Cómo insertar, usar y quitar: La Guía Definitiva para el Éxito
En el mundo actual, donde la tecnología y las herramientas cotidiano se entrelazan, es fundamental conocer cómo usar adecuadamente los diversos objetos y dispositivos que nos rodean. Desde simplificar tareas del hogar hasta facilitar nuestra vida diaria, aprender a insertar, usar y quitar cualquier cosa puede marcar la diferencia. En este artículo, te ofreceremos una guía práctica y amigable que te enseñará no solo el proceso, sino también los trucos y consejos que harán de este aprendizaje una experiencia gratificante. Prepárate para convertirte en un experto en la materia y aprovechar al máximo todo lo que tienes a tu alcance. ¡Comencemos!
¿Has intentado insertar, usar o quitar algo de un producto electrónico y te has sentido completamente perdido? No te preocupes, ¡estás en el lugar correcto! En este artículo te mostraré paso a paso cómo insertar, usar y quitar distintos elementos en tus dispositivos electrónicos. Desde tarjetas SIM en tu teléfono móvil, hasta baterías en tu computadora portátil, aprenderás los trucos y consejos necesarios para manejar todos estos elementos como un experto. Así que prepárate para convertirte en un verdadero maestro en el arte de conectar y desconectar. ¡Empecemos!
El tutorial explica cómo utilizar la función Subtotal de Excel para sumar, contar o promediar automáticamente diferentes grupos de celdas. También aprenderá cómo mostrar u ocultar los detalles de los subtotales, copiar solo las filas de los subtotales y cómo eliminarlos.
Las hojas de trabajo con muchos datos a menudo pueden parecer abarrotadas y difíciles de comprender. Afortunadamente, Microsoft Excel proporciona una potente función Subtotal que le permite resumir rápidamente diferentes grupos de datos y crear un esquema para sus hojas de trabajo. Haga clic en los siguientes enlaces para conocer los detalles.
¿Qué es el subtotal en Excel?
En términos generales, el subtotal es la suma de un conjunto de números, que luego se suma a otro conjunto de números para obtener el total general.
En Microsoft Excel, la función Subtotal no se limita a sumar únicamente subconjuntos de valores dentro de un conjunto de datos. Le permite agrupar y resumir sus datos usando SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MIN, MAX y otras funciones. Además, crea una jerarquía de grupos, conocida como esquema, que le permite mostrar u ocultar los detalles de cada subtotal, o ver solo un resumen de los subtotales y totales generales.
Por ejemplo, así es como pueden verse sus subtotales de Excel:
>Cómo insertar subtotales en Excel
Para agregar rápidamente subtotales en Excel, realice los siguientes pasos.
1. Organizar los datos de origen
La función Subtotal de Excel requiere que los datos de origen estén organizados en el orden adecuado y no deben contener filas en blanco.
Entonces, antes de sumar subtotales, asegúrese de clasificar la columna por la que desea agrupar sus datos. La forma más sencilla de hacerlo es hacer clic en el Filtrar botón en el Datos pestaña, luego haga clic en la flecha de filtro y seleccione ordenar de A a Z o de Z a A:
>Para eliminar celdas en blanco sin estropear sus datos, siga estas pautas: Cómo eliminar todas las filas en blanco en Excel.
2. Agregar subtotales
Seleccione cualquier celda dentro de su conjunto de datos, vaya a Datos pestaña > Describir grupo y haga clic en Total parcial.
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Consejo. Si desea agregar subtotales solo para una parte de sus datos, seleccione el rango deseado antes de hacer clic en el Total parcial botón.
3. Defina las opciones de subtotal
En el cuadro de diálogo Subtotal, especifique las tres cosas principales: por qué columna agrupar, qué función de resumen usar y qué columnas subtotalizar:
- En el En cada cambio de casillaseleccione la columna que contiene los datos por los que desea agrupar.
- En el Usar cuadro de funcionesseleccione una de las siguientes funciones:
- Suma: suma los números.
- Contar: cuenta las celdas que no están vacías (esto insertará fórmulas de subtotal con la función CONTAR).
- Promedio: calcula el promedio de los números.
- Max: devuelve el valor más grande.
- Min: devuelve el valor más pequeño.
- Producto: calcula el producto de las celdas.
- Contar números: cuente las celdas que contienen números (esto insertará fórmulas de subtotal con la función CONTAR).
- StdDev: calcula la desviación estándar de una población basándose en una muestra de números.
- StdDevp: devuelve la desviación estándar basada en una población completa de números.
- Var: estima la varianza de una población basándose en una muestra de números.
- Varp: estima la varianza de una población basándose en una población completa de números.
- Bajo Añadir subtotal aseleccione la casilla de verificación para cada columna que desee subtotalizar.
En este ejemplo, agrupamos los datos por Región columna y utilice la función SUMA para sumar números en la Ventas y Ganancia columnas.
>Además, puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:
- Para insertar un salto de página automático después de cada subtotal, seleccione la opción Salto de página entre grupos caja.
- Para mostrar una fila de resumen encima de la fila de detalles, borre la casilla Resumen debajo de los datos caja. Para mostrar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, seleccione esta casilla de verificación (normalmente seleccionada de forma predeterminada).
- Para sobrescribir cualquier subtotal existente, mantenga el Reemplazar subtotales actuales casilla seleccionada; de lo contrario, borre esta casilla.
Finalmente, haga clic en el DE ACUERDO botón. Los subtotales aparecerán debajo de cada grupo de datos y el total general se agregará al final de la tabla.
>Una vez que los subtotales se inserten en su hoja de trabajo, se volverán a calcular automáticamente a medida que edite los datos de origen.
Consejo. Si los subtotales y el total general no se vuelven a calcular, asegúrese de configurar su libro de trabajo para que calcule fórmulas automáticamente (Archivo > Opciones> Fórmulas > Opciones de cálculo > Cálculo del libro de trabajo > Automático).
3 cosas que debes saber sobre la función Subtotal de Excel
Excel Subtotal es muy potente y versátil y, al mismo tiempo, es una característica muy específica en cuanto a cómo calcula los datos. A continuación encontrará explicaciones detalladas de las especificidades del Subtotal.
1. Solo se subtotalizan las filas visibles
En esencia, Excel Subtotal calcula valores en celdas visibles e ignora las filas filtradas. Sin embargo, incluye valores en filas ocultas manualmente, es decir, las filas que se ocultaron mediante el Ocultar filas comando en el Hogar pestaña > Células grupo > Formato > Ocultar y mostraro haciendo clic derecho en las filas y luego haciendo clic en Esconder. Los siguientes párrafos explican los detalles técnicos.
La aplicación de la función Subtotal en Excel crea automáticamente fórmulas SUBTOTALES que realizan un tipo de cálculo específico, como suma, recuento, promedio, etc. La función se define por el número en el primer argumento (núm_función) que pertenece a uno de los siguientes conjuntos:
- 1 – 11 ignoran las celdas filtradas, pero incluyen filas ocultas manualmente.
- 101 – 111 ignora todas las filas ocultas (filtradas y ocultas manualmente).
La función Subtotal de Excel inserta fórmulas con el número de función del 1 al 11.
En el ejemplo anterior, al insertar subtotales con la función Suma se crea esta fórmula: SUBTOTAL(9, C2:C5). Donde 9 representa la función SUMA y C2:C5 es el primer grupo de celdas en subtotal.
Si filtra, digamos, limones y naranjas, se eliminarán automáticamente de los subtotales. Sin embargo, si oculta esas filas manualmente, se incluirán en los subtotales. La siguiente imagen ilustra la diferencia:
>A excluir filas ocultas manualmente para que solo se calculen las celdas visibles, modifique la fórmula del Subtotal reemplazando la función número 1-11 con el número correspondiente 101-111.
En nuestro ejemplo, para sumar solo las celdas visibles excluyendo las filas ocultas manualmente, cambie SUBTOTAL(9,C2:C5) al SUBTOTAL(109,C2:C5):
>Para obtener más información sobre el uso de fórmulas de subtotal en Excel, consulte el tutorial de la función SUBTOTAL.
2. Los totales generales se calculan a partir de los datos originales.
La función Subtotal de Excel calcula los totales generales a partir de los datos originales, no a partir de los valores subtotales.
Por ejemplo, al insertar subtotales con la función Promedio se calcula el Gran Promedio como una media aritmética de todos los valores originales en las celdas C2:C19, ignorando los valores en las filas de subtotales. Simplemente compare las siguientes capturas de pantalla para ver la diferencia:
>3. Los subtotales no están disponibles en las tablas de Excel.
Si el botón Subtotal aparece atenuado en la cinta, lo más probable es que esté trabajando con una tabla de Excel. Dado que la función Subtotal no se puede utilizar con tablas de Excel, primero deberá convertir su tabla a un rango normal. Consulte este tutorial para conocer los pasos detallados: Cómo convertir una tabla de Excel en un rango.
Cómo agregar múltiples subtotales en Excel (subtotales anidados)
El ejemplo anterior demostró cómo insertar un nivel de subtotales. Y ahora, vayamos más allá y agreguemos subtotales para los grupos internos dentro de los grupos externos correspondientes. Más específicamente, agruparemos nuestros datos de muestra por Región primero, y luego dividirlo por Artículo.
1. Ordenar datos por varias columnas
Al insertar subtotales anidados en Excel, es importante que ordene los datos en todas las columnas por las que desea agrupar sus subtotales. Para hacer esto, vaya al Datos pestaña > Filtro de clasificación grupo, haga clic en el Clasificar botón, y agregue dos o más niveles de clasificación:
>Para obtener instrucciones detalladas, consulte Cómo ordenar por varias columnas.
Como resultado, los valores de las dos primeras columnas se ordenan alfabéticamente:
>2. Insertar el primer nivel de subtotales.
Seleccione cualquier celda dentro de su lista de datos y agregue el primer nivel externo de subtotales como se muestra en la ejemplo anterior. Como resultado, tendrás Ventas y Ganancia subtotales por Región:
>3. Insertar niveles anidados de subtotales
Con los subtotales externos en su lugar, haga clic en Datos > Subtotales nuevamente para agregar un nivel de subtotal interno:
- En el En cada cambio de seleccione la segunda columna por la que desea agrupar sus datos.
- En el Función de uso seleccione la función de resumen deseada.
- Bajo Añadir subtotal a, seleccione las columnas para las que desea calcular los subtotales. Pueden ser las mismas columnas que en los subtotales externos o diferentes.
Finalmente, borre el Reemplazar subtotales actuales caja. Es el punto clave que evita sobrescribir el nivel externo de subtotales.
Repita este paso para agregar más subtotales anidados, si es necesario.
En este ejemplo, el nivel de subtotal interno agrupará los datos por Artículo columna y resumir los valores en Ventas y Ganancia columnas:
>Como resultado, Excel calculará los totales de cada elemento dentro de cada región, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
>Por motivos de espacio, el Región Este El grupo se expande para mostrar el anidado. Artículo los subtotales y otros 3 grupos de regiones están colapsados (la siguiente sección explica cómo hacer esto: Mostrar u ocultar detalles de subtotales).
Agregar diferentes subtotales para la misma columna
Cuando utiliza subtotales en Excel, no está limitado a insertar solo un subtotal por columna. De hecho, puedes resumir datos en la misma columna con tantas funciones diferentes como quieras.
Por ejemplo, en nuestra tabla de muestra, además de los totales de la región, podríamos mostrar un promedio para la Ventas y Ganancia columnas:
>Para obtener un resultado similar al que ve en la captura de pantalla anterior, realice los pasos descritos en Cómo agregar múltiples subtotales en Excel. Sólo recuerda borrar el Reemplazar subtotales actuales cada vez que agregue el segundo y todos los niveles subsiguientes de subtotales.
Cómo usar subtotales en Excel
Ahora que sabe cómo hacer subtotales en Excel para obtener instantáneamente un resumen de diferentes grupos de datos, los siguientes consejos lo ayudarán a tener la función Subtotal de Excel bajo su control total.
Mostrar u ocultar detalles del subtotal
Para mostrar el resumen de datos, es decir, solo subtotales y totales generales, haga clic en uno de los símbolos del esquema. >
- El número 1 muestra sólo los totales generales.
- El último número muestra tanto los subtotales como los valores individuales.
- Los números intermedios muestran agrupaciones. Dependiendo de cuántos subtotales haya insertado en su hoja de trabajo, puede haber uno, dos, tres o más números intermedios en el esquema.
En nuestra hoja de trabajo de muestra, haga clic en el número 2 para mostrar la primera agrupación por Región:
>O haga clic en el número 3 para mostrar los subtotales anidados por Artículo:
>Para mostrar u ocultar filas de datos para subtotales individualesutilizar el > símbolos.
>O haga clic en el Mostrar detalles y Ocultar detalles botones en el Datos pestaña, en la Describir grupo.
>Copiar solo filas de subtotales
Como ves, usar Subtotal en Excel es fácil… hasta que se trata de copiar sólo los subtotales a otro lugar.
La forma más obvia que me viene a la mente (mostrar los subtotales deseados y luego copiar esas filas en otra ubicación) ¡no funcionará! Excel copiará y pegará todas las filas, no sólo las filas visibles incluidas en la selección.
Para copiar solo las filas visibles que contienen subtotales, realice estos pasos:
>En el Ir a especial cuadro de diálogo, seleccione Células visibles solo y haga clic en Aceptar.>
Consejo. En lugar de utilizar el Ir a especial función, puede presionar Alt+; para seleccionar sólo las celdas visibles.
Adrian gheorghe: ¡Buen artículo! La verdad es que me ayudó un montón. Recuerdo cuando intenté usar algo parecido y fue un desastre total, pero ahora gracias a tus explicaciones me siento más seguro. ¡Seguiré tus consejos!
Constantin valentin: ¡Sí, totalmente! A mí me pasó lo mismo, tuve que ver varios tutoriales antes de entenderlo bien. Este artículo está genial, las explicaciones son claras y fáciles de seguir. Ahora me siento listo para intentarlo de nuevo, ¡gracias por compartirlo!
Javidoradon: ¡Exacto! Yo también pasé por el mismo desastre al principio, intenté hacerlo sin consultar nada y terminé frustrado. Pero después de leer este artículo, me sentí mucho más confiado para intentarlo de nuevo. Las instrucciones son súper claras. ¡Gracias por el aporte, ahora estoy listo para enfrentarme a esto sin miedo!
Victoria: ¡Totalmente de acuerdo, Adrian! Este artículo me vino de perlas. Yo también tuve mis peleas cuando intenté hacerlo sin saber bien cómo. Fue un lío, pero ahora que veo estos pasos, creo que lo lograré sin problemas. ¡Gracias por compartir esto!