Consejos y pautas para impresiones perfectas

Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel

Para empezar, le proporcionaremos instrucciones de alto nivel sobre cómo imprimir en Excel. Y luego, veremos más de cerca las funciones más importantes y útiles.

Para imprimir una hoja de cálculo de Excel, esto es lo que debe hacer:

1. En su hoja de trabajo, haga clic Archivo > Imprimir o presione Ctrl + P. Esto te llevará al Vista previa de impresión ventana.
2. En el Copias ingrese el número de copias que desea obtener.
3. Bajo Impresoraelija qué impresora usar.
4. Bajo Ajustesespecifique exactamente qué imprimir y configure los márgenes de la página, la orientación, el tamaño del papel, etc.
5. Haga clic en el Imprimir botón.
   

Elija qué imprimir: selección, hoja o libro completo

Para indicarle a Excel qué datos y objetos deben incluirse en la impresión, en Ajusteshaga clic en la flecha junto a Imprimir hojas activasy elija una de estas opciones:

A continuación encontrará una breve explicación de cada configuración que se muestra en la captura de pantalla anterior y cómo usarlas correctamente.

Cómo imprimir el mismo rango en varias hojas

Cuando trabaje con hojas de trabajo estructuradas de manera idéntica, como facturas o informes de ventas, obviamente querrá imprimir el mismo formato en todas las hojas. Esta es la forma más rápida de hacer esto:

1. Abra la primera hoja y seleccione el rango para imprimir.
2. Mientras sostiene el Control , haga clic en otras pestañas de la hoja para imprimir. Para seleccionar hojas adyacentes, haga clic en la pestaña de la primera hoja, mantenga presionada la tecla Cambio y haga clic en la pestaña de la última hoja.
   
3. Hacer clic Ctrl + P y elige Imprimir selección en la lista desplegable justo debajo Ajustes.
4. Haga clic en el Imprimir botón.

Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel en una página

De forma predeterminada, Excel imprime hojas en su tamaño real. Entonces, cuanto más grande sea tu hoja de trabajo, más páginas ocupará. Para imprimir una hoja de Excel en una página, elija una de las siguientes Opciones de escala que residen al final del Ajustes sección en el Vista previa de impresión ventana:

• Hoja de ajuste en una página – esto encogerá la hoja para que quepa en una página.
• Ajustar todas las columnas en una página – esto imprimirá todas las columnas en una página, mientras que las filas se pueden dividir en varias páginas.
• Ajustar todas las filas en una página – esto imprimirá todas las filas en una página, pero las columnas pueden extenderse a varias páginas.

A eliminar incrustacioneselegir Sin escala en la lista de opciones.

Tenga mucho cuidado al imprimir en una sola página: en una hoja enorme, la impresión puede volverse ilegible. Para comprobar cuánta escala se utilizará realmente, haga clic en Opciones de escala personalizadas… . Esto abrirá el Configuración de página cuadro de diálogo, donde se observa el número en el Ajustar a caja:

Si el Ajustar a El número es bajo, una copia impresa será difícil de leer. En este caso, los siguientes ajustes podrían resultar útiles:

• Cambiar la orientación de la página. El valor por defecto Retrato La orientación funciona bien para hojas de cálculo que tienen más filas que columnas. Si su hoja tiene más columnas que filas, cambie la orientación de la página a Paisaje.
• Ajustar márgenes. Cuanto más pequeños sean los márgenes, más espacio habrá para sus datos.
• Especificar el número de páginas.. Para imprimir una hoja de cálculo de Excel en un número predefinido de páginas, en la Página pestaña de la Configuración de página diálogo, bajo Escaladaintroduzca el número de páginas en ambos Ajustarse a cajas (anchas y altas). Tenga en cuenta que al utilizar esta opción se ignorarán todos los manuales saltos de página.

Imprimir en archivo: guarde el resultado para usarlo más adelante

Imprimir archivo es una de las funciones de impresión de Excel menos utilizadas y subestimadas por muchos. En resumen, esta opción guarda el resultado en un archivo en lugar de enviarlo a una impresora.

¿Por qué querrías imprimir en un archivo? Para ahorrar tiempo cuando se necesitan copias impresas adicionales del mismo documento. La idea es que configures los ajustes de impresión (márgenes, orientación, saltos de página, etc.) solo una vez y guardes el resultado en un documento .pdf. La próxima vez que necesite una copia impresa, simplemente abra ese archivo .pdf y presione Imprimir.

Echemos un vistazo a cómo funciona:

1. Sobre el Diseño de página pestaña, configure el requerido configuración de impresión y presione Ctrl + P.
2. En el Vista previa de impresión ventana, abra el Impresora lista desplegable y seleccione Imprimir archivo.
3. Haga clic en el Imprimir botón.
4. Elija dónde guardar un archivo .png que contenga el resultado.
   

Vista previa de impresión en Excel

Siempre es una buena idea obtener una vista previa de los resultados antes de imprimirlos para evitar resultados inesperados. Hay un par de formas de acceder a la vista previa de impresión en Excel:

• Hacer clic Archivo > Imprimir.
• Presione el acceso directo de vista previa de impresión Ctrl + P o Ctrl + F2.

Excel Print Preview es una herramienta extremadamente útil para ahorrar papel, tinta y nervios. No sólo muestra exactamente cómo se verán sus hojas de trabajo en papel, sino que también permite realizar ciertos cambios directamente en la ventana de vista previa:

• Para obtener una vista previa del próximo y paginas anterioresuse las flechas derecha e izquierda en la parte inferior de la ventana o escriba el número de página en el cuadro y presione Ingresar. Las flechas solo aparecen cuando una hoja o rango seleccionado contiene más de una página impresa de datos.
• Para mostrar la página márgeneshaga clic en el Mostrar márgenes botón en la esquina inferior derecha. Para ampliar o estrechar los márgenes, simplemente arrástrelos con el mouse. También puedes ajustar el ancho de columna arrastrando los controles en la parte superior o inferior de la ventana de vista previa de impresión.
• Aunque la Vista previa de impresión de Excel no tiene un control deslizante de zoom, puede usar un acceso directo común Ctrl + rueda de desplazamiento hacer un poco hacer zoom. Para volver al tamaño original, haga clic en el Acercar a la página botón en la esquina inferior derecha.

Salir Vista previa de impresión y regrese a su hoja de trabajo, haga clic en la flecha en la esquina superior izquierda de la Vista previa de impresión ventana.

Opciones y características de impresión de Excel

Las configuraciones de impresión utilizadas con más frecuencia están disponibles en la ventana Vista previa de impresión mencionada anteriormente. Se proporcionan aún más opciones en el Diseño de página pestaña de la cinta de Excel:

Además de configurar los márgenes de la página y el tamaño del papel, aquí puede insertar y eliminar saltos de página, establecer el área de impresión, ocultar y mostrar líneas de cuadrícula, especificar las filas y columnas que se repetirán en cada página impresa y más.

Las opciones avanzadas para las que no hay espacio en la cinta están disponibles en la Configuración de página caja de diálogo. Para abrirlo, haga clic en el iniciador de diálogo. en el Configuración de página grupo en el Diseño de página pestaña.

Área de impresión de Excel

Para asegurarse de que Excel imprima una parte específica de su hoja de cálculo y no todos los datos, configure el área de impresión. Así es cómo:

1. Seleccione uno o más rangos que desee imprimir.
2. Sobre el Diseño de página pestaña, en la Configuración de página grupo, haga clic Área de impresión > Establecer área de impresión.
   

El Área de impresión La configuración se guarda al guardar el libro. Por lo tanto, cada vez que imprima esta hoja en particular, una copia impresa solo incluirá el área de impresión.

Para obtener más información, consulte Cómo configurar el área de impresión en Excel.

Cómo agregar un botón de impresión a la barra de herramientas de acceso rápido de Excel

Si imprime con frecuencia en Excel, puede ser conveniente tener el comando Imprimir en la barra de herramientas de acceso rápido. Para esto, simplemente haga lo siguiente:

1. Haga clic en el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido (la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la barra de herramientas de acceso rápido).
2. En la lista de comandos mostrados, seleccione Vista previa de impresión e impresión. ¡Hecho!
   

Cómo insertar saltos de página en Excel

Al imprimir una hoja de cálculo enorme, puede controlar cómo se dividen los datos en varias páginas insertando saltos de página. Así es como funciona:

1. Haga clic en la fila o columna que desea mover a una nueva página.
2. Sobre el Diseño de página pestaña, en la Configuración de página grupo, haga clic Descansos > Insertar salto de página.

Se inserta un salto de página. Para ver visualmente qué datos se encuentran en diferentes páginas, cambie a la Vista pestaña y habilitar La previsualización del salto de página.

Si desea cambiar la posición de un determinado salto de página, mover a donde quieras arrastrando la línea de ruptura.

Para obtener más información, consulte Cómo insertar y eliminar saltos de página en Excel.

Cómo imprimir fórmulas en Excel

Para que Excel imprima fórmulas en lugar de sus resultados calculados, sólo necesita mostrar la fórmula en una hoja de cálculo y luego imprimirla como de costumbre.

Para hacerlo, cambie al Fórmulas pestaña y haga clic en Mostrar fórmulas botón en el Auditoría de fórmulas grupo.

Cómo imprimir un gráfico en Excel

Para imprimir solo un gráfico sin datos de la hoja de trabajoseleccione el gráfico de interés y presione Ctrl + P. En el Vista previa de impresión ventana, verá una vista previa del gráfico a la derecha y el Imprimir gráfico seleccionado opción seleccionada en Ajustes. Si la vista previa tiene el aspecto deseado, haga clic en Imprimir; de lo contrario, ajuste la configuración:

Cómo imprimir líneas de cuadrícula en Excel

De forma predeterminada, todas las hojas de trabajo se imprimen sin líneas de cuadrícula. Si desea imprimir una hoja de cálculo de Excel con líneas entre las celdas, esto es lo que debe hacer:

1. Cambiar a la Diseño de página pestaña.
2. en el Opciones de hoja grupo, bajo Líneas de cuadrículaCompruebe el Imprimir caja.
   

¿Qué cambiar el color de las líneas de cuadrícula impresas? Las instrucciones detalladas se pueden encontrar en Cómo hacer que Excel imprima líneas de cuadrícula.

Cómo imprimir títulos en Excel

En una hoja de Excel de varias páginas, comprender lo que significan estos o aquellos datos puede resultar complicado. El Imprimir títulos Esta función le permite mostrar los encabezados de columna y fila en cada página impresa, lo que facilitará mucho la lectura de una copia impresa.

Para repetir la fila o columna del encabezado en cada página impresa, siga estos pasos:

1. Sobre el Diseño de página pestaña, en la Configuración de página grupo, haga clic Imprimir títulos.
2. Sobre el Hoja pestaña de la Configuración de página cuadro de diálogo, debajo Imprimir títulosespecifique qué filas repetir en la parte superior y/o qué columnas repetir a la izquierda.
3. Cuando termine, haga clic en DE ACUERDO.
   

Para obtener más información, consulte Cómo imprimir encabezados de filas y columnas en cada página.

En caso de que sus notas no sean menos importantes que los datos de la hoja de cálculo, es posible que también desee recibir comentarios en papel. Para esto, haga lo siguiente:

1. Sobre el Diseño de página pestaña, en la Configuración de página grupo, haga clic en el iniciador de diálogo (una pequeña flecha en la esquina inferior derecha de un grupo).
2. En el Configuración de página ventana, cambie a la Hoja pestaña, haga clic en la flecha junto a Comentarios y elige cómo quieres que se impriman:

Para obtener más detalles, consulte Cómo imprimir comentarios en Excel.

Cómo imprimir etiquetas de direcciones desde Excel

Para imprimir etiquetas postales desde Excel, utilice la función Combinar correspondencia. Esté preparado porque puede llevarle un tiempo obtener las etiquetas correctamente en el primer intento. Los pasos detallados con muchos consejos útiles se pueden encontrar en este tutorial: Cómo hacer e imprimir etiquetas desde Excel.