¡Bienvenido al fascinante mundo de Google Sheets! Si alguna vez te has preguntado cómo resaltar automáticamente las celdas que cumplen ciertos criterios, ¡estás en el lugar correcto! En este artículo exploraremos el formato condicional, una herramienta poderosa que te permite darle vida a tus datos y facilitar la visualización de información importante. Desde la identificación de tendencias hasta la organización eficiente de tareas, descubre cómo aplicar esta funcionalidad de manera sencilla y efectiva. Prepárate para transformar tus hojas de cálculo y optimizar tu flujo de trabajo. ¡Vamos a sumergirnos!
Google Sheets es una herramienta increíblemente útil para crear y organizar datos en hojas de cálculo en línea. Una de las características más destacadas de esta herramienta es el formato condicional. ¿Qué es el formato condicional y cómo puedes usarlo en Google Sheets para resaltar datos importantes y tomar decisiones más informadas? ¡Sigue leyendo para descubrirlo! En este artículo, exploraremos en profundidad el formato condicional de Google Sheets y te mostraremos cómo sacar el máximo provecho de esta útil función.
En esta publicación, analizaremos más de cerca el formato condicional en Google Sheets y aprenderemos las formas más rápidas y efectivas de configurarlo. Consideraremos varios ejemplos para ver cómo crear formato condicional con una o varias condiciones y cómo colorear las celdas o cambiar el color de la fuente según criterios personalizados. Prestaremos especial atención al formato condicional basado en otras celdas.
¿Qué es el formato condicional de Google Sheets?
¿Por qué necesitamos formato condicional en una tabla? ¿No es más fácil formatear las celdas manualmente?
Resaltar datos particulares con color es una excelente manera de llamar la atención sobre los registros. Muchos de nosotros hacemos esto todo el tiempo. Si los valores de las celdas cumplen nuestras condiciones, por ejemplo, son mayores o menores que algún valor, son los mayores o los más pequeños, o quizás contienen ciertos caracteres o palabras, entonces encontramos dichas celdas y cambiamos su fuente, color de fuente o color de fondo. .
¿No sería fantástico si esos cambios de formato se produjeran automáticamente y atrajeran aún más atención a dichas celdas? Ahorraríamos mucho tiempo.
Aquí es donde el formato condicional resulta útil. Google Sheets puede hacer este trabajo por nosotros, todo lo que necesitamos es explicar lo que queremos obtener. Veamos juntos algunos ejemplos y veamos lo simple y efectivo que es.
Cómo agregar una regla de formato con una condición
Supongamos que tenemos datos de ventas de chocolate en nuestra tabla. Cada fila de la tabla contiene un pedido que recibimos de un cliente en particular. Usamos listas desplegables en la columna G para especificar si se completó.
>¿Qué nos puede resultar interesante ver aquí? En primer lugar, podemos destacar aquellos pedidos que superan los $200 en ventas totales. Tenemos estos registros en la columna F, por lo que usaremos nuestro mouse para seleccionar el rango de valores con el monto del pedido: F2:F22.
Luego encuentra el Formato elemento del menú y haga clic en Formato condicional.
>Para empezar, consideremos el formato condicional de Google Sheets. usando un solo color.
Hacer clic Formatee las celdas si…, seleccione la opción «Mayor o igual que» en la lista desplegable que ve e ingrese «200» en el campo a continuación. Esto significa que dentro del rango que seleccionamos, todas las celdas con valores mayores o iguales a 200 se resaltarán usando el formato que configuramos en el mismo lugar: fuente roja en negrita sobre fondo amarillo.
>Podemos ver nuestra regla de formato aplicada de inmediato: todas las celdas necesarias cambiaron su apariencia.
Tiene la opción de configurar el formato condicional no sólo con un tono sino usando una escala de colores. Para hacer esto, seleccione escala de colores en la barra lateral de reglas de formato condicional y use conjuntos de colores listos. También puedes elegir tonos para los puntos mínimo y máximo, así como para el punto medio si es necesario.
>Aquí creamos una escala de colores donde las celdas se vuelven más claras a medida que la cantidad del pedido se reduce y se oscurecen a medida que aumenta la suma.
Formatear celdas en Google Sheets según múltiples condiciones
Si la escala de colores le parece demasiado brillante, puede crear varias condiciones en la pestaña «Color único» y especificar un formato para cada condición por separado. Para hacer esto, haga clic en «Agregar otra regla».
Resaltemos los pedidos que superan los $200 en ventas totales y los que superan los $100.
Como puede ver, aquí tenemos dos condiciones de formato. El primero es para valores superiores a 200, el segundo para valores inferiores a 100.
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Consejo. Puede agregar tantas reglas de formato condicional en Google Sheets como necesite. Para eliminarlo, simplemente apúntelo y haga clic en el Eliminar icono.
Formato condicional de Google Sheets con fórmulas personalizadas
La lista sugerida de condiciones que podemos aplicar a nuestro rango de datos es bastante amplia. Sin embargo, puede que todavía no sea suficiente. Tarde o temprano necesitarás crear una condición que no pueda describirse usando los medios estándar.
Es por eso que Google Sheets ofrece la posibilidad de ingresar su propia fórmula como condición. Esta fórmula le permite describir sus requisitos utilizando funciones y operadores estándar. En otras palabras, el resultado de la fórmula debe ser «Verdadero» o «Falso».
Utilice el último elemento de la lista desplegable para ingresar su fórmula: «La fórmula personalizada es».
>Vamos a ver cómo funciona.
Digamos que queremos saber cuáles de nuestros pedidos se realizaron durante el fin de semana. Ninguna de las condiciones estándar funciona para nosotros.
Seleccionaremos el rango de fechas en A2:A22, iremos a la Formato menú y haga clic Formato condicional. Seleccione el elemento «Fórmula personalizada es» en la lista desplegable «Formatear celdas si» e ingrese la fórmula lógica que nos ayudará a identificar el día de la semana por la fecha.
=WEEKDAY(A2:A22,2)>5
Si el número es mayor que 5, entonces es sábado o domingo. En este caso, el formato que configuramos a continuación se aplicará a la celda.
>Como puede ver, ahora todos los fines de semana están resaltados con color.
Aquí hay otro ejemplo. Saquemos los pedidos de chocolate negro con la ayuda de un formato diferente. Para ello seguimos los mismos pasos: seleccionamos el rango de datos con los tipos de chocolate (D2:D22) y utilizamos la siguiente condición:
=REGEXMATCH(D2:D22;»Dark»)
Esta función devolverá «Verdadero» si el nombre del tipo de chocolate contiene la palabra «Oscuro».
>Mire lo que tenemos: se intensificaron los pedidos de chocolate negro y extra oscuro. No es necesario revisar cientos de filas para encontrarlas ahora.
Utilice caracteres comodín con formato condicional en hojas de cálculo de Google
Si queremos formatear valores de texto, entonces la condición estándar «El texto contiene» es esencial.
>Puedes usar caracteres comodín especiales para agregar cierta flexibilidad a la condición de búsqueda.
Consejo. Se pueden utilizar caracteres comodín en los campos «El texto contiene» y «El texto no contiene», así como en sus fórmulas personalizadas.
Hay dos caracteres más utilizados: el signo de interrogación (?) y un asterisco.
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El signo de pregunta corresponde a un carácter cualquiera. Por ejemplo, como puede ver en la captura de pantalla, la regla de texto que contiene «??d» da formato a las celdas con valores como «Rojo», pero no como «Oscuro».
«??d» significa que la letra «d» debe ir en tercer lugar desde el principio de la palabra.
Utilice un asterisco para omitir cero en cualquier número de caracteres. Por ejemplo, una regla que contiene «*d*» debe formatear ambas celdas: con valores «Rojo» y «Oscuro».
Para que los caracteres de pregunta y asterisco no se perciban como caracteres comodín en los valores de texto, generalmente se agrega una tilde (~) delante de ellos. Por ejemplo, la regla de texto que contiene «Re?» en nuestro ejemplo, las celdas se formatean con «Rojo», mientras que la regla con «Re~?» no encontrará ninguna celda ya que buscará el valor «¿Re?».
Cómo utilizar el formato condicional de Google Sheets para resaltar filas enteras
En los ejemplos que describimos anteriormente, aplicamos formato condicional a ciertas celdas de una columna. Quizás hayas pensado: «¡Sería genial si pudiéramos aplicar esto a toda la tabla!». ¡Y tu puedes!
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Formatee toda la fila según la condición en una columna Nota.