Cómo crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo

Si eres una persona que trabaja con gran cantidad de datos en Excel, seguramente has enfrentado la dificultad de tener que combinar información de diferentes hojas de trabajo en una sola tabla dinámica. Afortunadamente, existe una manera sencilla y eficiente de hacerlo. En este artículo, te mostraremos paso a paso cómo crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo. No importa si eres principiante en Excel o si ya tienes experiencia, este tutorial te ayudará a optimizar tu trabajo y aprovechar al máximo las funcionalidades de esta potente herramienta. ¡No te lo pierdas!

Con una tabla dinámica, resume sus datos en unos segundos. Puede crear informes, analizar datos y compartirlos fácilmente con otros.

Esa es la belleza de las tablas dinámicas.

Normalmente, cuando crea una tabla dinámica, puede seleccionar datos de origen de una sola tabla en una hoja de trabajo, ya que Excel no le permite hacer referencia a diferentes hojas de trabajo.

Pero a veces sucede que necesitamos utilizar los datos de origen de varias hojas de trabajo para crear una tabla dinámica.

Por eso, hoy me gustaría compartir con ustedes pasos sencillos para usar varias hojas de trabajo en una tabla dinámica.

¡El problema!

Supongamos que desea analizar los datos de ventas de su empresa y extrae los datos anuales de los últimos 4 años.

Así es como se obtiene el volcado de datos en Excel.

Cómo crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo

Tenga en cuenta que los datos de las 4 hojas son diferentes, pero la estructura es exactamente la misma, es decir, el mismo número de columnas y encabezado.

Ahora, para analizar estos datos, necesita crear un único informe de tabla dinámica a partir de estas múltiples hojas.

Algunos de los métodos comunes son:

  1. Copie y pegue datos manualmente de cada hoja y cree un único conjunto de datos en una hoja nueva.
  2. Utilice un código VBA para consolidar automáticamente datos de varias hojas.
  3. O puede consolidar varias hojas de trabajo en una sola hoja de trabajo utilizando la opción de consolidación de Excel.

Pero la cuestión es que estos métodos requieren codificación, copiar y pegar o son repetitivos.

La solución

Aquí voy a discutir un nuevo método que utiliza la consulta de Microsoft que es dinámico, sólido y simple.

Créeme, ¡te encantará!

Al utilizar la consulta de Microsoft, puede crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo.

Descargue este archivo de datos para seguirlo.

Pasos para crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo

Aquí tenemos pasos simples que puede seguir y antes de eso, descargue este archivo desde aquí para seguirlo.

  • En primer lugar, seleccione todos los datos de cada hoja y asígneles un nombre.
    • Datos de 2005 denominados como – Año2005
    • Datos de 2006 denominados como – Año2006
    • Datos de 2007 denominados como – Año2007
    • Datos de 2007 denominados como – Año2007
  • Después de eso, aplique tablas de datos a todos los datos en cuatro hojas de trabajo.
    • Seleccione cualquier celda en el rango de datos.
    • Utilice Ctrl + T para convertir los datos de cada hoja en una tabla.
    • Asegúrese de que «Mi tabla tiene encabezados» esté marcado cada vez.
    • Repita esto durante los 4 años (hojas).
  • Comencemos a consolidar estos datos en una hoja nueva (atajo para agregar una hoja nueva: Shift + F11).
  • En la pestaña Datos, haga clic en «De otras fuentes» -> Elija «De Microsoft Query».
  • En el cuadro elegir fuente de datos:
    • Haga clic en Archivos de Excel y luego presione Aceptar.
    • Seleccione la ruta de su archivo de Excel y luego seleccione su archivo y haga clic en Aceptar.
    • Los rangos nombrados aparecerán en el cuadro ‘Asistente de consultas: elegir columnas’.
  • En el Asistente de consultas:
    • Arrastre cada rango con nombre (usando el botón de flecha) a las ‘Columnas en su área de consulta’.
    • Haga clic en Siguiente – Olvídese del error.
    • Y haga clic en Aceptar
  • Ahora que tenemos todos los datos en nuestro editor de consultas, lo único que queda es combinar los datos de todos los rangos nombrados. Para hacer eso, haga clic en el pequeño botón SQL.
  • En el cuadro SQL, elimine todo el texto, escriba una nueva consulta y haga clic en Aceptar.

Seleccione * del año 2005
unión todos
Seleccione * del año 2006
unión todos
Seleccione * del año 2007
unión todos
Seleccione * del año 2008

  • Ahora, la tabla que aparece en pantalla tiene los datos de las 4 hojas.
  • Todo lo que tenemos que hacer es ir a la pestaña Archivo e importar esa tabla a Excel.
  • Al final, importe los datos nuevamente para Excel como una tabla dinámica.
    • Desde el menú Archivo -> haga clic en Devolver datos a Microsoft Excel.
    • Puedes ver que en total (de las 4 hojas) tenemos 592 registros.
    • Además, si agrega más datos a cualquiera de las 4 hojas, la tabla dinámica se actualizará tan pronto como la actualice.

NOTA: Las tablas dinámicas son una de las HABILIDADES INTERMEDIAS DE EXCEL.

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Cómo crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo – Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes – Cómo crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo

1. ¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una herramienta muy útil en Excel que permite analizar, resumir y presentar grandes volúmenes de datos de manera organizada y comprensible.

2. ¿Por qué utilizar varias hojas de trabajo?

Al utilizar varias hojas de trabajo, puedes organizar mejor tus datos y realizar comparaciones más complejas. Además, si tus datos se encuentran en diferentes hojas de un mismo libro de Excel, podrás crear una tabla dinámica que abarque todas ellas.

3. ¿Cómo crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo?

Para crear una tabla dinámica a partir de varias hojas de trabajo en Excel, sigue los siguientes pasos:

  1. Asegúrate de tener tus datos organizados en diferentes hojas de trabajo.
  2. Selecciona la primera hoja de trabajo que deseas incluir en la tabla dinámica.
  3. Haz clic en la pestaña «Insertar» en la barra de herramientas de Excel.
  4. Selecciona «Tabla Dinámica» en el grupo «Tablas».
  5. En el cuadro de diálogo que aparece, elige «Consolidar rangos».
  6. Haz clic en el botón «Agregar» y selecciona la siguiente hoja de trabajo.
  7. Repite el paso anterior para incluir todas las hojas de trabajo deseadas.
  8. Ajusta las opciones de configuración según tus necesidades.
  9. Finalmente, haz clic en «Aceptar» para crear tu tabla dinámica.

4. ¿Qué opciones de configuración puedo ajustar al crear una tabla dinámica?

Al crear una tabla dinámica, podrás ajustar diversas opciones, como seleccionar las columnas o filas que deseas incluir, aplicar funciones de resumen (suma, promedio, etc.), filtrar datos y personalizar el diseño de la tabla.

5. ¿Dónde puedo obtener más información sobre tablas dinámicas en Excel?

Si deseas obtener más información sobre cómo trabajar con tablas dinámicas en Excel, puedes visitar:

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