¿Te has encontrado alguna vez perdido entre un mar de datos en Excel, sin saber por dónde empezar a analizarlos? ¡No te preocupes! En este artículo te enseñaremos a crear y utilizar tablas dinámicas, una herramienta poderosa que transformará la manera en que interactúas con la información. Desde resumir grandes volúmenes de datos hasta desglosar información compleja de manera clara y concisa, las tablas dinámicas son imprescindibles para cualquier usuario de Excel, ya sea principiante o avanzado. Prepárate para convertirte en un maestro del análisis de datos y optimizar tu productividad con estas sencillas y efectivas técnicas. ¡Vamos a sumergirnos en el fascinante mundo de las tablas dinámicas!
Excel es una herramienta poderosa que se utiliza en muchas industrias y áreas profesionales para organizar y analizar datos de manera efectiva. Una de las características más útiles y versátiles de Excel es la tabla dinámica. ¿Te preguntas qué es una tabla dinámica y cómo puedes crear y utilizar una en Excel? ¡No busques más! En este artículo te guiaré a través del proceso de creación y uso de una tabla dinámica en Excel, para que puedas aprovechar al máximo esta valiosa herramienta y llevar tus habilidades con los datos al siguiente nivel.
En este tutorial aprenderá qué es una tabla dinámica y encontrará varios ejemplos que muestran cómo crear y usar tablas dinámicas en todas las versiones de Excel 365 hasta Excel 2007.
Si está trabajando con grandes conjuntos de datos en Excel, la tabla dinámica resulta muy útil como una forma rápida de hacer un resumen interactivo de muchos registros. Entre otras cosas, puede ordenar y filtrar automáticamente diferentes subconjuntos de datos, contar totales, calcular promedios y crear tabulaciones cruzadas.
Otro beneficio de usar tablas dinámicas es que puede configurar y cambiar la estructura de su tabla de resumen simplemente arrastrando y soltando las columnas de la tabla de origen. Esta rotación o pivote dio nombre a la característica.
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¿Qué es una tabla dinámica en Excel?
un excel Tabla dinámica es una herramienta para explorar y resumir grandes cantidades de datos, analizar totales relacionados y presentar informes resumidos diseñados para:
- Presente grandes cantidades de datos de una manera fácil de usar.
- Resumir datos por categorías y subcategorías.
- Filtre, agrupe, ordene y formatee condicionalmente diferentes subconjuntos de datos para que pueda centrarse en la información más relevante.
- Gire filas a columnas o columnas a filas (lo que se denomina «pivotar») para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.
- Datos numéricos subtotales y agregados en la hoja de cálculo.
- Amplíe o contraiga los niveles de datos y profundice para ver los detalles detrás de cualquier total.
- Presente en línea de forma concisa y atractiva sus datos o informes impresos.
Por ejemplo, es posible que tenga cientos de entradas en su hoja de trabajo con cifras de ventas de revendedores locales:
>Una forma posible de sumar esta larga lista de números mediante una o varias condiciones es utilizar fórmulas como se demuestra en los tutoriales SUMIF y SUMIFS. Sin embargo, si desea comparar varios datos sobre cada figura, utilizar una tabla dinámica es una forma mucho más eficiente. Con solo unos pocos clics del mouse, puede obtener una tabla de resumen resistente y fácilmente personalizable que suma los números por cualquier campo que desee.
>Las capturas de pantalla anteriores muestran sólo algunos de los muchos diseños posibles. Y los pasos a continuación muestran cómo puede crear rápidamente su propia tabla dinámica en todas las versiones de Excel.
Cómo hacer una tabla dinámica en Excel
Mucha gente piensa que crear una tabla dinámica es engorroso y requiere mucho tiempo. ¡Pero esto no es cierto! Microsoft ha estado perfeccionando la tecnología durante muchos años y, en las versiones modernas de Excel, los informes resumidos son fáciles de usar e increíblemente rápidos. De hecho, puedes crear tu propia tabla resumen en sólo un par de minutos. Y así es como:
1. Organice sus datos de origen
Antes de crear un informe resumido, organice sus datos en filas y columnas y luego convierta su rango de datos en una tabla de Excel. Para ello, seleccione todos los datos, vaya a la Insertar pestaña y haga clic Mesa.
Usar una tabla de Excel para los datos de origen le brinda un beneficio muy bueno: su rango de datos se vuelve «dinámico». En este contexto, un rango dinámico significa que su tabla se expandirá y reducirá automáticamente a medida que agregue o elimine entradas, por lo que no tendrá que preocuparse de que a su tabla dinámica le falten los datos más recientes.
Consejos útiles:
- Agregue encabezados únicos y significativos a sus columnas; más adelante se convertirán en nombres de campos.
- Asegúrese de que su tabla de origen no contenga filas o columnas en blanco ni subtotales.
- Para que sea más fácil mantener su tabla, puede nombrar su tabla de origen cambiando al menú Diseño pestaña y escribiendo el nombre en el Nombre de la tabla cuadro en la esquina superior derecha de su hoja de trabajo.
2. Crea una tabla dinámica
Seleccione cualquier celda en la tabla de datos de origen y luego vaya a la Insertar pestaña > Mesas grupo > Tabla dinámica.
>Esto abrirá el Crear tabla dinámica ventana. Asegúrese de que la tabla o el rango de celdas correcto esté resaltado en el Mesa/Estufa campo. Luego elija la ubicación de destino para su tabla dinámica de Excel:
- Seleccionando Nueva hoja de trabajo colocará una tabla en una nueva hoja de trabajo comenzando en la celda A1.
- Seleccionando Hoja de trabajo existente colocará su tabla en la ubicación especificada en una hoja de trabajo existente. En el Ubicación cuadro, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo
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>Al hacer clic en Aceptar, se crea una tabla dinámica en blanco en la ubicación de destino, que tendrá un aspecto similar a este:
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Consejos útiles:
- En la mayoría de los casos, tiene sentido colocar una tabla dinámica en un hoja de trabajo separadaesto está especialmente recomendado para principiantes.
- Si está creando una tabla dinámica a partir de los datos de otra hoja de trabajo o libro de trabajoincluya los nombres del libro y la hoja de trabajo usando la siguiente sintaxis [workbook_name]nombre_hoja!rango, por ejemplo, [Book1.xlsx]Hoja1!$A$1:$E$20. Alternativamente, puede hacer clic en el botón Contraer cuadro de diálogo >
- Podría ser útil crear un Tabla dinámica y Gráfico dinámico al mismo tiempo. Para hacer esto, en Excel 2013 y superior, vaya a la Insertar pestaña > Gráficos grupo, haga clic en la flecha debajo del Gráfico dinámico y luego haga clic en Gráfico dinámico y tabla dinámica. En Excel 2010 y 2007, haga clic en la flecha a continuación Tabla dinámicay luego haga clic en Gráfico dinámico.
3. Organice el diseño de su informe de tabla dinámica
El área donde trabaja con los campos de su informe resumido se llama Lista de campos de tabla dinámica. Se encuentra en la parte derecha de la hoja de trabajo y se divide en las secciones de encabezado y cuerpo:
- El Sección de campo contiene los nombres de los campos que puede agregar a su tabla. Los nombres de los archivos corresponden a los nombres de las columnas de su tabla fuente.
- El Sección de diseño contiene el Filtro de informe área, Columna Etiquetas, Etiquetas de fila área, y el Valores área. Aquí puede organizar y reorganizar los campos de su tabla.
>Los cambios que hagas en el Lista de campos de tabla dinámica se reflejan inmediatamente en su mesa.
Cómo agregar un campo a la tabla dinámica
A agregar un campo hacia Disposición sección, seleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo en la Campo sección.
>De forma predeterminada, Microsoft Excel agrega los campos al Disposición sección de la siguiente manera:
- Los campos no numéricos se agregan al Etiquetas de fila área;
- Los campos numéricos se añaden al Valores área;
- Las jerarquías de fecha y hora del procesamiento analítico en línea (OLAP) se agregan al Etiquetas de columna área.
Cómo eliminar un campo de una tabla dinámica
Para eliminar un campo determinado, puede:
- Desmarque la casilla situada junto al nombre del campo en el Campo sección del panel de tabla dinámica.
- Haga clic derecho en el campo de su tabla dinámica y luego haga clic en «Eliminar nombre_campo«.
>Cómo organizar los campos de la tabla dinámica
Puede organizar los campos en el Disposición sección de tres maneras:
>Haga clic derecho en el nombre del campo en el Campo y luego seleccione el área donde desea agregarlo:
>Haga clic en el campo en el Disposición sección para seleccionarlo. Esto también mostrará las opciones disponibles para ese campo en particular.
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4. Elija la función para el campo Valores (opcional)
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el Suma función para campos de valor numérico que coloque en el Valores área de la Lista de campos. Cuando coloca datos no numéricos (texto, fecha o booleanos) o valores en blanco en el Valores área, el Contar se aplica la función.
Pero, por supuesto, puedes elegir una función de resumen diferente si así lo deseas. En Excel 2013 y superior, haga clic derecho en el campo de valor que desea cambiar, haga clic en Resumir valores por, y elija la función de resumen que desee.
En Excel 2010 y versiones anteriores, el Resumir valores por La opción también está disponible en la cinta, en el Opciones pestaña, en la Cálculos grupo.
A continuación puede ver un ejemplo de la tabla dinámica con la Promedio función:
>Los nombres de las funciones se explican por sí solos:
- Suma: calcula la suma de los valores.
- Contar: cuenta el número de valores no vacíos (funciona como la función CONTARA).
- Promedio: calcula el promedio de los valores.
- Max: encuentra el valor más grande.
- Min: encuentra el valor más pequeño.
- Producto: calcula el producto de los valores.
Para obtener funciones más específicas, haga clic en Resumir valores por > Mas opciones… Puede encontrar la lista completa de funciones resumidas disponibles y sus descripciones detalladas. aquí.
5. Mostrar diferentes cálculos en los campos de valor (opcional)
Las tablas dinámicas de Excel proporcionan una característica más útil que le permite presentar valores de diferentes maneras, por ejemplo mostrar totales como porcentaje o valores de clasificación de menor a mayor y viceversa. La lista completa de opciones de cálculo está disponible. aquí.
Esta característica se llama Mostrar valores como y se puede acceder a él haciendo clic derecho en el campo de la tabla en Excel 2013 y versiones posteriores. En Excel 2010 y versiones anteriores, también puede encontrar esta opción en la Opciones pestaña, en la Cálculos grupo.
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Consejo. El Mostrar valores como Esta característica puede resultar especialmente útil si agrega el mismo campo más de una vez y muestra, por ejemplo, las ventas totales y las ventas como porcentaje del total al mismo tiempo. Ver un ejemplo de tal mesa.
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Richard david: ¡Me encantó el artículo! Aprender a usar tablas dinámicas me cambió la vida. Recuerdo que cuando empecé en mi trabajo anterior, me costó un montón organizar los datos, pero con una tabla dinámica, todo se volvió mucho más fácil y rápido. Ahora no puedo vivir sin ellas en mis informes.
Cabelhsxm: ¡Totalmente de acuerdo, chicos! Al principio, también me daba pánico, pero una vez que entendí cómo funcionaban las tablas dinámicas, sentí que tenía superpoderes para manejar los datos. Recuerdo la primera vez que hice un estudio de ventas y vi todo tan claro; fue un antes y un después en mi trabajo. Ahora las uso para todo, son un verdadero salvavidas. ¡Gracias por compartir este artículo!
Urkiola: ¡Totalmente de acuerdo, Richard! Las tablas dinámicas son una maravilla. Cuando empecé a usarlas, me di cuenta de cuánto tiempo ahorraba en mis reportes y análisis. Al principio las miraba con miedo, pero ahora son lo primero que busco al trabajar con grandes cantidades de datos. ¡Son un must!
Stilografx: ¡Sí, sí, sí! Yo también solía pensar que eran súper complicadas, pero una vez que hice mi primer gráfico con una tabla dinámica, sentí que el mundo se me abría. La última vez, logré analizar unos datos de ventas en minutos y fue increíble. ¡Ahora no puedo vivir sin ellas!
Cantudo: ¡Exacto, Urkiola y Richard! Yo también tenía un poco de temor al principio, pero una vez que le agarré el truco, fue como descubrir el oro. La primera vez que hice un análisis con una tabla dinámica, me quedé sorprendido de lo sencillo que era comparar datos. Ahora es mi salvación cuando tengo que presentar información. Sin duda, son una herramienta esencial.