Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

En el mundo laboral actual, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta esencial para comunicarse de manera eficiente y profesional. Sin embargo, a veces puede resultar tedioso redactar los mismos correos una y otra vez, especialmente cuando se trata de enviar información o instrucciones específicas. Es ahí donde entra en juego la creación de plantillas de correo electrónico en Outlook. En este artículo, te mostraremos cómo crear una plantilla de correo electrónico en Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable. Con esta funcionalidad, podrás ahorrar tiempo valioso y garantizar la consistencia en tus comunicaciones, ¡así que sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo!

Tres formas de crear una plantilla de correo electrónico con variables, campo de texto o lista desplegable que solicitará los valores para completar antes de enviar un correo electrónico.

Si responder correos electrónicos repetitivos es parte de su rutina diaria, lo más probable es que esté utilizando plantillas de Outlook para automatizar esta parte de su trabajo. Pero, ¿qué pasa si su plantilla contiene algunas variables que necesita cambiar antes de que se envíe un correo electrónico? Editar datos manualmente no es la mejor manera, ya que siempre existe la posibilidad de que olvide actualizar algunos detalles importantes. Entonces, la pregunta es: ¿cómo creo una plantilla que me solicite ingresar la información y la inserte automáticamente en el lugar apropiado de un mensaje? Obtén la respuesta, continúa leyendo 🙂

Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con variables usando VBA

Este ejemplo muestra cómo insertar información variable en una plantilla de correo electrónico usando una macro. Para simplificar las cosas, he creado esta pequeña plantilla con dos campos para ingresar en el cuerpo del mensaje, [date] y [percent].
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Y aquí está el código VBA que le pedirá que complete los valores según el sujeto del correo electrónico:

Privado ConEventos m_Inspectores Como Outlook.Inspectores
Privado ConEventos m_Inspector Como Outlook.Inspector

Privado Sub Inicio_aplicación()
Colocar m_Inspectors = Aplicación.Inspectores
Fin Sub

Privado Sub m_Inspectores_NuevoInspector(porval Inspector Como Outlook.Inspector)
Si Tipo de Inspector.Artículo actual Es Outlook.MailItem Entonces
‘Manejar solo correos electrónicos
Colocar m_Inspector = Inspector
Fin Si
Fin Sub

Privado Sub m_Inspector_Activate()

Oscuro Artículo Como Artículo de correo
Oscuro Valor Como Cadena

Si Tipo de m_Inspector.CurrentItem Es Artículo de correo Entonces

Colocar correo = m_Inspector.CurrentItem

‘Identifica el asunto del mensaje
Si correo.Asunto = «Tu suscripción caduca pronto» Entonces

‘Comprobar formato del mensaje
Si mail.BodyFormat = OlBodyFormat.olFormatPlain Entonces

‘Reemplazar [date] con el valor ingresado
Si InStr(correo.Cuerpo, «[date]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese la fecha de vencimiento»)

Si Valor <> «» Entonces
correo.Cuerpo = Reemplazar(correo.Cuerpo, «[date]»Valor)
Fin Si
Fin Si

‘Reemplazar [percent] con el valor ingresado
Si InStr(correo.Cuerpo, «[percent]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese porcentaje de descuento»)

Si Valor <> «» Entonces
correo.Cuerpo = Reemplazar(correo.Cuerpo, «[percent]»Valor)
Fin Si
Fin Si

Demás

‘Reemplazar [date] con el valor ingresado
Si InStr(correo.HTMLBody, «[date]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese la fecha de vencimiento»)

Si Valor <> «» Entonces
correo.HTMLBody = Reemplazar(correo.HTMLBody, «[date]»Valor)
Fin Si
Fin Si

‘Reemplazar [percent] con el valor ingresado
Si InStr(correo.HTMLBody, «[percent]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese porcentaje de descuento»)

Si Valor <> «» Entonces
correo.HTMLBody = Reemplazar(correo.HTMLBody, «[percent]»Valor)
Fin Si
Fin Si

Fin Si

Fin Si

Colocar correo = Nada

Fin Si
Fin Sub

Para cada variable mencionada en el código, se mostrará un cuadro de entrada independiente:
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Los valores que ingrese en los cuadros aparecerán exactamente donde deberían en el mensaje:
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Cómo funciona esta macro

Hay dos puntos clave en el código que debes tener en cuenta:

  • La plantilla se identifica por su sujeto. En nuestro caso, es «Tu suscripción caduca pronto». Asegúrese de reemplazar este texto con el asunto de su plantilla.
  • En nuestro código de muestra, hay dos marcadores de posición, [date] y [percent]. Puede modificarlos según sea necesario. Preste atención a que hay 4 instancias de cada marcador de posición en el código, sin contar los comentarios, y todas deben reemplazarse con sus propios marcadores de posición. Si tiene más variables, agregue un bloque de código similar para cada una de ellas (consulte las partes del código con los comentarios correspondientes).

Cómo crear una plantilla de correo electrónico con variables usando la macro

Aquí hay un breve resumen de los pasos para crear una plantilla de correo electrónico con variables y enviar un mensaje basado en la plantilla:

  1. Cree un nuevo correo electrónico, inserte el texto en el cuerpo del mensaje, coloque marcadores de posición donde sea necesario y complete el Sujeto alinee con un texto único que se usará solo en el tema de esta plantilla específica.
  2. Guarde su mensaje como plantilla de Outlook (*.oft). Para obtener instrucciones detalladas, consulte Cómo crear una plantilla de correo electrónico en Outlook.
  3. Prensa Alt + F11 para abrir el editor VBA, pegue el código de la macro en el Esta sesión de Outlook módulo y guarde el proyecto (Ctrl + S).
  4. Reinicie Outlook.
  5. Cree un mensaje de correo electrónico basado en la plantilla que acaba de crear. Los pasos detallados se pueden encontrar aquí: Cómo enviar un mensaje basado en una plantilla de correo electrónico.
  6. En cada cuadro de entrada, escriba el valor que se le solicita.
  7. Revise el mensaje finalizado y presione Enviar.

Plantilla de correo electrónico con variables que no funcionan

Si el código VBA no funciona como se esperaba o no funciona en absoluto en Outlook, es probable que se deba a una de estas razones:

  1. No ha reiniciado Outlook después de insertar el código en el editor VBA. reinicio de perspectiva es necesario ejecutar el código en el Puesta en marcha controlador de eventos.
  2. Mail.Subject en su código no corresponde al sujeto de su plantilla.
  3. El marcadores de posición en el código no son exactamente iguales que en su plantilla.
  4. Independientemente de cuántas macros haya en el Esta sesión de Outlook módulo, las dos primeras líneas de nuestro código (Privado con eventos…) debe estar en la sección Declaraciones generales en la parte superior de la ventana Código, antes de cualquier otro código.
  5. Las macros están deshabilitadas en su Outlook. Para comprobar esto, haga clic en Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros y seleccione:
    • Notificaciones para todas las macros.
    • Habilitar todas las macros (no recomendado)

    Tenga en cuenta que la segunda opción permite ejecutar todas las macros, incluidos los códigos potencialmente maliciosos, por lo que es más seguro elegir la primera.

Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables

Ahora, exploremos un enfoque diferente para la misma tarea. Esta vez vamos a utilizar nuestra propia herramienta llamada Plantillas de correo electrónico compartidas para Outlook. Si nunca has oído hablar de él antes, aquí tienes una introducción de una frase:

Shared Email Templates es un complemento de Outlook para crear rápidamente su propia colección de plantillas con campos predefinidos o rellenables, formato personalizado, imágenes y archivos adjuntos.

Lo que lo hace diferente de. ¿A menudo plantillas? Este ejemplo te lo mostrará 🙂

Con las plantillas de correo electrónico compartidas instaladas en Outlook, siga estos pasos para crear una plantilla que se pueda completar:

  1. En el panel del complemento, seleccione la carpeta de destino y haga clic en el Nueva plantilla botón.

    Si el texto que desea incluir en su plantilla está en el mensaje que está redactando, seleccione ese texto y luego haga clic en Nueva plantilla. El texto seleccionado se insertará en su plantilla automáticamente.
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  2. Si quisiéramos una plantilla de texto simple, podríamos hacer clic Ahorrar de inmediato, y nuestro trabajo estaría completado. Pero sí quieres un campo donde puedas ingresar cierta información, para que se inserte automáticamente en el lugar apropiado del mensaje, ¿verdad? Entonces, hagamos el primero.

    En el texto de la plantilla, seleccione su marcador de posición ( en nuestro caso) y haga clic en el Insertar macro botón. Si no hay ningún marcador de posición en su plantilla, coloque el cursor exactamente donde se debe insertar su valor.
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  3. En la lista de macros, busque Qué entrar y haga clic en él.
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  4. Elegir el Tipo de campo (Fecha en nuestro caso), escriba el título de la ventana (normalmente, algún nombre significativo para el valor a ingresar) y haga clic en Insertar.
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  5. Como resultado, se inserta una macro configurada correctamente en su plantilla como se muestra en la captura de pantalla:
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    Ahora puede guardar su plantilla o agregar algunas macros más si tiene más de un campo rellenable.

  6. Como nuestra plantilla tiene un marcador de posición más (<%>), lo seleccionamos y hacemos clic en el Insertar macro icono nuevamente. Esta vez elegimos Texto en el primer cuadro, escriba el título de la ventana correspondiente y haga clic en Insertar.
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  7. Aplique algún formato a su plantilla si es necesario, nombre eso y ahorrar.
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¡Hecho! Su plantilla de correo electrónico rellenable para Outlook está lista para funcionar.

Nota. Las macros de plantillas de correo electrónico compartidas no son macros de VBA. Son una especie de marcadores de posición en una plantilla que se reemplazan con los valores correspondientes en un mensaje. Todo el código funcional se ejecuta en el lado del complemento, por lo que no es necesario habilitar macros en Outlook.

Cómo utilizar una plantilla de correo electrónico con campos de entrada

Preparar una plantilla de correo electrónico para enviar es tan fácil como podría ser. A insertar una plantilla en un mensaje, haga doble clic en él o haga clic en el Pegar icono de la izquierda.
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Aparecerá un pequeño formulario pidiéndole que elija una fecha de un calendario desplegable e ingrese un porcentaje de descuento en el cuadro de texto:
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Un momento después, tu mensaje con toda la información necesaria está listo para ser enviado:
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Consejo. Quiere completar automáticamente el Sujeto línea o A, cc y Cco ¿campos? ¡Las macros de Shared Email Tempalte pueden hacer todo esto y muchas más cosas!

Los pasos para agregar una lista desplegable a su plantilla de correo electrónico son los mismos que se describen anteriormente. La única diferencia es el paso 4 donde configuras el Qué ingresar campos:

  • En el primer cuadro, elija La lista desplegable.
  • En el Título de la ventana cuadro, coloque algún texto que le recuerde qué tipo de valor seleccionará (Número de días antes del vencimiento en nuestro caso).
  • En el Elementos escriba los valores desplegables uno por línea.

Para poder ingresar un valor que no sea el de la lista desplegable, seleccione el El usuario puede editar los elementos seleccionados caja. Para limitar la entrada a los elementos predefinidos, deje esta casilla sin seleccionar.
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La macro finalizada que activará nuestra lista desplegable toma esta forma:

~%WhatToEnter[3;5;10;{title:"No. of days before expiry",editable}]

Si es necesario realizar algún cambio en el futuro, puede editar los elementos desplegables directamente en la plantilla sin tener que volver a crear la macro desde cero.

De manera similar, insertamos una macro más para el porcentaje de descuento. En este caso, limitamos las opciones solo a los elementos de la lista desplegable (el El usuario puede editar los elementos seleccionados casilla de verificación no está seleccionada):
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Después de todas estas personalizaciones, nuestra plantilla de correo electrónico de Outlook con dos listas desplegables tiene el siguiente aspecto:
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Al insertar la plantilla en un mensaje, aparecerá el siguiente formulario pidiéndote que selecciones ambos valores:
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Consejo. Para agregar otros tipos de menús desplegables a sus plantillas, consulte estos ejemplos:

También es posible insertar automáticamente texto, imágenes y archivos adjuntos específicos del usuario en cada mensaje individual. Este tutorial explica cómo: Cómo crear una plantilla de correo electrónico dinámica de Outlook para el usuario actual.

Esta fue una demostración rápida de una sola capacidad de las plantillas de correo electrónico compartidas. Puede encontrar muchas más funciones útiles en la página vinculada anteriormente. ¿Tienes curiosidad por probarlo? Descargue una versión gratuita desde Fuente de aplicaciones de Microsoft.

Así es como puedes crear una plantilla de correo electrónico con campos desplegables o que se pueden completar. ¡Gracias por leer y esperamos verte en nuestro blog la próxima semana!

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¿Por qué plantillas de correo electrónico compartidas? 10 razones principales (.archivo PDF)

Otras formas de responder con plantilla en Outlook:

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Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable

Outlook es una de las herramientas de correo electrónico más utilizadas en el mundo empresarial. Una de las características útiles que ofrece es la capacidad de crear plantillas de correo electrónico para ahorrar tiempo al redactar mensajes recurrentes.

En este artículo, aprenderá cómo crear una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y un menú desplegable. Esta plantilla personalizada le permitirá ajustar rápidamente los detalles específicos de sus mensajes sin tener que escribirlos desde cero cada vez.

Paso 1: Crear una nueva plantilla

Abra su cliente de Outlook y haga clic en «Nuevo correo electrónico» para redactar un mensaje. En lugar de escribir el destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje, simplemente deje esos espacios en blanco por ahora.

A continuación, haga clic en la pestaña «Archivo» en la parte superior de la ventana del mensaje y seleccione «Guardar como» en el menú desplegable. Escriba un nombre para su plantilla y asegúrese de seleccionar «Plantilla de Outlook (*.oft)» en «Guardar como tipo».

Paso 2: Agregar campos rellenables

Una vez que haya guardado su plantilla, haga doble clic en ella para abrirla nuevamente. Esto abrirá una nueva ventana de mensaje, pero esta vez en modo de edición.

En el cuerpo del mensaje, coloque el cursor en el lugar donde desea agregar un campo rellenable. Luego, vaya a la pestaña «Desarrollador» en la cinta de opciones. Si no ve esta pestaña, vaya a «Archivo» > «Opciones» > «Personalizar cinta de opciones» y asegúrese de habilitar la pestaña «Desarrollador».

En la pestaña «Desarrollador», haga clic en el botón «Control de contenido» en el grupo «Controles» y seleccione «Text Box» para agregar un campo de texto editable.

Repita este paso para cada campo rellenable que desee agregar a su plantilla. Puede personalizar cada campo seleccionándolo y utilizando las opciones de formato en la pestaña «Desarrollador».

Paso 3: Añadir variables

Las variables son útiles cuando desea que ciertos detalles, como el nombre del destinatario, sean reemplazados automáticamente en cada mensaje que envíe basándose en la información guardada en Outlook.

Para agregar una variable, coloque el cursor donde desea que aparezca y vaya a la pestaña «Insertar» en la cinta de opciones. Luego, haga clic en el botón «Símbolo» en el grupo «Texto» y seleccione la variable que desee.

Outlook ofrece una variedad de variables, como nombre, dirección de correo electrónico, empresa y más. Se rellenarán automáticamente en función de la información de su contacto seleccionado.

Paso 4: Crear un menú desplegable

A veces, es útil tener opciones predefinidas en ciertos campos para garantizar la coherencia y evitar errores al escribir mensajes. Puede agregar un menú desplegable a su plantilla para facilitar la selección rápida de opciones.

En la pestaña «Desarrollador», haga clic en el botón «Control de contenido» en el grupo «Controles» y seleccione «Combo Box». Luego, haga clic derecho en la caja desplegable y elija «Propiedades del control». En la ventana emergente, puede agregar las opciones que desee para su menú desplegable.

Una vez que haya terminado de personalizar su plantilla con campos rellenables, variables y menús desplegables, simplemente guárdela y estará lista para usarla. La próxima vez que necesite enviar un mensaje similar, solo tendrá que abrir su plantilla y completar los campos necesarios antes de enviarlo.

Aprovechar al máximo las plantillas de correo electrónico en Outlook puede ahorrarle tiempo valioso y garantizar la consistencia de sus mensajes en el entorno empresarial. ¡Empiece a crear sus propias plantillas personalizadas hoy mismo!

  1. Crear una plantilla de mensaje de correo electrónico en Outlook (soporte de Microsoft)
  2. Usar mensajes de correo electrónico como plantillas (soporte de Microsoft)
  3. Agregar secciones con campos rellenables, variables, controles de repeticiones y calendarios a formularios personalizados (soporte de Microsoft)

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