Cómo crear y usar una tabla dinámica en Excel

Excel es una herramienta poderosa que se utiliza en muchas industrias y áreas profesionales para organizar y analizar datos de manera efectiva. Una de las características más útiles y versátiles de Excel es la tabla dinámica. ¿Te preguntas qué es una tabla dinámica y cómo puedes crear y utilizar una en Excel? ¡No busques más! En este artículo te guiaré a través del proceso de creación y uso de una tabla dinámica en Excel, para que puedas aprovechar al máximo esta valiosa herramienta y llevar tus habilidades con los datos al siguiente nivel.

En este tutorial aprenderá qué es una tabla dinámica y encontrará varios ejemplos que muestran cómo crear y usar tablas dinámicas en todas las versiones de Excel 365 hasta Excel 2007.

Si está trabajando con grandes conjuntos de datos en Excel, la tabla dinámica resulta muy útil como una forma rápida de hacer un resumen interactivo de muchos registros. Entre otras cosas, puede ordenar y filtrar automáticamente diferentes subconjuntos de datos, contar totales, calcular promedios y crear tabulaciones cruzadas.

Otro beneficio de usar tablas dinámicas es que puede configurar y cambiar la estructura de su tabla de resumen simplemente arrastrando y soltando las columnas de la tabla de origen. Esta rotación o pivote dio nombre a la característica.

¿Qué es una tabla dinámica en Excel?

un excel Tabla dinámica es una herramienta para explorar y resumir grandes cantidades de datos, analizar totales relacionados y presentar informes resumidos diseñados para:

  • Presente grandes cantidades de datos de una manera fácil de usar.
  • Resumir datos por categorías y subcategorías.
  • Filtre, agrupe, ordene y formatee condicionalmente diferentes subconjuntos de datos para que pueda centrarse en la información más relevante.
  • Gire filas a columnas o columnas a filas (lo que se denomina «pivotar») para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.
  • Datos numéricos subtotales y agregados en la hoja de cálculo.
  • Amplíe o contraiga los niveles de datos y profundice para ver los detalles detrás de cualquier total.
  • Presente en línea de forma concisa y atractiva sus datos o informes impresos.

Por ejemplo, es posible que tenga cientos de entradas en su hoja de trabajo con cifras de ventas de revendedores locales:
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Una forma posible de sumar esta larga lista de números mediante una o varias condiciones es utilizar fórmulas como se demuestra en los tutoriales SUMIF y SUMIFS. Sin embargo, si desea comparar varios datos sobre cada figura, utilizar una tabla dinámica es una forma mucho más eficiente. Con solo unos pocos clics del mouse, puede obtener una tabla de resumen resistente y fácilmente personalizable que suma los números por cualquier campo que desee.
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Las capturas de pantalla anteriores muestran sólo algunos de los muchos diseños posibles. Y los pasos a continuación muestran cómo puede crear rápidamente su propia tabla dinámica en todas las versiones de Excel.

Cómo hacer una tabla dinámica en Excel

Mucha gente piensa que crear una tabla dinámica es engorroso y requiere mucho tiempo. ¡Pero esto no es cierto! Microsoft ha estado perfeccionando la tecnología durante muchos años y, en las versiones modernas de Excel, los informes resumidos son fáciles de usar e increíblemente rápidos. De hecho, puedes crear tu propia tabla resumen en sólo un par de minutos. Y así es como:

1. Organice sus datos de origen

Antes de crear un informe resumido, organice sus datos en filas y columnas y luego convierta su rango de datos en una tabla de Excel. Para ello, seleccione todos los datos, vaya a la Insertar pestaña y haga clic Mesa.

Usar una tabla de Excel para los datos de origen le brinda un beneficio muy bueno: su rango de datos se vuelve «dinámico». En este contexto, un rango dinámico significa que su tabla se expandirá y reducirá automáticamente a medida que agregue o elimine entradas, por lo que no tendrá que preocuparse de que a su tabla dinámica le falten los datos más recientes.

Consejos útiles:

  • Agregue encabezados únicos y significativos a sus columnas; más adelante se convertirán en nombres de campos.
  • Asegúrese de que su tabla de origen no contenga filas o columnas en blanco ni subtotales.
  • Para que sea más fácil mantener su tabla, puede nombrar su tabla de origen cambiando al menú Diseño pestaña y escribiendo el nombre en el Nombre de la tabla cuadro en la esquina superior derecha de su hoja de trabajo.

2. Crea una tabla dinámica

Seleccione cualquier celda en la tabla de datos de origen y luego vaya a la Insertar pestaña > Mesas grupo > Tabla dinámica.
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Esto abrirá el Crear tabla dinámica ventana. Asegúrese de que la tabla o el rango de celdas correcto esté resaltado en el Mesa/Estufa campo. Luego elija la ubicación de destino para su tabla dinámica de Excel:

  • Seleccionando Nueva hoja de trabajo colocará una tabla en una nueva hoja de trabajo comenzando en la celda A1.
  • Seleccionando Hoja de trabajo existente colocará su tabla en la ubicación especificada en una hoja de trabajo existente. En el Ubicación cuadro, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo Cómo crear y usar una tabla dinámica en Excel para elegir la primera celda donde desea colocar su tabla.

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Al hacer clic en Aceptar, se crea una tabla dinámica en blanco en la ubicación de destino, que tendrá un aspecto similar a este:
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Consejos útiles:

  • En la mayoría de los casos, tiene sentido colocar una tabla dinámica en un hoja de trabajo separadaesto está especialmente recomendado para principiantes.
  • Si está creando una tabla dinámica a partir de los datos de otra hoja de trabajo o libro de trabajoincluya los nombres del libro y la hoja de trabajo usando la siguiente sintaxis [workbook_name]nombre_hoja!rango, por ejemplo, [Book1.xlsx]Hoja1!$A$1:$E$20. Alternativamente, puede hacer clic en el botón Contraer cuadro de diálogo Cómo crear y usar una tabla dinámica en Excel y seleccione una tabla o rango de celdas en otro libro con el mouse.
  • Podría ser útil crear un Tabla dinámica y Gráfico dinámico al mismo tiempo. Para hacer esto, en Excel 2013 y superior, vaya a la Insertar pestaña > Gráficos grupo, haga clic en la flecha debajo del Gráfico dinámico y luego haga clic en Gráfico dinámico y tabla dinámica. En Excel 2010 y 2007, haga clic en la flecha a continuación Tabla dinámicay luego haga clic en Gráfico dinámico.

3. Organice el diseño de su informe de tabla dinámica

El área donde trabaja con los campos de su informe resumido se llama Lista de campos de tabla dinámica. Se encuentra en la parte derecha de la hoja de trabajo y se divide en las secciones de encabezado y cuerpo:

  • El Sección de campo contiene los nombres de los campos que puede agregar a su tabla. Los nombres de los archivos corresponden a los nombres de las columnas de su tabla fuente.
  • El Sección de diseño contiene el Filtro de informe área, Columna Etiquetas, Etiquetas de fila área, y el Valores área. Aquí puede organizar y reorganizar los campos de su tabla.

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Los cambios que hagas en el Lista de campos de tabla dinámica se reflejan inmediatamente en su mesa.

Cómo agregar un campo a la tabla dinámica

A agregar un campo hacia Disposición sección, seleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo en la Campo sección.
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De forma predeterminada, Microsoft Excel agrega los campos al Disposición sección de la siguiente manera:

  • Los campos no numéricos se agregan al Etiquetas de fila área;
  • Los campos numéricos se añaden al Valores área;
  • Las jerarquías de fecha y hora del procesamiento analítico en línea (OLAP) se agregan al Etiquetas de columna área.

Cómo eliminar un campo de una tabla dinámica

Para eliminar un campo determinado, puede:

  • Desmarque la casilla situada junto al nombre del campo en el Campo sección del panel de tabla dinámica.
  • Haga clic derecho en el campo de su tabla dinámica y luego haga clic en «Eliminar nombre_campo«.

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Cómo organizar los campos de la tabla dinámica

Puede organizar los campos en el Disposición sección de tres maneras:

  1. Arrastrar y soltar campos entre las 4 zonas de la Disposición sección utilizando el ratón. Alternativamente, haga clic y mantenga presionado el nombre del campo en el Campo sección y luego arrástrelo a un área en la Disposición sección: esto eliminará el campo del área actual en el Disposición sección y colóquelo en la nueva área.
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  2. Haga clic derecho en el nombre del campo en el Campo y luego seleccione el área donde desea agregarlo:
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  3. Haga clic en el campo en el Disposición sección para seleccionarlo. Esto también mostrará las opciones disponibles para ese campo en particular.
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4. Elija la función para el campo Valores (opcional)

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el Suma función para campos de valor numérico que coloque en el Valores área de la Lista de campos. Cuando coloca datos no numéricos (texto, fecha o booleanos) o valores en blanco en el Valores área, el Contar se aplica la función.

Pero, por supuesto, puedes elegir una función de resumen diferente si así lo deseas. En Excel 2013 y superior, haga clic derecho en el campo de valor que desea cambiar, haga clic en Resumir valores por, y elija la función de resumen que desee.

En Excel 2010 y versiones anteriores, el Resumir valores por La opción también está disponible en la cinta, en el Opciones pestaña, en la Cálculos grupo.

A continuación puede ver un ejemplo de la tabla dinámica con la Promedio función:
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Los nombres de las funciones se explican por sí solos:

  • Suma: calcula la suma de los valores.
  • Contar: cuenta el número de valores no vacíos (funciona como la función CONTARA).
  • Promedio: calcula el promedio de los valores.
  • Max: encuentra el valor más grande.
  • Min: encuentra el valor más pequeño.
  • Producto: calcula el producto de los valores.

Para obtener funciones más específicas, haga clic en Resumir valores por > Mas opciones… Puede encontrar la lista completa de funciones resumidas disponibles y sus descripciones detalladas. aquí.

5. Mostrar diferentes cálculos en los campos de valor (opcional)

Las tablas dinámicas de Excel proporcionan una característica más útil que le permite presentar valores de diferentes maneras, por ejemplo mostrar totales como porcentaje o valores de clasificación de menor a mayor y viceversa. La lista completa de opciones de cálculo está disponible. aquí.

Esta característica se llama Mostrar valores como y se puede acceder a él haciendo clic derecho en el campo de la tabla en Excel 2013 y versiones posteriores. En Excel 2010 y versiones anteriores, también puede encontrar esta opción en la Opciones pestaña, en la Cálculos grupo.
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Consejo. El Mostrar valores como Esta característica puede resultar especialmente útil si agrega el mismo campo más de una vez y muestra, por ejemplo, las ventas totales y las ventas como porcentaje del total al mismo tiempo. Ver un ejemplo de tal mesa.

Así es como se crean tablas dinámicas en Excel. Y ahora es el momento de experimentar un poco con los campos para elegir el diseño que mejor se adapte a su conjunto de datos.

Trabajar con la lista de campos de la tabla dinámica

El panel Tabla dinámica, que formalmente se llama Lista de campos de tabla dinámica, es la herramienta principal que utiliza para organizar su tabla resumen exactamente como desea. Para que su trabajo con los campos sea más cómodo, es posible que desee personalizar el panel a su gusto.

Cambiar la vista de la lista de campos

Si desea cambiar cómo se muestran las secciones en el Lista de campohaga clic en el Herramientas y elija su diseño preferido.
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Tú también puedes cambiar el tamaño el panel horizontalmente arrastrando la barra (divisor) que separa el panel de la hoja de trabajo.

Cerrar y abrir el panel de tabla dinámica

Cerrando el Lista de campos de tabla dinámica es tan fácil como hacer clic en Cerca botón (X) en la esquina superior derecha del panel. Hacer que vuelva a aparecer no es tan obvio 🙂

Para volver a mostrar la lista de campos, haga clic derecho en cualquier lugar de la tabla y luego seleccione Mostrar lista de campos desde el menú contextual.
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También puede hacer clic en Lista de campo botón en la cinta, que se encuentra en la Analizar / Opciones pestaña, en la Espectáculo grupo.
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Uso de tablas dinámicas recomendadas

Como acabas de ver, crear una tabla dinámica en Excel es fácil. Sin embargo, las versiones modernas de Excel van un paso más allá y permiten crear automáticamente el informe más adecuado para sus datos de origen. Todo lo que tienes que hacer son 4 clics del mouse:

  1. Haga clic en cualquier celda de su rango de celdas o tabla de origen.
  2. Sobre el Insertar pestaña, haga clic Tablas dinámicas recomendadas. Microsoft Excel mostrará inmediatamente algunos diseños, según sus datos.
  3. En el Tablas dinámicas recomendadas En el cuadro de diálogo, haga clic en un diseño para ver su vista previa.
  4. Si está satisfecho con la vista previa, haga clic en el botón Aceptar y agregue una tabla dinámica a una nueva hoja de trabajo.
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Como puede ver en la captura de pantalla anterior, Excel pudo sugerir solo un par de diseños básicos para mis datos de origen, que son muy inferiores a las tablas dinámicas que creamos manualmente hace un momento. Por supuesto, esto es sólo mi opinión y soy parcial, ya sabes 🙂

En general, utilizar la tabla dinámica recomendada es una forma rápida de comenzar, especialmente cuando tiene muchos datos y no está seguro de por dónde empezar.

Cómo utilizar la tabla dinámica en Excel

Ahora que conoce los conceptos básicos, puede navegar hasta la Analizar y Diseño pestañas de la Herramientas de tabla dinámica en Excel 2013 y superior, (Opciones y Diseño pestañas en Excel 2010 y 2007) para explorar los grupos y opciones que se ofrecen allí. Estas pestañas estarán disponibles tan pronto como haga clic en cualquier lugar de su tabla.
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También puede acceder a opciones y funciones que están disponibles para un elemento específico haciendo clic derecho sobre él.

Cómo diseñar y mejorar la tabla dinámica

Una vez que haya creado una tabla dinámica basada en sus datos de origen, es posible que desee perfeccionarla aún más para realizar un análisis de datos potente.

Para mejorar el diseño de la mesa, dirígete a la Diseño pestaña donde encontrará muchos estilos predefinidos. Para crear su propio estilo, haga clic en Más botón en el Estilos de tabla dinámica galería y luego haga clic en «Nuevo estilo de tabla dinámica…».

Para personalizar el diseño de un determinado campo, haga clic en ese campo, luego haga clic en el Configuración de campo botón en el Analizar pestaña en Excel 2013 y superior (Opciones pestaña en Excel 2010 y 2007). Alternativamente, puede hacer clic derecho en el campo y elegir Configuración de campo desde el menú contextual.

La siguiente captura de pantalla muestra un nuevo diseño y disposición para nuestra tabla dinámica en Excel 2013.
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Cómo deshacerse de los encabezados «Etiquetas de fila» y «Etiquetas de columna»

Cuando crea una tabla dinámica, Excel aplica la Compacto diseño por defecto. Este diseño muestra «Etiquetas de fila» y «Etiquetas de columna» como títulos de las tablas. De acuerdo, estos no son títulos muy significativos, especialmente para los principiantes.

Una manera fácil de deshacerse de estos títulos ridículos es cambiar del diseño Compacto a Esquema o Tabular. Para hacer esto, vaya al Diseño pestaña de la cinta, haga clic en Diseño del informe menú desplegable y elija Mostrar en forma de esquema o Mostrar en forma tabular.
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Esto mostrará los nombres de los campos reales, como ve en la tabla de la derecha, lo cual tiene mucho más sentido.
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Otra solución es acudir al Analizar (Opciones), haga clic en la pestaña Opciones botón, cambie al Mostrar pestaña y desmarque «Mostrar títulos de campos y menús desplegables de filtros«cuadro. Sin embargo, esto eliminará todos los títulos de campo, así como los menús desplegables de filtro en su tabla.

Cómo actualizar una tabla dinámica en Excel

Aunque un informe de tabla dinámica está conectado a sus datos de origen, le sorprenderá saber que Excel no lo actualiza automáticamente. Puede obtener actualizaciones de datos realizando una operación de actualización manualmente o haciendo que se actualice automáticamente cuando abra el libro.

Actualizar los datos de la tabla dinámica manualmente

  1. Haga clic en cualquier lugar de su tabla.
  2. Sobre el Analizar pestaña (Opciones pestaña en versiones anteriores), en la Datos grupo, haga clic en el Actualizar botón, o presione ALT+F5.

    Alternativamente, puede hacer clic derecho en la tabla y elegir Actualizar desde el menú contextual.
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Para actualizar todas las tablas dinámicas de su libro de trabajo, haga clic en Actualizar flecha del botón y luego haga clic en Refrescar todo.

Nota. Si el formato de su tabla dinámica cambia después de la actualización, asegúrese de que «Ancho de columna de ajuste automático al actualizar» y «Preservar el formato de celda al actualizar» Se seleccionan las opciones. Para comprobar esto, haga clic en el Analizar (Opciones) pestaña > Tabla dinámica grupo > Opciones botón. En el Opciones de tabla dinámica cuadro de diálogo, cambie al Diseño y formato pestaña y encontrará estas casillas de verificación allí.

Después de iniciar una actualización, puede revisar el estado o Cancelar si has cambiado de opinión. Simplemente haga clic en el Actualizar flecha del botón y luego haga clic en Actualizar estado o Cancelar Actualizar.

Actualizar una tabla dinámica automáticamente al abrir el libro

  1. Sobre el Analizar / Opciones pestaña, en la Tabla dinámica grupo, haga clic Opciones > Opciones.
  2. En el Opciones de tabla dinámica cuadro de diálogo, vaya a la Datos y seleccione la pestaña Actualizar datos al abrir el archivo casilla de verificación.
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Cómo mover una tabla dinámica a una nueva ubicación

Si desea mover su tabla a un nuevo libro de trabajo, la hoja de trabajo es otra área de la hoja actual, diríjase a Analizar pestaña (Opciones en Excel 2010 y versiones anteriores) y haga clic en el Mover tabla dinámica botón en el Comportamiento grupo. Seleccione un nuevo destino y haga clic DE ACUERDO.
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Cómo eliminar una tabla dinámica de Excel

Si ya no necesita un determinado informe resumido, puede eliminarlo de varias formas.

  • Si su mesa reside en un hoja de trabajo separadasimplemente elimine esa hoja.
  • Si su tabla se encuentra junto con otros datos en una hoja, seleccione toda la tabla dinámica con el mouse y presione el botón Borrar llave.
  • Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica que desee eliminar, vaya a Analizar pestaña (Opciones pestaña en Excel 2010 y versiones anteriores) > Comportamiento grupo, haga clic en la pequeña flecha debajo del Seleccionar botón, elija Tabla dinámica completay luego presione Borrar.

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Nota. Si algún gráfico de tabla dinámica está asociado con su tabla, eliminar la tabla dinámica la convertirá en un gráfico estándar que ya no se puede girar ni actualizar.

Ejemplos de tablas dinámicas

Las capturas de pantalla siguientes muestran algunos diseños posibles de tablas dinámicas para los mismos datos de origen que podrían ayudarle a empezar por el camino correcto. No dude en descargar obtienen una experiencia práctica.

Ejemplo 1 de tabla dinámica: tabla bidimensional

  • Sin filtro
  • Filas: Producto, Revendedor
  • Columnas: Meses
  • Valores: Ventas

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Ejemplo de tabla dinámica 2: tabla tridimensional

  • Filtro: Mes
  • Filas: Revendedor
  • Columnas: Producto
  • Valores: Ventas

Esta tabla dinámica le permite filtrar el informe por mes.
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Ejemplo 3 de tabla dinámica: un campo se muestra dos veces: como total y como porcentaje del total

  • Sin filtro
  • Filas: Producto, Revendedor
  • Valores: SUMA de Ventas, % de Ventas

Este informe resumido muestra las ventas totales y las ventas como porcentaje del total al mismo tiempo.
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Esperamos que este tutorial de tabla dinámica haya sido un buen punto de partida para usted. Si desea conocer las funciones y capacidades avanzadas de las tablas dinámicas de Excel, consulte los enlaces a continuación. ¡Y gracias por leer!

Descargas disponibles:

Ejemplos de tablas dinámicas

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Cómo crear y usar una tabla dinámica en Excel – Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre cómo crear y usar una tabla dinámica en Excel

1. ¿Qué es una tabla dinámica en Excel?

Una tabla dinámica es una herramienta poderosa de Excel que te permite analizar grandes cantidades de datos de manera rápida y eficiente. Permite resumir, organizar y manipular datos para obtener información relevante.

2. ¿Cómo puedo crear una tabla dinámica en Excel?

Para crear una tabla dinámica en Excel, debes seguir estos pasos:

  1. Selecciona los datos que deseas incluir en la tabla dinámica.
  2. Haz clic en la pestaña «Insertar» en la barra de herramientas de Excel.
  3. Haz clic en el botón «Tabla dinámica» y selecciona el rango de datos.
  4. Selecciona la ubicación donde deseas insertar la tabla dinámica.
  5. Configura las filas, columnas y valores que deseas incluir en la tabla dinámica.
  6. Haz clic en «Aceptar» y ¡listo! Tu tabla dinámica se creará.

3. ¿Cómo puedo personalizar una tabla dinámica en Excel?

Excel ofrece varias opciones para personalizar una tabla dinámica. Puedes:

  • Agregar campos: Puedes arrastrar campos adicionales a filas, columnas o valores para incluir más información en la tabla dinámica.
  • Aplicar filtros: Puedes filtrar los datos de la tabla dinámica para mostrar solo la información relevante.
  • Cambiar diseño: Puedes cambiar el diseño de la tabla dinámica para mejorar la visualización de los datos.
  • Crear cálculos personalizados: Puedes utilizar fórmulas para crear cálculos personalizados basados en los datos de la tabla dinámica.

4. ¿Cómo puedo actualizar una tabla dinámica en Excel?

Para actualizar una tabla dinámica en Excel, simplemente haz clic derecho dentro de la tabla y selecciona «Actualizar» o presiona F5 en tu teclado. Los datos se actualizarán de acuerdo con los cambios realizados en la fuente de datos.

5. ¿Dónde puedo encontrar más información sobre tablas dinámicas en Excel?

Puedes encontrar más información y tutoriales detallados sobre cómo crear y usar tablas dinámicas en Excel en los siguientes recursos:

Esperamos haber respondido tus preguntas frecuentes sobre cómo crear y usar una tabla dinámica en Excel. Si tienes más dudas, déjanos un comentario y estaremos encantados de ayudarte.


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