¿Te has encontrado alguna vez con un mar de datos en Excel, donde números mixtos y texto se entrelazan, desafiando tu capacidad de organización? No estás solo. Ordenar información en una hoja de cálculo puede convertirse en una tarea monumental si no cuentas con las herramientas y técnicas adecuadas. En este artículo, te revelaremos los secretos para clasificar números mixtos y textos de manera efectiva, utilizando funciones avanzadas de Excel. Aprenderás a manejar los números multinivel como un profesional, simplificando tu trabajo y optimizando tus resultados. ¡Prepárate para convertirte en un experto en la organización de datos y llevar tus habilidades en Excel al siguiente nivel!
Excel es una herramienta poderosa que nos permite realizar todo tipo de cálculos y organizaciones de datos de manera eficiente. Sin embargo, a veces podemos encontrarnos en situaciones en las que nuestros datos contienen números mixtos y texto, o números multinivel que requieren ser ordenados de forma coherente. ¿Cómo podemos manejar esta tarea aparentemente complicada en Excel? En este artículo, aprenderemos los pasos y técnicas necesarias para ordenar números mixtos y texto, así como números multinivel en Excel de manera efectiva y sin esfuerzo. ¡Sigue leyendo y descubre cómo puedes llevar tus habilidades de organización de datos al siguiente nivel!
El tutorial explica problemas comunes al ordenar cadenas alfanuméricas en Excel y proporciona soluciones prácticas para ordenar números como texto y texto como números.
Ordenar texto y números por separado en Excel es tan fácil como ABC o 123 🙂 Pero reorganizar los ID de productos, SKU y otros valores que contienen letras y dígitos puede causar problemas. La clasificación alfabética de Excel no puede distinguir una parte numérica de una cadena para manejarla por separado. Si desea tener más control sobre cómo se clasifican las picaduras alfanuméricas, consulte los ejemplos siguientes.
Ordenar números como texto en Excel
Al ordenar una columna de números de menor a mayor en Excel, en lugar de tener esto:
1, 2, 3, 11, 12, 13, 110, 120, 130
A veces puede obtener algo como esto:
1, 11, 110, 12, 120, 13, 130, 2, 3
Eso sucede cuando los números son en realidad texto y se ordenan como texto; como palabras que se organizan según sus letras, los «números de texto» se ordenan según sus dígitos en lugar de sus valores.
Si la columna de destino contiene números formateados como texto, todo lo que se necesita para que los números se ordenen normalmente es convertir el texto en números. El resultado está en la columna C en la captura de pantalla siguiente.
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Por el contrario, si desea ordenar números como textoprimero convierta los números a texto y luego haga clic en Hogar pestaña > Edición grupo > Filtro de clasificación > Ordenar A – Z.
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El resultado será como en la columna A de la captura de pantalla anterior.
Cómo ordenar números mixtos y texto en Excel
Con la función Ordenar de Excel incorporada, las cadenas alfanuméricas (texto y números combinados) siempre se ordenan como texto, es decir, letra por letra, dígito por dígito. Para ordenar una columna de números que contienen un prefijo o sufijo de letra como números, lleve a cabo los pasos a continuación. Y aquí está el resultado que estamos tratando de lograr.
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Para evitar que Excel maneje números en cadenas alfanuméricas como texto, extraeremos esos números en una columna auxiliar y los ordenaremos por esa columna. Esto le permitirá mantener los datos originales sin cambios pero reorganizarlos como desee.
En este ejemplo, podemos simplemente extraer todos los caracteres después de un guión («-«). En Excel 365, esto se puede hacer usando la función DESPUÉS DE TEXTO. Al igual que con cualquier otra función de Texto, su salida siempre es texto, independientemente de si está recuperando letras o dígitos, por lo que multiplicamos el resultado por 1 para convertir una cadena de texto en un número.
=TEXTAFTER(A2, «-«)*1
En versiones anteriores de Excel, se puede lograr el mismo resultado utilizando una combinación de tres funciones diferentes que extraen texto después de un carácter específico. Además, se realiza la operación *1 para convertir la salida de texto a número:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH(«-«, A2)) *1
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Consejo. Para extraer rápidamente números de cualquier posición en una celda, puede utilizar la herramienta Extraer incluida con Ultimate Suite for Excel.
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>Ahora las cadenas que contienen letras y dígitos están ordenadas como números y puedes eliminar u ocultar la columna auxiliar si es necesario.
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Ordenar cadenas por texto y números a la vez
En caso de que sus cadenas de origen tengan algunos elementos diferentes, puede extraer cada elemento en una columna separada y luego ordenar por varias columnas. Como resultado, las cadenas se organizarán como en la columna D de la siguiente captura de pantalla:
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Como todas las cadenas de nuestro conjunto de datos tienen el mismo patrón, la forma más sencilla de dividir texto y números en diferentes columnas es mediante expresiones regulares. Esto se puede hacer con la ayuda de la función personalizada denominada RegExpExtract. Primero, agrega su código a su Excel como se explica en este tutorial. Después de eso, utilice las siguientes fórmulas.
Para extraer la primera aparición de texto de la celda A2, la fórmula en B2 es:
=RegExpExtract(A2, «[^d]+», 1)
Para extraer el primer número, la fórmula en C2 es:
=RegExpExtract(A2, «d+», 1)*1
Para extraer el segundo número, la fórmula en D2 es:
=RegExpExtract(A2, «d+», 2)*1
en el 2Dakota del Norte y 3tercero fórmulas, multiplicamos la salida RegExpExtract por 1 para convertir una subcadena extraída en un número.
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Los usuarios de nuestra Ultimate Suite pueden aprovechar las herramientas Regex para lograr el mismo resultado. Sólo necesitarán realizar una operación rápida más para convertir las cadenas numéricas extraídas (columnas C y D) en números:
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Una vez que el texto y los números estén divididos, ordene su conjunto de datos en varias columnas:
En nuestro caso, el rango seleccionado se ordena primero por Texto de la A a la Z, luego por Numero 1y luego por Número 2 de menor a mayor:
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El resultado es exactamente lo que estábamos buscando:
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Consejo. Para reorganizar las cuerdas de manera diferente, cambie el orden de los niveles en el Clasificar caja de diálogo.
Cómo ordenar números multinivel/jerarquía en Excel
En Microsoft Excel, los números multinivel como 1.1, 1.1.1, 1.1.2 son cadenas y se ordenan como texto, no como números:
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Para ordenar cadenas de varios niveles como números, puede utilizar una función personalizada definida por el usuario que tiene la siguiente sintaxis:
Número de jerarquía (rango, del, nivel_máximo)
Dónde:
- Rango es el rango a ordenar.
- Del es el delimitador utilizado para separar los niveles, normalmente un punto (.).
- Máximo nivel es el número máximo de niveles en los números de jerarquía.
Y aquí está el código de la función:
Función personalizada para ordenar números de jerarquía
Función Número de jerarquía (rango Como rango, del Como CadenaMáximo nivel Como Entero) Como Doble
Oscuro parte Como Variante
parte = Dividir(rango.Valor, del)
Para Índice = 0 A UBound(parte) Número de jerarquía = Número de jerarquía + parte (Índice) * (10 ^ ((nivel_máximo – Índice) * 2))
Próximo Índice
Fin Función
La función lo que hace es generar números que permiten ordenar cadenas numéricas multinivel. Más precisamente, divide una cadena de jerarquía en números individuales (partes), procesa cada parte según el siguiente algoritmo y suma los resultados:
part(Index) * (10 ^ ((level – Index) * 2))
Por ejemplo, para 1.1, la función produce este resultado:
1*(10^((2-0)*2)) + 1*(10^((2-1)*2)) = 10100
Para 1.2, es:
1*(10^((2-0)*2)) + 2*(10^((2-1)*2)) = 10200
Cómo ordenar números de jerarquía usando la función personalizada:
Supongamos que tiene cadenas numéricas de varios niveles con un máximo de 3 niveles en la columna A. La fórmula para B2 es:
=HierarchyNumber(A2, «.», 3)
Después de copiar la fórmula, obtendrá este resultado:
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Después de eso, ordena todo el conjunto de datos (A2:B19) según la columna de fórmula, de menor a mayor:
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Y ordene las cadenas numéricas de varios niveles como números:
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Ordenar números de varios niveles con el prefijo de texto
Este ejemplo analiza un caso ligeramente diferente en el que los números multinivel tienen como prefijo algún texto, por ejemplo «Nivel 1.1.1». A primera vista, la tarea parece más complicada, pero en realidad la solución es más sencilla 🙂
Primero, extrae subcadenas numéricas de varios niveles en una columna separada. Para ello, puede utilizar la herramienta Extraer incluida con nuestra Ultimate Suite:
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O puedes escribir una fórmula para colocar todos los caracteres después de un espacio:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH(» «, A2))
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Y luego, realice una clasificación personalizada. En el cuadro de diálogo Ordenar de Excel, agregue dos niveles, primero por el número de jerarquía extraído y luego por la cadena original, y haga clic en Aceptar:
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Aparecerá la siguiente advertencia, donde usted elige «Ordenar números y números almacenados como texto por separado«.
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Como resultado, las cadenas que contienen números de varios niveles se ordenan por números:
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Así es como ordenar cadenas numéricas y números de varios niveles en Excel. ¡Gracias por leer y nos vemos en nuestro blog la próxima semana!
descargas disponibles
Ordenar números mixtos y texto en Excel: ejemplos (archivo .xlsm)
Versión de prueba totalmente funcional de Ultimate Suite (archivo .exe)
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Cómo ordenar números mixtos y texto, números multinivel en Excel
Excel es una potente herramienta que nos permite realizar cálculos, análisis y organización de datos de manera eficiente. Sin embargo, a veces nos encontramos con la necesidad de ordenar una mezcla de números y texto en una columna en Excel, o incluso ordenar números multinivel en una hoja de cálculo.
Ordenar números mixtos y texto en Excel
Cuando tenemos una columna que contiene números mixtos y texto en Excel, por defecto la función de ordenar no nos dará el resultado esperado. Esto se debe a que Excel considera los números y el texto como entidades distintas al realizar la ordenación.
Para solucionar este problema, podemos seguir los siguientes pasos:
De esta manera, podrás ordenar correctamente una columna que contiene una mezcla de números y texto en Excel.
Ordenar números multinivel en Excel
A veces es necesario ordenar números de forma multinivel en Excel, es decir, realizar una ordenación en función de múltiples criterios. Por ejemplo, podrías necesitar ordenar una tabla de ventas primero por región y luego por mes.
Para ello, sigue estos pasos:
Ahora podrás ordenar tus datos en Excel de manera multinivel y obtener los resultados deseados.
Recuerda que estos son solo algunos ejemplos de cómo ordenar números mixtos y texto, así como números multinivel en Excel. Si deseas obtener más información sobre este tema, puedes consultar los siguientes recursos:
- Para más detalles sobre cómo ordenar columnas en Excel, visita: Ordenar datos en un rango o una tabla (Microsoft Support)
- Para aprender más sobre las funciones de ordenación en Excel, puedes consultar: Ordenar datos en Excel (Exceljet)
Esperamos que esta guía te haya sido útil y puedas aplicar estos conocimientos para organizar tus datos de manera eficiente en Excel.
Continuando con el procedimiento para ordenar números mixtos y texto en Excel:
- Seleccionar la columna a ordenar: Primero, asegúrate de seleccionar la columna que contiene los datos que deseas ordenar.
- Abrir la pestaña de Datos: Haz clic en la pestaña «Datos» en la barra de herramientas en la parte superior de Excel.
- Acceder al diálogo de Ordenar: Dentro de la pestaña «Ordenar y filtrar», haz clic en el botón «Ordenar». Se abrirá una ventana emergente de configuración de ordenación.
- Configurar la Ordenación:
- En la ventana emergente, asegúrate de que la opción «Ordenar por» esté configurada para la columna correcta, es decir, la que estás intentando organizar.
– Elige el tipo de orden (A a Z o Z a A). Sin embargo, recuerda que esto organizará primero todos los textos y luego los números como si fueran texto.
- Ordenar como números:
– Si deseas que los números se ordenen desde el menor al mayor, primero debes asegurarte de que los números dentro de la columna estén en formato numérico. Para convertir los números en texto a números reales, puedes hacer lo siguiente:
– Selecciona la columna.
– Usa la opción «Texto en columnas» dentro de la pestaña «Datos». Sigue el asistente y termina el proceso. Esto debería convertir los textos que son números en un formato numérico.
- Aplicar la Ordenación:
– Regresa al diálogo de ordenación y, después de configurar tus preferencias, haz clic en «Aceptar». Excel ahora ordenará la columna de acuerdo con lo que has configurado.
Ordenar Números Multinivel
Para ordenar números en formato jerárquico (por ejemplo, 1.1, 1.1.1, 1.2), hay algunas consideraciones:
- Realiza la división de cadenas: Al igual que se mencionó, puedes crear una función que permita dividir estos números jerárquicos y convertirlos en un formato que sea ordenable. Las partes se pueden procesar para que sean reconocidas como números.
- Fórmula Personalizada: Utilizar una función VBA personalizada como la siguiente:
vba
Function HierarchyNumber(rng As Range, delim As String, maxlevel As Integer) As Double
Dim parts As Variant
Dim i As Integer
Dim value As Double
parts = Split(rng.Value, delim)
For i = 0 To UBound(parts)
value = value + parts(i) (10 ^ ((maxlevel - i) 2))
Next i
HierarchyNumber = value
End Function
- Utiliza esta función en la celda adjunta a los números jerárquicos que deseas ordenar. Por ejemplo, si tu número jerárquico está en A2, coloca
=HierarchyNumber(A2, ".", 3) en B2.
- Ordena según la Columna de Resultados: selecciona ambas columnas y utiliza la función de sorteo de Excel para ordenar por la columna que contiene los resultados de la función
HierarchyNumber.
Consejos Generales:
- Utiliza columnas auxiliares: Siempre es útil trabajar con columnas auxiliares para legalizar los datos y hacer cálculos, especialmente al extraer partes de cadenas o convertir tipos de datos.
- Verifica los formatos: Asegúrate de que todas las celdas estén formateadas correctamente. Puedes ver esto en la pestaña de «Inicio» en el grupo «Número».
- Haz copias de seguridad: Antes de realizar masivas ordenaciones y manipulaciones de datos, considera hacer copias de seguridad de tus datos o trabajar en un archivo duplicado.
Así es como puedes manejar la organización de datos en Excel de manera efectiva, ya sea que te enfrentes a números mixtos, texto o estructuras jerárquicas. ¡Espero que encuentres útiles estos consejos y técnicas!
Razkladalpj: ¡Qué bueno que les haya servido! A mí me pasó algo parecido, cuando empecé a trabajar en un proyecto de investigación, todo estaba como un rompecabezas, y organizar esos números y textos en Excel parecía imposible. Gracias a estos consejos, logré poner todo en orden y hasta me ayudó a entender mejor los datos. ¡Excel es una maravilla cuando sabes cómo usarlo!
Ramon diego: ¡Totalmente de acuerdo, german horacio! A mí también me ha sacado de apuros más de una vez. Recuerdo que en una ocasión tuve que hacer un informe y tenía unos datos súper desordenados; gracias a estos trucos pude organizarlos sin enredarme. ¡Es un alivio tener estos tips a la mano!
¡Muy buen artículo! La verdad es que me ayudó mucho cuando tenía que organizar mis datos en Excel para mi proyecto de la universidad, era un lío con tantos números y texto. A veces no sé cómo hacerlo sin que se me confundan las ideas, pero ahora me siento más seguro. Gracias por compartir estos tips, german horacio.