y evitar un desastre. Este artículo está genial, ¡gracias por compartirlo!
Macarron: ¡Es cierto! A mí también me ha sacado de apuros varias veces. Una vez mientras trabajaba en un proyecto escolar, eliminé un montón de datos importantes sin darme cuenta, y gracias al historial de versiones pude recuperarlo casi todo. Este artículo está genial, me recuerda lo valioso que es ese recurso, ¡gracias por compartirlo!
William andres: ¡Totalmente de acuerdo, Alberto! Ese historial de versiones es un lifesaver, hace poco perdí una tabla importantísima por un clic mal dado y pude volver a una versión anterior sin problema. Es increíble lo útil que es tener eso a la mano. ¡Gracias por la info!
Doggyjamesj: ¡Exacto! A mí también me ha salvado el pellejo un par de veces. Una vez estaba editando un presupuesto familiar y sin darme cuenta lo borré todo, pero fue cuestión de unos clics para regresarlo todo a la normalidad. La verdad es que sin ese historial estaría perdido, ¡gracias por compartir este artículo tan útil!