¿Te imaginas poder enviar correos electrónicos personalizados y dinámicos en Outlook que no solo capten la atención de tus destinatarios, sino que también optimicen tu tiempo y esfuerzo? En este artículo, te enseñaremos a crear una plantilla de correo electrónico en Outlook que incorpora campos rellenables, variables personalizables y menús desplegables. Con esta herramienta, tus comunicaciones tomarán un nuevo nivel de profesionalismo y eficacia, permitiéndote interactuar de manera más eficiente y efectiva. Prepárate para transformar tu forma de comunicarte en el mundo laboral y más allá. ¡Comencemos!
En el mundo laboral actual, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta esencial para comunicarse de manera eficiente y profesional. Sin embargo, a veces puede resultar tedioso redactar los mismos correos una y otra vez, especialmente cuando se trata de enviar información o instrucciones específicas. Es ahí donde entra en juego la creación de plantillas de correo electrónico en Outlook. En este artículo, te mostraremos cómo crear una plantilla de correo electrónico en Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable. Con esta funcionalidad, podrás ahorrar tiempo valioso y garantizar la consistencia en tus comunicaciones, ¡así que sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo!
Tres formas de crear una plantilla de correo electrónico con variables, campo de texto o lista desplegable que solicitará los valores para completar antes de enviar un correo electrónico.
Si responder correos electrónicos repetitivos es parte de su rutina diaria, lo más probable es que esté utilizando plantillas de Outlook para automatizar esta parte de su trabajo. Pero, ¿qué pasa si su plantilla contiene algunas variables que necesita cambiar antes de que se envíe un correo electrónico? Editar datos manualmente no es la mejor manera, ya que siempre existe la posibilidad de que olvide actualizar algunos detalles importantes. Entonces, la pregunta es: ¿cómo creo una plantilla que me solicite ingresar la información y la inserte automáticamente en el lugar apropiado de un mensaje? Obtén la respuesta, continúa leyendo 🙂
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Plantillas de correo electrónico de Outlook: compartidas y fáciles de personalizar
¡Responda correos electrónicos de rutina con un clic!
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Sensible al contexto y dinámico
Agregue campos de texto rellenables, menús desplegables y calendarios de selección de fechas
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Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con variables usando VBA
Este ejemplo muestra cómo insertar información variable en una plantilla de correo electrónico usando una macro. Para simplificar las cosas, he creado esta pequeña plantilla con dos campos para ingresar en el cuerpo del mensaje, [date] y [percent].
>Y aquí está el código VBA que le pedirá que complete los valores según el sujeto del correo electrónico:
Privado ConEventos m_Inspectores Como Outlook.Inspectores
Privado ConEventos m_Inspector Como Outlook.Inspector
Privado Sub Inicio_aplicación()
Colocar m_Inspectors = Aplicación.Inspectores
Fin Sub
Privado Sub m_Inspectores_NuevoInspector(porval Inspector Como Outlook.Inspector)
Si Tipo de Inspector.Artículo actual Es Outlook.MailItem Entonces
‘Manejar solo correos electrónicos
Colocar m_Inspector = Inspector
Fin Si
Fin Sub
Privado Sub m_Inspector_Activate()
Oscuro Artículo Como Artículo de correo
Oscuro Valor Como Cadena
Si Tipo de m_Inspector.CurrentItem Es Artículo de correo Entonces
Colocar correo = m_Inspector.CurrentItem
‘Identifica el asunto del mensaje
Si correo.Asunto = «Tu suscripción caduca pronto» Entonces
‘Comprobar formato del mensaje
Si mail.BodyFormat = OlBodyFormat.olFormatPlain Entonces
‘Reemplazar [date] con el valor ingresado
Si InStr(correo.Cuerpo, «[date]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese la fecha de vencimiento»)
Si Valor <> «» Entonces
correo.Cuerpo = Reemplazar(correo.Cuerpo, «[date]»Valor)
Fin Si
Fin Si
‘Reemplazar [percent] con el valor ingresado
Si InStr(correo.Cuerpo, «[percent]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese porcentaje de descuento»)
Si Valor <> «» Entonces
correo.Cuerpo = Reemplazar(correo.Cuerpo, «[percent]»Valor)
Fin Si
Fin Si
Demás
‘Reemplazar [date] con el valor ingresado
Si InStr(correo.HTMLBody, «[date]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese la fecha de vencimiento»)
Si Valor <> «» Entonces
correo.HTMLBody = Reemplazar(correo.HTMLBody, «[date]»Valor)
Fin Si
Fin Si
‘Reemplazar [percent] con el valor ingresado
Si InStr(correo.HTMLBody, «[percent]») > 0 Entonces
Valor = Cuadro de entrada(«Ingrese porcentaje de descuento»)
Si Valor <> «» Entonces
correo.HTMLBody = Reemplazar(correo.HTMLBody, «[percent]»Valor)
Fin Si
Fin Si
Fin Si
Fin Si
Colocar correo = Nada
Fin Si
Fin Sub
Para cada variable mencionada en el código, se mostrará un cuadro de entrada independiente:
>Los valores que ingrese en los cuadros aparecerán exactamente donde deberían en el mensaje:
>Cómo funciona esta macro
Hay dos puntos clave en el código que debes tener en cuenta:
- La plantilla se identifica por su sujeto. En nuestro caso, es «Tu suscripción caduca pronto». Asegúrese de reemplazar este texto con el asunto de su plantilla.
- En nuestro código de muestra, hay dos marcadores de posición, [date] y [percent]. Puede modificarlos según sea necesario. Preste atención a que hay 4 instancias de cada marcador de posición en el código, sin contar los comentarios, y todas deben reemplazarse con sus propios marcadores de posición. Si tiene más variables, agregue un bloque de código similar para cada una de ellas (consulte las partes del código con los comentarios correspondientes).
Cómo crear una plantilla de correo electrónico con variables usando la macro
Aquí hay un breve resumen de los pasos para crear una plantilla de correo electrónico con variables y enviar un mensaje basado en la plantilla:
Plantilla de correo electrónico con variables que no funcionan
Si el código VBA no funciona como se esperaba o no funciona en absoluto en Outlook, es probable que se deba a una de estas razones:
- Notificaciones para todas las macros.
- Habilitar todas las macros (no recomendado)
Tenga en cuenta que la segunda opción permite ejecutar todas las macros, incluidos los códigos potencialmente maliciosos, por lo que es más seguro elegir la primera.
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables
Ahora, exploremos un enfoque diferente para la misma tarea. Esta vez vamos a utilizar nuestra propia herramienta llamada Plantillas de correo electrónico compartidas para Outlook. Si nunca has oído hablar de él antes, aquí tienes una introducción de una frase:
Shared Email Templates es un complemento de Outlook para crear rápidamente su propia colección de plantillas con campos predefinidos o rellenables, formato personalizado, imágenes y archivos adjuntos.
Lo que lo hace diferente de. ¿A menudo plantillas? Este ejemplo te lo mostrará 🙂
Con las plantillas de correo electrónico compartidas instaladas en Outlook, siga estos pasos para crear una plantilla que se pueda completar:
Si el texto que desea incluir en su plantilla está en el mensaje que está redactando, seleccione ese texto y luego haga clic en Nueva plantilla. El texto seleccionado se insertará en su plantilla automáticamente.
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En el texto de la plantilla, seleccione su marcador de posición ( en nuestro caso) y haga clic en el Insertar macro botón. Si no hay ningún marcador de posición en su plantilla, coloque el cursor exactamente donde se debe insertar su valor.
>
>
>
> Ahora puede guardar su plantilla o agregar algunas macros más si tiene más de un campo rellenable.
>
>
¡Hecho! Su plantilla de correo electrónico rellenable para Outlook está lista para funcionar.
Nota. Las macros de plantillas de correo electrónico compartidas no son macros de VBA. Son una especie de marcadores de posición en una plantilla que se reemplazan con los valores correspondientes en un mensaje. Todo el código funcional se ejecuta en el lado del complemento, por lo que no es necesario habilitar macros en Outlook.
Cómo utilizar una plantilla de correo electrónico con campos de entrada
Preparar una plantilla de correo electrónico para enviar es tan fácil como podría ser. A insertar una plantilla en un mensaje, haga doble clic en él o haga clic en el Pegar icono de la izquierda.
>Aparecerá un pequeño formulario pidiéndole que elija una fecha de un calendario desplegable e ingrese un porcentaje de descuento en el cuadro de texto:
>Un momento después, tu mensaje con toda la información necesaria está listo para ser enviado:
>
Consejo. Quiere completar automáticamente el Sujeto línea o A, cc y Cco ¿campos? ¡Las macros de Shared Email Tempalte pueden hacer todo esto y muchas más cosas!
Insertar menú desplegable en la plantilla de correo electrónico de Outlook
Los pasos para agregar una lista desplegable a su plantilla de correo electrónico son los mismos que se describen anteriormente. La única diferencia es el paso 4 donde configuras el Qué ingresar campos:
- En el primer cuadro, elija La lista desplegable.
- En el Título de la ventana cuadro, coloque algún texto que le recuerde qué tipo de valor seleccionará (Número de días antes del vencimiento en nuestro caso).
- En el Elementos escriba los valores desplegables uno por línea.
Para poder ingresar un valor que no sea el de la lista desplegable, seleccione el El usuario puede editar los elementos seleccionados caja. Para limitar la entrada a los elementos predefinidos, deje esta casilla sin seleccionar.
>La macro finalizada que activará nuestra lista desplegable toma esta forma:
~%WhatToEnter[3;5;10;{title:»No. of days before expiry»,editable}]
Si es necesario realizar algún cambio en el futuro, puede editar los elementos desplegables directamente en la plantilla sin tener que volver a crear la macro desde cero.
De manera similar, insertamos una macro más para el porcentaje de descuento. En este caso, limitamos las opciones solo a los elementos de la lista desplegable (el El usuario puede editar los elementos seleccionados casilla de verificación no está seleccionada):
>Después de todas estas personalizaciones, nuestra plantilla de correo electrónico de Outlook con dos listas desplegables tiene el siguiente aspecto:
>Al insertar la plantilla en un mensaje, aparecerá el siguiente formulario pidiéndote que selecciones ambos valores:
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Consejo. Para agregar otros tipos de menús desplegables a sus plantillas, consulte estos ejemplos:
También es posible insertar automáticamente texto, imágenes y archivos adjuntos específicos del usuario en cada mensaje individual. Este tutorial explica cómo: Cómo crear una plantilla de correo electrónico dinámica de Outlook para el usuario actual.
Esta fue una demostración rápida de una sola capacidad de las plantillas de correo electrónico compartidas. Puede encontrar muchas más funciones útiles en la página vinculada anteriormente. ¿Tienes curiosidad por probarlo? Descargue una versión gratuita desde Fuente de aplicaciones de Microsoft.
Así es como puedes crear una plantilla de correo electrónico con campos desplegables o que se pueden completar. ¡Gracias por leer y esperamos verte en nuestro blog la próxima semana!
descargas disponibles
¿Por qué plantillas de correo electrónico compartidas? 10 razones principales (.archivo PDF)
Otras formas de responder con plantilla en Outlook:
Cree una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y menú desplegable
Outlook es una de las herramientas de correo electrónico más utilizadas en el mundo empresarial. Una de las características útiles que ofrece es la capacidad de crear plantillas de correo electrónico para ahorrar tiempo al redactar mensajes recurrentes.
En este artículo, aprenderá cómo crear una plantilla de correo electrónico de Outlook con campos rellenables, variables y un menú desplegable. Esta plantilla personalizada le permitirá ajustar rápidamente los detalles específicos de sus mensajes sin tener que escribirlos desde cero cada vez.
Paso 1: Crear una nueva plantilla
Abra su cliente de Outlook y haga clic en «Nuevo correo electrónico» para redactar un mensaje. En lugar de escribir el destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje, simplemente deje esos espacios en blanco por ahora.
A continuación, haga clic en la pestaña «Archivo» en la parte superior de la ventana del mensaje y seleccione «Guardar como» en el menú desplegable. Escriba un nombre para su plantilla y asegúrese de seleccionar «Plantilla de Outlook (*.oft)» en «Guardar como tipo».
Paso 2: Agregar campos rellenables
Una vez que haya guardado su plantilla, haga doble clic en ella para abrirla nuevamente. Esto abrirá una nueva ventana de mensaje, pero esta vez en modo de edición.
En el cuerpo del mensaje, coloque el cursor en el lugar donde desea agregar un campo rellenable. Luego, vaya a la pestaña «Desarrollador» en la cinta de opciones. Si no ve esta pestaña, vaya a «Archivo» > «Opciones» > «Personalizar cinta de opciones» y asegúrese de habilitar la pestaña «Desarrollador».
En la pestaña «Desarrollador», haga clic en el botón «Control de contenido» en el grupo «Controles» y seleccione «Text Box» para agregar un campo de texto editable.
Repita este paso para cada campo rellenable que desee agregar a su plantilla. Puede personalizar cada campo seleccionándolo y utilizando las opciones de formato en la pestaña «Desarrollador».
Paso 3: Añadir variables
Las variables son útiles cuando desea que ciertos detalles, como el nombre del destinatario, sean reemplazados automáticamente en cada mensaje que envíe basándose en la información guardada en Outlook.
Para agregar una variable, coloque el cursor donde desea que aparezca y vaya a la pestaña «Insertar» en la cinta de opciones. Luego, haga clic en el botón «Símbolo» en el grupo «Texto» y seleccione la variable que desee.
Outlook ofrece una variedad de variables, como nombre, dirección de correo electrónico, empresa y más. Se rellenarán automáticamente en función de la información de su contacto seleccionado.
Paso 4: Crear un menú desplegable
A veces, es útil tener opciones predefinidas en ciertos campos para garantizar la coherencia y evitar errores al escribir mensajes. Puede agregar un menú desplegable a su plantilla para facilitar la selección rápida de opciones.
En la pestaña «Desarrollador», haga clic en el botón «Control de contenido» en el grupo «Controles» y seleccione «Combo Box». Luego, haga clic derecho en la caja desplegable y elija «Propiedades del control». En la ventana emergente, puede agregar las opciones que desee para su menú desplegable.
Una vez que haya terminado de personalizar su plantilla con campos rellenables, variables y menús desplegables, simplemente guárdela y estará lista para usarla. La próxima vez que necesite enviar un mensaje similar, solo tendrá que abrir su plantilla y completar los campos necesarios antes de enviarlo.
Aprovechar al máximo las plantillas de correo electrónico en Outlook puede ahorrarle tiempo valioso y garantizar la consistencia de sus mensajes en el entorno empresarial. ¡Empiece a crear sus propias plantillas personalizadas hoy mismo!
Lo siento, parece que tu mensaje está incompleto y es un poco difícil de seguir. Sin embargo, a partir de lo que has mencionado, puedo ofrecerte una guía sobre cómo crear una plantilla de correo electrónico en Outlook con campos rellenables, variables y menús desplegables.
Cómo Crear una Plantilla de Correo Electrónico en Outlook
Paso 1: Crear la Plantilla
- Abrir Outlook: Inicia Microsoft Outlook y haz clic en “Nuevo correo electrónico” para comenzar a redactar un nuevo mensaje.
- Dejar Espacios en Blanco: No necesitas rellenar el destinatario, el asunto o el cuerpo del mensaje en este momento.
- Guardar Como Plantilla:
– Ve a la pestaña “Archivo”.
– Haz clic en “Guardar como”.
– Escribe un nombre para tu plantilla y selecciona “Plantilla de Outlook (*.oft)” como tipo de archivo.
– Guarda la plantilla en una ubicación de fácil acceso.
Paso 2: Agregar Campos Rellenables
- Reabrir la Plantilla: Haz doble clic en la plantilla guardada para abrirla en modo de edición.
- Habilitar la Pestaña de Desarrollador: Si no ves la pestaña “Desarrollador”, actívala yendo a “Archivo” > “Opciones” > “Personalizar cinta de opciones” y seleccionando “Desarrollador”.
- Insertar Campos Rellenables:
– En la pestaña “Desarrollador”, selecciona “Control de contenido”.
– Escoge “Cuadro de texto” para agregar un campo de texto editable. Repite este paso para cada campo que desees incluir.
Paso 3: Añadir Variables y Menús Desplegables
- Insertar Marcadores de Posición para Variables:
– En el cuerpo del mensaje, coloca el cursor donde desees que aparezca la variable.
- Usa texto descriptivo (ejemplo: [fecha], [porcentaje]) como marcadores de posición.
– Asegúrate de que estos marcadores sean exactamente los mismos que uses en tu código VBA si decides usar macros.
- Agregar Menús Desplegables:
– En la pestaña “Desarrollador”, selecciona “Control de contenido” y luego “Lista desplegable”.
- Haz clic en el control de lista desplegable y selecciona “Propiedades” para definir los elementos de la lista (cada uno en una línea).
– Puedes permitir que los usuarios editen los elementos o restringir la entrada a los elementos predefinidos.
Paso 4: Guardar y Probar la Plantilla
- Guardar Cambios: Asegúrate de guardar la plantilla después de hacer cambios.
- Probar la Plantilla: Para probar la plantilla, insértala en un nuevo mensaje. Completa los campos y verifica que funcione correctamente antes de enviar correos electrónicos.
Consejos Adicionales
- Revise las Macroconfiguraciones: Si estás usando macros, asegúrate de que estén habilitadas en Outlook para que funcionen correctamente.
- Revisar Asuntos de Plantilla: El asunto del correo debe coincidir exactamente con el que usaste al guardar la plantilla.
- Personalización: Considera personalizar completamente la plantilla para que se ajuste a tus necesidades profesionales.
Recursos Adicionales
Si necesitas más información sobre la creación de macros o plantillas específicas, no dudes en buscar tutoriales en línea o utilizar el soporte de Outlook para obtener asistencia.
Si tienes alguna pregunta específica o si devuelves un fragmento del código VBA que estás intentando implementar, estaré encantado de ayudarte más.
Barbacil: ¡Totalmente cierto! Yo también empecé a usar plantillas en Outlook y no puedo creer lo que me ha simplificado la vida. Al principio, era un desastre con tantos correos repetitivos, pero desde que tengo una plantilla con campos rellenables, ¡todo es un paseo! Además, el menú desplegable me ha salvado de cometer errores. ¡Es lo mejor!
Ronald francisco: ¡Genial el artículo! La verdad es que nunca había pensado en crear plantillas de correo en Outlook, pero cuando lo hice para mis seguimientos laborales, ¡me facilitó la vida! Ahora ahorra tiempo y ya no tengo que estar escribiendo lo mismo una y otra vez.
Friedrich: ¡Totalmente de acuerdo, Ronald! A mí me pasó lo mismo cuando empecé a usar plantillas. No solo gané tiempo, sino que también pude personalizar mis correos con diferentes menús desplegables. ¡Una maravilla!
Siautulyshe: ¡Me encanta este artículo! Cuando empecé a usar plantillas, me di cuenta de lo mucho que me ayudó en la organización de mis correos. Una vez creé una para mis reportes semanales y, desde entonces, todo es más rápido y menos estresante. ¡Recomendadísimo!