Formato condicional de Google Sheets

¡Bienvenido al fascinante mundo de Google Sheets! Si alguna vez te has preguntado cómo resaltar automáticamente las celdas que cumplen ciertos criterios, ¡estás en el lugar correcto! En este artículo exploraremos el formato condicional, una herramienta poderosa que te permite darle vida a tus datos y facilitar la visualización de información importante. Desde la identificación de tendencias hasta la organización eficiente de tareas, descubre cómo aplicar esta funcionalidad de manera sencilla y efectiva. Prepárate para transformar tus hojas de cálculo y optimizar tu flujo de trabajo. ¡Vamos a sumergirnos!

Google Sheets es una herramienta increíblemente útil para crear y organizar datos en hojas de cálculo en línea. Una de las características más destacadas de esta herramienta es el formato condicional. ¿Qué es el formato condicional y cómo puedes usarlo en Google Sheets para resaltar datos importantes y tomar decisiones más informadas? ¡Sigue leyendo para descubrirlo! En este artículo, exploraremos en profundidad el formato condicional de Google Sheets y te mostraremos cómo sacar el máximo provecho de esta útil función.

En esta publicación, analizaremos más de cerca el formato condicional en Google Sheets y aprenderemos las formas más rápidas y efectivas de configurarlo. Consideraremos varios ejemplos para ver cómo crear formato condicional con una o varias condiciones y cómo colorear las celdas o cambiar el color de la fuente según criterios personalizados. Prestaremos especial atención al formato condicional basado en otras celdas.

Contenido

¿Qué es el formato condicional de Google Sheets?

¿Por qué necesitamos formato condicional en una tabla? ¿No es más fácil formatear las celdas manualmente?

Resaltar datos particulares con color es una excelente manera de llamar la atención sobre los registros. Muchos de nosotros hacemos esto todo el tiempo. Si los valores de las celdas cumplen nuestras condiciones, por ejemplo, son mayores o menores que algún valor, son los mayores o los más pequeños, o quizás contienen ciertos caracteres o palabras, entonces encontramos dichas celdas y cambiamos su fuente, color de fuente o color de fondo. .

¿No sería fantástico si esos cambios de formato se produjeran automáticamente y atrajeran aún más atención a dichas celdas? Ahorraríamos mucho tiempo.

Aquí es donde el formato condicional resulta útil. Google Sheets puede hacer este trabajo por nosotros, todo lo que necesitamos es explicar lo que queremos obtener. Veamos juntos algunos ejemplos y veamos lo simple y efectivo que es.

Cómo agregar una regla de formato con una condición

Supongamos que tenemos datos de ventas de chocolate en nuestra tabla. Cada fila de la tabla contiene un pedido que recibimos de un cliente en particular. Usamos listas desplegables en la columna G para especificar si se completó.
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>¿Qué nos puede resultar interesante ver aquí? En primer lugar, podemos destacar aquellos pedidos que superan los $200 en ventas totales. Tenemos estos registros en la columna F, por lo que usaremos nuestro mouse para seleccionar el rango de valores con el monto del pedido: F2:F22.

Luego encuentra el Formato elemento del menú y haga clic en Formato condicional.
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>Para empezar, consideremos el formato condicional de Google Sheets. usando un solo color.

Hacer clic Formatee las celdas si…, seleccione la opción «Mayor o igual que» en la lista desplegable que ve e ingrese «200» en el campo a continuación. Esto significa que dentro del rango que seleccionamos, todas las celdas con valores mayores o iguales a 200 se resaltarán usando el formato que configuramos en el mismo lugar: fuente roja en negrita sobre fondo amarillo.
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>Podemos ver nuestra regla de formato aplicada de inmediato: todas las celdas necesarias cambiaron su apariencia.

Tiene la opción de configurar el formato condicional no sólo con un tono sino usando una escala de colores. Para hacer esto, seleccione escala de colores en la barra lateral de reglas de formato condicional y use conjuntos de colores listos. También puedes elegir tonos para los puntos mínimo y máximo, así como para el punto medio si es necesario.
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>Aquí creamos una escala de colores donde las celdas se vuelven más claras a medida que la cantidad del pedido se reduce y se oscurecen a medida que aumenta la suma.

Formatear celdas en Google Sheets según múltiples condiciones

Si la escala de colores le parece demasiado brillante, puede crear varias condiciones en la pestaña «Color único» y especificar un formato para cada condición por separado. Para hacer esto, haga clic en «Agregar otra regla».

Resaltemos los pedidos que superan los $200 en ventas totales y los que superan los $100.

Como puede ver, aquí tenemos dos condiciones de formato. El primero es para valores superiores a 200, el segundo para valores inferiores a 100.
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>

Consejo. Puede agregar tantas reglas de formato condicional en Google Sheets como necesite. Para eliminarlo, simplemente apúntelo y haga clic en el Eliminar icono.

Formato condicional de Google Sheets con fórmulas personalizadas

La lista sugerida de condiciones que podemos aplicar a nuestro rango de datos es bastante amplia. Sin embargo, puede que todavía no sea suficiente. Tarde o temprano necesitarás crear una condición que no pueda describirse usando los medios estándar.

Es por eso que Google Sheets ofrece la posibilidad de ingresar su propia fórmula como condición. Esta fórmula le permite describir sus requisitos utilizando funciones y operadores estándar. En otras palabras, el resultado de la fórmula debe ser «Verdadero» o «Falso».

Utilice el último elemento de la lista desplegable para ingresar su fórmula: «La fórmula personalizada es».
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>Vamos a ver cómo funciona.

Digamos que queremos saber cuáles de nuestros pedidos se realizaron durante el fin de semana. Ninguna de las condiciones estándar funciona para nosotros.

Seleccionaremos el rango de fechas en A2:A22, iremos a la Formato menú y haga clic Formato condicional. Seleccione el elemento «Fórmula personalizada es» en la lista desplegable «Formatear celdas si» e ingrese la fórmula lógica que nos ayudará a identificar el día de la semana por la fecha.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Si el número es mayor que 5, entonces es sábado o domingo. En este caso, el formato que configuramos a continuación se aplicará a la celda.
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>Como puede ver, ahora todos los fines de semana están resaltados con color.

Aquí hay otro ejemplo. Saquemos los pedidos de chocolate negro con la ayuda de un formato diferente. Para ello seguimos los mismos pasos: seleccionamos el rango de datos con los tipos de chocolate (D2:D22) y utilizamos la siguiente condición:

=REGEXMATCH(D2:D22;»Dark»)

Esta función devolverá «Verdadero» si el nombre del tipo de chocolate contiene la palabra «Oscuro».
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>Mire lo que tenemos: se intensificaron los pedidos de chocolate negro y extra oscuro. No es necesario revisar cientos de filas para encontrarlas ahora.

Utilice caracteres comodín con formato condicional en hojas de cálculo de Google

Si queremos formatear valores de texto, entonces la condición estándar «El texto contiene» es esencial.
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>Puedes usar caracteres comodín especiales para agregar cierta flexibilidad a la condición de búsqueda.

Consejo. Se pueden utilizar caracteres comodín en los campos «El texto contiene» y «El texto no contiene», así como en sus fórmulas personalizadas.

Hay dos caracteres más utilizados: el signo de interrogación (?) y un asterisco.

.

El signo de pregunta corresponde a un carácter cualquiera. Por ejemplo, como puede ver en la captura de pantalla, la regla de texto que contiene «??d» da formato a las celdas con valores como «Rojo», pero no como «Oscuro».

«??d» significa que la letra «d» debe ir en tercer lugar desde el principio de la palabra.

Utilice un asterisco para omitir cero en cualquier número de caracteres. Por ejemplo, una regla que contiene «*d*» debe formatear ambas celdas: con valores «Rojo» y «Oscuro».

Para que los caracteres de pregunta y asterisco no se perciban como caracteres comodín en los valores de texto, generalmente se agrega una tilde (~) delante de ellos. Por ejemplo, la regla de texto que contiene «Re?» en nuestro ejemplo, las celdas se formatean con «Rojo», mientras que la regla con «Re~?» no encontrará ninguna celda ya que buscará el valor «¿Re?».

Cómo utilizar el formato condicional de Google Sheets para resaltar filas enteras

En los ejemplos que describimos anteriormente, aplicamos formato condicional a ciertas celdas de una columna. Quizás hayas pensado: «¡Sería genial si pudiéramos aplicar esto a toda la tabla!». ¡Y tu puedes!
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>

Formatee toda la fila según la condición en una columna Nota.

Tenga en cuenta que aplicamos formato a toda la tabla A1:G22.

=$G1=»No»

Luego usamos nuestra fórmula personalizada donde especificamos que: Consejo.

Debe utilizar el signo de dólar ($) antes del nombre de la columna. Esto crea una referencia absoluta a ella, por lo que la fórmula siempre se referirá a esta columna en particular, mientras que el número de fila puede cambiar.

En otras palabras, le pedimos que baje dentro de la columna comenzando por la primera fila y busque todas las celdas con el valor «No».

Como puede ver, no solo se formatearon las celdas que verificamos para determinar nuestra condición. El formato condicional ahora se aplica a filas enteras.

  • Entonces, recordemos 3 reglas básicas para dar formato condicional a filas en una tabla:
  • El rango a formatear es toda la tabla.
  • Usamos formato condicional con una fórmula personalizada.

Debemos usar el carácter $ antes del nombre de la columna.

Formato condicional de Google Sheets basado en otra celda

A menudo escuchamos la pregunta «¿Cómo aplicamos el formato condicional y facilitamos el cambio de la condición?» Esto no es nada difícil.

Simplemente use su propia fórmula con una referencia a la celda donde especifica la condición necesaria.
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>Utilice fórmulas personalizadas para editar rápidamente las condiciones

Ahora crearemos reglas de formato condicional para la tabla de pedidos.

Configuramos el rango a formatear en «A2:G22» para mantener el encabezado de la tabla como está.
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>Consulte las celdas con condiciones en reglas de formato personalizadas.

=$E2>=$H$3

Así es como se ve la fórmula de formato condicional para pedidos con más de 100 artículos: Nota.

Tenga en cuenta que debe utilizar referencias absolutas ($) cuando utilice celdas fuera de la tabla.

Un signo de dólar antes del nombre de la columna significa la referencia absoluta a la columna. Si el signo de dólar está antes del número de fila, entonces la referencia absoluta se aplica a la fila. Para obtener más información, consulte esta discusión detallada sobre referencias de celdas.

$H$3 en nuestro ejemplo significa una referencia absoluta a la celda, es decir, hagas lo que hagas con la tabla, la fórmula seguirá haciendo referencia a esta celda. Nota.

Necesitamos usar una referencia absoluta a la columna E y una referencia absoluta a la celda H3 donde tenemos nuestro límite de 100. Si no hacemos esto, ¡la fórmula no funcionará!
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>Agregar múltiples condiciones personalizadas

=$E2<=$H$2

Consulte la fórmula que utilizamos en nuestra regla de formato condicional:

Los pedidos más grandes y más pequeños ahora están resaltados con color. La tarea está cumplida. Sin embargo, no es bueno que tengamos números adicionales en nuestra hoja, lo que puede resultar confuso y arruinar la apariencia de la tabla.

Colocar los datos auxiliares en una hoja separada sería una mejor manera de hacerlo. Lo describiré con más detalle en mi próxima publicación cuando aprendamos a crear listas desplegables.
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>Introduzca las condiciones en una hoja aparte.

Ahora podemos crear reglas de formato condicional para la tabla de pedidos haciendo referencia a estos límites.
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>

puedes ver Nota.

Las referencias directas a celdas en las fórmulas para formato condicional solo son posibles desde la hoja actual.

=$E2>=INDIRECT(«2!G2»)
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>use la función INDIRECTA para hacer referencia a celdas en otras hojas

=$E2<=INDIRECT(«2!G1»)

Aquí está la segunda fórmula:
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>Llevar condiciones a otras hojas.

Ahora podemos cambiar las condiciones de formato sin actualizar la configuración de las reglas. Basta con cambiar los registros en las celdas y obtendrá una nueva tabla.

Google Sheets y formato condicional basado en el texto de otra celda

Hemos aprendido a aplicar reglas de formato condicional utilizando datos numéricos de una determinada celda. ¿Qué pasa si queremos basar nuestra condición en una celda con texto? Veamos cómo podemos hacer esto juntos.

Intentaremos encontrar los pedidos de chocolate negro:

En la celda G5 de la Hoja 2, ingresamos nuestra condición: «Oscuro».

Luego volvemos a la Hoja 1 con la tabla y seleccionamos nuevamente el rango a formatear: A2:G22. Luego seleccionamos Formato menú, elegirFormato condicional e ingrese la siguiente fórmula en el La fórmula personalizada es

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT(«2!$G$5»))

campo: Consejo.

Recuerde que debe ingresar referencias absolutas al rango que necesita verificar para la palabra «Oscuro» (D2:D22).
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>Formatee filas enteras según el valor de otra celda en Google Sheets

Así, hemos resaltado los pedidos que tienen la palabra de la celda G5 de la Hoja 2 como parte del nombre del producto.

=REGEXMATCH($D2:$D22,»Dark»)

Por supuesto, podríamos hacerlo más fácil. Nuestra fórmula quedaría así:

Sin embargo, en caso de que quisiéramos encontrar un producto diferente, tendríamos que editar la regla de formato condicional. Esto lleva un poco más de tiempo que simplemente actualizar el valor en la celda G5.

Elimina el formato condicional de tu hoja de cálculo de Google

Es posible que deba eliminar todos los formatos condicionales de su tabla.

Para hacer esto, primero, seleccione el rango de celdas donde ha aplicado el formato condicional.
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>Eliminar reglas de formato condicional de las hojas de GoogleApunte el mouse hacia la condición que debe eliminarse y haga clic en «Eliminar

Icono «. Se borrará el formato condicional. Si no recuerda el rango de celdas exacto que formateó, o si desea deshacerse de los formatos lo más rápido posible, seleccione el rango de celdas y vaya a la Formato menú –Formato claro . También puedes utilizar la combinación de teclas.Ctrl +

. Nota.

Recuerde que en este caso no solo se borrará el formato condicional, sino todos los demás formatos utilizados en su tabla.

Esperamos que la aplicación de formato condicional en Google Sheets simplifique su trabajo y haga que los resultados sean más gráficos.

Usted también podría estar interesado en

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Formato condicional de Google Sheets – Preguntas frecuentes

Formato condicional de Google Sheets – Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es el formato condicional en Google Sheets?

El formato condicional en Google Sheets es una herramienta que nos permite aplicar ciertos estilos o formatos a nuestras celdas, filas o columnas automáticamente, según se cumplan ciertas condiciones especificadas por nosotros. De esta manera, podemos resaltar visualmente los datos importantes o identificar rápidamente elementos específicos en nuestras hojas de cálculo.

2. ¿Cómo puedo aplicar formato condicional en Google Sheets?

Para aplicar formato condicional en Google Sheets, sigue los siguientes pasos:

  • Selecciona el rango de celdas al que deseas aplicar el formato condicional.
  • Haz clic en el menú «Formato» en la parte superior.
  • Selecciona la opción «Formato condicional» en el menú desplegable.
  • Aparecerá un panel lateral en el lado derecho.
  • Ahora puedes elegir entre diferentes reglas preestablecidas o crear tus propias reglas personalizadas para aplicar el formato.
  • Una vez que hayas configurado las condiciones y el formato deseado, haz clic en el botón «Listo».
  • 3. ¿Qué tipos de formato condicional puedo aplicar en Google Sheets?

    Google Sheets ofrece una amplia gama de opciones de formato condicional. Algunos ejemplos incluyen:

    4. ¿Puedo combinar varias reglas de formato condicional en Google Sheets?

    Sí, puedes combinar varias reglas de formato condicional en Google Sheets para crear efectos más complejos. Simplemente repite los pasos anteriores y agrega más reglas según tus necesidades.

    5. ¿Dónde puedo encontrar más información sobre formato condicional en Google Sheets?

    Puedes obtener más información sobre formato condicional en Google Sheets visitando la página de ayuda oficial de Google. También puedes explorar diferentes tutoriales en línea que brindan consejos y trucos adicionales sobre cómo utilizar el formato condicional de manera efectiva.

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    Parece ser‌ un texto‌ extensivo que proporciona una guía paso a paso sobre cómo aplicar formato⁣ condicional en Google Sheets. Aquí hay un resumen de ⁤los ⁤puntos principales que cubre:

    1. Resaltar Celdas: Se explica cómo usar el formato condicional para‍ resaltar celdas ⁤con valores que cumplen ciertos criterios, como valores mayores o iguales a 200, ​cambiando el color de la⁢ fuente y el fondo.
    1. Escalas de Colores: Puedes aplicar una escala de colores para representar visualmente ⁣los datos, donde los colores cambian basándose en ​los ‍valores en las celdas.
    1. Múltiples Condiciones:‍ Puedes agregar múltiples reglas de formato condicional​ y ⁣personalizarlas​ según diferentes criterios,⁢ como destacar pedidos‍ que superan ciertos montos.
    1. Fórmulas Personalizadas: Se introduce la posibilidad de utilizar fórmulas personalizadas para condiciones más específicas, como identificar fechas de fin de semana mediante la función WEEKDAY o buscar texto específico con REGEXMATCH.
    1. Caracteres Comodín: Se menciona cómo usar caracteres comodín⁣ en condiciones ⁢de⁤ formato condicional, lo que añade flexibilidad en la búsqueda de texto.
    1. Formato‍ Condicional en⁣ Filas Enteras: Se proporciona una técnica para aplicar formato condicional a filas completas, ​utilizando una⁤ fórmula que ‍se‍ refiere a una columna específica.
    1. Referencias​ a Otra Celda: Se explica cómo utilizar referencias a otras celdas para establecer⁤ condiciones ​de formato, permitiendo que las reglas se ​basen en valores en otras celdas, lo que simplifica la edición de condiciones.
    1. Eliminar Formato Condicional: Se indicaron pasos para ⁣eliminar el ​formato ‌condicional de un rango de celdas.

    La guía es ‌útil para cualquier persona‌ que⁤ desee mejorar la presentación‌ y el análisis de datos en Google Sheets mediante el uso de formato condicional, lo⁣ que permite hacer que ciertos datos resalten y sean más ⁢fáciles de identificar visualmente.

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