Si eres usuario de Excel, seguramente estés familiarizado con las listas desplegables, una herramienta muy útil que te permite tener un control más preciso sobre los datos que ingresas en tus hojas de cálculo. Pero, ¿sabías que también puedes editar, copiar y eliminar estas listas? En este artículo, te enseñaremos paso a paso cómo realizar estas acciones en Excel, para que puedas mejorar tu productividad y optimizar tu trabajo con esta poderosa herramienta. ¡No te lo pierdas!
En este artículo, exploraremos cómo modificar, copiar y eliminar listas desplegables en Excel. Le proporcionaremos instrucciones paso a paso y capturas de pantalla para guiarlo a través del proceso, ya sea un principiante o un usuario experimentado de Excel.
En una serie de artículos, analizamos diferentes formas de crear un menú desplegable en Excel para hacer que la entrada de datos sea más fácil, más rápida y menos propensa a errores. Una vez creada una lista desplegable, es posible que deba cambiarla por diversos motivos. Por ejemplo, es posible que desee actualizar la lista con nuevas opciones, insertar la misma lista de selección en otras celdas o eliminarla de la hoja por completo. Al cambiar las listas desplegables, puede asegurarse de que sus datos sean precisos, consistentes y estén actualizados, lo que facilita su administración y análisis.
Cómo editar la lista desplegable en Excel
Hay varias razones por las que es posible que desee cambiar una lista desplegable en Excel. Esto puede ser necesario cuando es necesario agregar nuevas opciones o cuando es necesario modificar o eliminar opciones existentes. La forma de cambiar un menú desplegable en Excel depende de cómo lo creó. Conociendo las técnicas adecuadas, editar listas desplegables es un proceso sencillo y directo.
Modificar una lista desplegable separada por comas
Para editar un cuadro desplegable separado por comas, siga los siguientes pasos:
- Seleccione las celdas que contienen la lista desplegable.
- Sobre el Datos pestaña, en la Herramientas de datos grupo, haga clic Validación de datos. Esto abrirá el Validación de datos caja de diálogo.
- En el Fuente cuadro, cambiar, agregar o eliminar elementos separados por comas.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Consejo. Si desea aplicar los cambios a todas las celulas que contiene este menú desplegable en particular, seleccione el Aplique estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración opción.
Editar menú desplegable basado en un rango de celdas
Si ha creado una lista desplegable a partir de un rango de celdas, puede editarla de esta manera:
- En su hoja de trabajo, modifique la lista de origen de elementos de la forma que desee: cambie los elementos, agregue nuevos o elimine los existentes.
- Seleccione las celdas que contienen su lista desplegable.
- Sobre el Datos pestaña, haga clic Validación de datos.
- En el Validación de datos ventana, cambie la referencia de rango en la Fuente caja. Puede editar la referencia manualmente o seleccionar un rango apropiado con el mouse.
- Hacer clic DE ACUERDO para guardar los cambios y cerrar la ventana.
Cambiar la lista desplegable según un rango con nombre
Si su lista de selección se basa en un rango con nombre, los cambios que realice en los elementos existentes se reflejarán automáticamente en todos los cuadros desplegables basados en este rango con nombre. Si agrega o elimina elementos, también deberá actualizar la referencia del rango en el Administrador de nombres.
- En la hoja de trabajo que contiene su rango con nombre, agregue o elimine elementos. Recuerde organizar los elementos en el orden en que desea que aparezcan en su lista desplegable.
- Cambie la referencia al rango nombrado.
- Abre el Administrador de nombres ventana de diálogo presionando el botón Ctrl + F3 llaves juntas. O haga clic en el Pestaña Fórmulas > Administrador de nombres.
- En el Administrador de nombres cuadro de diálogo, seleccione el rango con nombre que desea actualizar y haga clic en Editar.
- Cambiar la referencia en el Se refiere a y haga clic en Aceptar.
- Haga clic en el Cerca botón para cerrar el Administrador de nombres caja de diálogo.
Consejo. Para evitar la necesidad de actualizar la referencia del rango después de expandir o contraer la lista de fuentes, tiene sentido crear un menú desplegable dinámico de Excel. En este caso, la lista desplegable se actualizará automáticamente en todas las celdas asociadas tan pronto como agregue, elimine o agregue nuevos elementos.
Editar menú desplegable creado a partir de la tabla
Para actualizar una lista desplegable creada a partir de una tabla, tiene que hacer… nada 🙂 Las tablas de Excel son dinámicas por naturaleza y se expanden automáticamente para incluir nuevos datos. En otras palabras, todos los cambios que realice en la tabla de origen se reflejan automáticamente en todas las listas desplegables relacionadas. ¡Impresionante!
Cómo agregar o eliminar rápidamente elementos en la lista desplegable
Para agrandar o reducir el menú desplegable, puede editarlo como se explica en los ejemplos anteriores. Para ahorrar tiempo, puede utilizar el siguiente truco para agregar o eliminar elementos sin cambiar la configuración de validación de datos.
Supongamos que ha creado una lista desplegable basada en el rango A3:A12:
Para agregar más elementos a la lista sin abrir el Validación de datos cuadro de diálogo, realice estos dos pasos rápidos:
- En el rango de artículos, inserte una nueva celda cuando corresponda. Para esto, seleccione la celda debajo de la posición de destino, haga clic derecho en ella, haga clic en Insertar > Desplazar celdas hacia abajoy luego haga clic en Aceptar.
El resultado es una celda en blanco recién agregada:
- En la celda insertada, escriba un nuevo elemento:
¡Eso es todo! En el Validación de datos ventana de diálogo, la referencia de rango cambia automáticamente de A3:A12 a A3:A13. Y el nuevo elemento aparece en el menú desplegable:
Consejo. A eliminar un artículo desde una lista desplegable sin actualizar la referencia del rango, en el paso 1, haga clic en Borrar > Cambiar celdas hacia arriba.
Cómo copiar la lista desplegable en Excel
Para que una lista de selección aparezca en varias celdas, simplemente puede copiarla como cualquier otro contenido de celda arrastrando el controlador de relleno a través de las celdas adyacentes o usando la tecla copiar (Ctrl+C) y pasado (Ctrl + V) atajos.
Estos métodos copian todo el contenido de una celda, incluida la validación de datos y el selección actual. Por lo tanto, es mejor usarlos cuando aún no hay ningún elemento seleccionado en el menú desplegable.
Para copiar una lista desplegable sin la selección actual, utilice la función Pegado especial para copiar únicamente la regla de validación de datos. Así es cómo:
- Seleccione la celda con la lista desplegable y presione Ctrl+C para copiarlo.
- Seleccione las celdas donde desea agregar el menú desplegable.
- Haga clic derecho en la selección, haga clic Pegado especialy luego seleccione el Validación opción.
Alternativamente, utilice el Pegado especial > Validación atajo, que es Ctrl + Alt + Ventonces norte.
- Hacer clic DE ACUERDO.
Para obtener más información, consulte Cómo copiar la validación de datos en Excel.
Cómo eliminar la lista desplegable en Excel
Si los cuadros desplegables ya no son necesarios en Excel, puede eliminarlos por completo de algunas o todas las celdas de la hoja.
Eliminar el menú desplegable de las celdas seleccionadas
Para eliminar una lista desplegable de celdas específicas, siga estos pasos:
- Seleccione las celdas de las que desea eliminar los cuadros desplegables.
- Sobre el Datos pestaña y haga clic Validación de datos.
- Sobre el Ajustes pestaña de la Validación de datos ventana de diálogo, haga clic en el Limpiar todo botón.
- Cuando termine, haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de diálogo.
Este método elimina los menús desplegables de las celdas seleccionadas, pero mantiene los valores seleccionados actualmente.
Para eliminar tanto el menú desplegable como la selección, seleccione las celdas y en el Pestaña de inicioen el Grupo de ediciónhaga clic Claro > Limpiar todo.
Eliminar la lista desplegable de todas las celdas de la hoja actual
Para eliminar una determinada lista desplegable de todas las celdas de la hoja de trabajo activa, estos son los pasos a realizar:
- Seleccione cualquier celda que contenga su lista desplegable.
- Sobre el Datos pestaña, haga clic Validación de datos.
- Sobre el Ajustes pestaña de la Validación de datos ventana, verifique el Aplique estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración caja.
Al marcar esta opción se seleccionarán automáticamente todas las celdas que hacen referencia a esta lista particular en la hoja activa.
- Haga clic en el Limpiar todo botón.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar la ventana.
Este método elimina la lista desplegable de todas las celdas de la hoja activa manteniendo los valores seleccionados actualmente. Esto no eliminará el mismo menú desplegable de otras hojas del mismo libro.
Así es como se cambian, copian y eliminan listas de selección en Excel. Ahora tiene todas las habilidades que necesita para administrar listas desplegables con facilidad, ahorrando tiempo para cosas más importantes. ¡Gracias por leer!
Libro de práctica
Cómo editar la lista desplegable en Excel – ejemplos (archivo .xlsx)
Usted también podría estar interesado en
Preguntas Frecuentes – Cómo editar, copiar y eliminar lista desplegable en Excel
1. ¿Cómo puedo editar una lista desplegable en Excel?
Para editar una lista desplegable en Excel, sigue estos pasos:
- Selecciona la celda que contiene la lista desplegable.
- Haz clic en la pestaña «Datos» en la barra de herramientas de Excel.
- Elige «Validación de datos» en el grupo «Herramientas de datos».
- En la pestaña «Configuración», verás las opciones para editar la lista desplegable.
- Realiza los cambios necesarios en la lista desplegable y haz clic en «Aceptar».
2. ¿Cómo puedo copiar una lista desplegable en Excel a otra celda o hoja de trabajo?
Si deseas copiar una lista desplegable a otra celda o hoja de trabajo en Excel, simplemente sigue estos pasos:
- Selecciona la celda con la lista desplegable que deseas copiar.
- Haz clic derecho en la celda seleccionada y elige «Copiar».
- Navega a la ubicación deseada y selecciona la celda objetivo.
- Haz clic derecho en la celda objetivo y elige «Pegar».
3. ¿Cómo puedo eliminar una lista desplegable en Excel?
Si deseas eliminar una lista desplegable en Excel, simplemente sigue los pasos a continuación:
- Selecciona la celda que contiene la lista desplegable que deseas eliminar.
- Haz clic en la pestaña «Datos» en la barra de herramientas de Excel.
- Elige «Validación de datos» en el grupo «Herramientas de datos».
- En la pestaña «Configuración», selecciona la opción «Ninguno» en la lista desplegable «Permitir».
- Haz clic en «Aceptar» para guardar los cambios y eliminar la lista desplegable.
Esperamos que estas respuestas te ayuden a editar, copiar y eliminar listas desplegables en Excel. Si deseas obtener más información y tutoriales útiles, te recomendamos visitar los siguientes recursos externos: Microsoft Support, Excel y VBA.