¿Alguna vez te has encontrado con la tarea de buscar y resaltar duplicados en una hoja de cálculo de Google Sheets? Con la cantidad de datos que manejamos hoy en día, es muy común encontrarnos con información repetida en nuestras tablas. Pero no te preocupes, en este artículo te mostraremos dos formas de resaltar duplicados en Google Sheets: mediante el uso del formato condicional y a través de un complemento especializado. ¡Sigue leyendo y descubre cuál es la mejor opción para ti!
En mi publicación de blog anterior, describí diferentes medios para buscar y procesar duplicados en su hoja de cálculo. Pero para poder detectarlos al instante, lo mejor sería resaltarlos con color.
Y hoy intentaré cubrirte los casos más populares. Resaltará los duplicados en Google Sheets utilizando no solo el formato condicional (existen diferentes fórmulas según la distribución de los duplicados en su tabla), sino también un complemento especial.
Resalte celdas duplicadas en una sola columna de Hojas de cálculo de Google
Comencemos con el ejemplo básico. Es cuando tienes una sola columna con valores repetidos:
Consejo. Hoy usaré formato condicional en todos los casos excepto en el último. Si no estás familiarizado con él, conócelo en esta entrada del blog.
Para resaltar celdas duplicadas en una columna de Google Sheets, abra el formato condicional y configure las siguientes opciones:
- aplica la regla a tu rango de celdas – A2:A10 en mi ejemplo
- elegir Fórmula personalizada desde el menú desplegable con la condición e ingrese la siguiente fórmula:
=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1Nota. Hay un signo de dólar al lado de la letra para A2. Es intencional que la fórmula pueda contar cada celda de la columna A. Aprenderá más sobre las referencias de celdas en este artículo.
- seleccione cualquier color del Estilo de formato para resaltar esos duplicados
- hacer clic Hecho
Esa fórmula CONTAR.SI escaneará su columna A y le indicará a la regla qué registros aparecen más de una vez. Todas estas celdas duplicadas se colorearán según su configuración:
Consejo. Vea cómo contar celdas por color en Google Sheets en este artículo.
Resalte duplicados en varias columnas de Google Sheets
Puede suceder que los valores repetidos estén en más de una columna:
Entonces, ¿cómo se escanean y resaltan duplicados en las 3 columnas de Google Sheets? Usando el formato condicional también. El ejercicio es el mismo que el anterior con algunos pequeños ajustes:
- seleccionar A2:C10 como un rango para colorear celdas repetidas dentro
- cambiar el rango para Fórmula personalizada también:
=COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1Nota. Esta vez, elimina el signo del dólar de A2. Esto permitirá que la fórmula cuente todas las apariciones de cada celda de la tabla, no solo de la columna A.
Consejo. Lea este artículo para obtener más información sobre las referencias de celdas relativas, absolutas y mixtas.
- elige un color en el Estilo de formato sección y golpe Hecho
A diferencia del CONTAR.SI antes mencionado, este escanea las 3 columnas y cuenta cuántas veces aparece cada valor de la tabla en todas las columnas. Si es más de una vez, el formato condicional resaltará estas celdas duplicadas en su tabla de Google Sheets.
Resalte toda la fila si hay duplicados en una columna
El siguiente es el caso en el que su tabla contiene diferentes registros en cada columna. Pero toda la fila de esta tabla se considera una única entrada, un único dato:
Como puede ver, hay duplicados en la columna B: pasta & condimento Las secciones ocurren dos veces cada una.
En casos como este, es posible que desees tratar estas filas completas como duplicadas. Y es posible que deba resaltar por completo estas filas duplicadas en su hoja de cálculo de Google.
Si eso es exactamente para lo que estás aquí, asegúrate de configurarlos para tu formato condicional:
- Aplicar la regla al rango. A2:C10
- Y aquí está la fórmula:
=COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1
Este CONTAR.SI cuenta los registros de la columna B, bueno, en la columna B 🙂 Y luego la regla de formato condicional resalta no solo los duplicados en la columna B, sino también los registros relacionados en otras columnas.
Resalte duplicados de filas completas en hojas de cálculo
Ahora bien, ¿qué pasa si toda la fila con registros en todas las columnas aparece varias veces en su tabla?
¿Cómo verifica las 3 columnas de la tabla y resalta filas duplicadas absolutas en su hoja de Google?
Usando esta fórmula en formato condicional:
=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1
Vamos a dividirlo en partes para entender cómo funciona:
- Fórmula de matriz ($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10) concatena cada 3 celdas de cada fila en una cadena de texto que se ve así: EspaguetisPasta9-RQQ-24
Por lo tanto, en mi ejemplo, hay 9 cadenas de este tipo, una por fila.
- Luego CONTAR.SI toma cada cadena (comenzando por la primera: $A2&$B2&$C2) y lo busca entre esas 9 cadenas.
- Si hay más de una cadena (>1), estos duplicados se resaltan.
Consejo. Puede obtener más información sobre CONTAR.SI y la concatenación en Google Sheets en los artículos relacionados.
Resalte duplicados reales: instancias 2n, 3d, etc.
Supongamos que desea mantener intactas las primeras entradas de las filas duplicadas y ver todas las demás apariciones, si las hay.
Con solo un cambio en la fórmula, podrá resaltar estas filas duplicadas “reales”, no las primeras entradas, sino sus instancias segunda, tercera, cuarta, etc.
Así que aquí está la fórmula que sugerí arriba para todas las filas duplicadas:
=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1
Y esta es la fórmula que necesita para resaltar solo las instancias duplicadas en Google Sheets:
=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2),$A2&$B2&$C2)>1
¿Puedes ver la diferencia en la fórmula?
Está en el primer argumento CONTAR.SI:
$A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2
En lugar de mencionar todas las filas como en la primera fórmula, uso sólo la primera celda de cada columna.
Permite que cada fila mire solo arriba para ver si hay las mismas filas. Si es así, cada fila actual será tratada como otra instancia o, en otras palabras, como un duplicado real que será coloreado.
Manera sin fórmulas de resaltar duplicados: complemento Eliminar duplicados para Google Sheets
Por supuesto, es posible que tenga algún otro caso de uso que requiera otra fórmula. No obstante, cualquier fórmula y formato condicional requiere una curva de aprendizaje. Si no está preparado para dedicarles su tiempo, existe una solución más sencilla.
El complemento Eliminar duplicados para Google Sheets resaltará los duplicados.
Solo se necesitan unos pocos clics en 4 pasos, y la opción para resaltar duplicados encontrados es solo un botón de opción con una paleta de colores:
El complemento ofrece una forma intuitiva de seleccionar sus datos y elegir las columnas que desea verificar en busca de duplicados. Hay un paso separado para cada acción para que no te confundas:
Además, sabe resaltar no sólo los duplicados sino también los únicos. Y también hay una opción para ignorar las primeras instancias:
Consejo. Aquí hay un video que muestra el complemento en acción. Puede que sea un poco antiguo ya que por el momento el complemento tiene más que ofrecer, pero sigue siendo el mismo complemento:
Resalte los duplicados según lo programado usando el complemento
Todos los pasos con sus configuraciones que seleccione en el complemento se pueden guardar y reutilizar con un clic más tarde o incluso programarse en un momento determinado para el inicio automático.
Aquí hay un video de demostración de 2 minutos para respaldar mis palabras (o vea a continuación un par de imágenes animadas):
Y aquí hay una breve imagen animada que muestra cómo guardar y ejecutar escenarios una vez que cambian sus datos:
Lo que es aún mejor, puedes programar esos escenarios para que se inicien automáticamente varias veces al día:
No se preocupe, hay una hoja de registro especial disponible para que pueda realizar un seguimiento de todas las ejecuciones automáticas y asegurarse de que funcionen correctamente:
Justo instalar Eliminar duplicados de la tienda de Google Sheets, pruébelo con sus datos y verá cuánto tiempo y nervios se ahorrará al colorear esos registros correctamente. Sí, sin fórmulas y con unos pocos clics 😉
Vídeo: Cómo resaltar duplicados en Google Sheets
Este vídeo de 1,5 minutos muestra tres formas más rápidas (con y sin fórmulas) de buscar y resaltar duplicados en Google Sheets. Verás cómo colorear 1 columna o filas enteras basándose en duplicados, incluso de forma automática.
Hoja de cálculo con ejemplos de fórmulas.
Resalte duplicados en Google Sheets: ejemplos de formato condicional (haga una copia del archivo)
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Resalte duplicados en Google Sheets: formato condicional versus complemento
¿Qué es el formato condicional en Google Sheets?
El formato condicional es una herramienta útil en Google Sheets que permite resaltar automáticamente los datos que cumplen ciertas condiciones predefinidas. Esto puede ser especialmente útil cuando se trabaja con conjuntos de datos grandes y se desea identificar duplicados rápidamente.
Para utilizar el formato condicional en Google Sheets, simplemente selecciona el rango de celdas que deseas analizar y luego ve a Formato en la barra de menú superior. A continuación, selecciona Reglas de formato condicional.
Hay varias opciones disponibles en el formato condicional, pero para resaltar duplicados, selecciona la opción Duplicados. Puedes elegir resaltar los duplicados en función de una única columna o también puedes combinar varias columnas para asegurarte de que las filas completas estén resaltadas si todos sus valores coinciden con otra fila.
¿Cuándo debería utilizar un complemento en Google Sheets?
Aunque el formato condicional es una herramienta poderosa, puede ser limitado en ciertos aspectos. Si necesitas un mayor control sobre cómo se resaltan los duplicados o si quieres realizar análisis más avanzados de tus datos, es posible que desees considerar el uso de un complemento en Google Sheets.
Existen varios complementos disponibles en la G Suite Marketplace que ofrecen funcionalidades adicionales para resaltar duplicados. Estos complementos suelen ofrecer características como resaltar duplicados basados en múltiples columnas o incluso resaltar duplicados similares en lugar de idénticos.
¿Cómo instalo un complemento en Google Sheets?
- Abre tu hoja de cálculo de Google Sheets.
- Ve a Complementos en la barra de menú superior.
- Selecciona Obtener complementos.
- Busca el complemento que deseas instalar utilizando la barra de búsqueda o navega por las categorías disponibles.
- Haz clic en Instalar junto al complemento que deseas agregar.
- Sigue las instrucciones adicionales para autorizar el acceso y completar la instalación.
- Una vez instalado, podrás acceder al complemento desde el menú Complementos en cualquier hoja de cálculo.
Recuerda que los complementos pueden variar en funcionalidad y algunas características pueden estar limitadas a versiones de pago. Asegúrate de revisar las descripciones y reseñas de los usuarios antes de instalar un complemento para asegurarte de que cumple con tus necesidades.
Conclusión
El formato condicional es una excelente opción para resaltar duplicados de forma rápida y sencilla en Google Sheets. Sin embargo, si necesitas un mayor control o funcionalidades adicionales, los complementos pueden ser una buena alternativa. Explora las opciones disponibles en la G Suite Marketplace y encuentra la solución que mejor se adapte a tus necesidades.