¿Te gustaría simplificar la entrada de datos en tus hojas de cálculo de Excel y, al mismo tiempo, hacerlas más atractivas y funcionales? Crear una lista desplegable puede ser la solución perfecta para ti. En este artículo, te guiaremos paso a paso en el proceso de diseñar listas desplegables dinámicas, editables y con capacidad de búsqueda. Ya sea que estés organizando un inventario, gestionando tareas o simplemente buscando hacer tus hojas de cálculo más interactivas, aprenderás a transformar tu experiencia con Excel y a impulsar tu productividad. ¡Sigue leyendo y descubre lo fácil que es llevar tus habilidades en Excel al siguiente nivel!
Excel es una herramienta ampliamente utilizada en el mundo laboral y académico para la organización y manipulación de datos. Una de las funcionalidades más útiles y versátiles que ofrece es la capacidad de crear listas desplegables. En este artículo, te mostraremos cómo crear una lista desplegable en Excel de forma dinámica, editable y con una opción de búsqueda. Con estos consejos y trucos, podrás mejorar la eficiencia de tu trabajo y facilitar la navegación de tus hojas de cálculo. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo!
El tutorial muestra cómo hacer una lista desplegable en Excel con pasos simples: desde un rango de celdas, rango con nombre, tabla de Excel, otra hoja. También aprenderá cómo hacer que un menú desplegable de Excel sea dinámico, editable y con capacidad de búsqueda.
Microsoft Excel es bueno para organizar y analizar datos complejos. Una de sus características más útiles es la capacidad de crear menús desplegables, que permiten a los usuarios seleccionar un elemento de una lista predefinida. Los menús desplegables pueden hacer que la entrada de datos sea más rápida, más precisa y más consistente. Este artículo le mostrará algunas formas diferentes de crear un menú desplegable en Excel.
lista desplegable de excel
lista desplegable de exceltambién conocido como caja desplegable o Menú desplegable, se utiliza para ingresar datos en una hoja de cálculo desde una lista de elementos predefinidos. Cuando selecciona una celda que contiene la lista, aparece una pequeña flecha al lado de la celda, por lo que debe hacer clic en ella para realizar una selección.
El objetivo principal de utilizar listas desplegables en Excel es limitar la cantidad de opciones disponibles para el usuario. Aparte de eso, un menú desplegable evita errores ortográficos y hace que la entrada de datos sea más rápida y consistente.
>
Cómo crear una lista desplegable en Excel
Para crear una lista desplegable en Excel, utilice la función Validación de datos. Aquí están los pasos:
- En el Permitir cuadro, seleccione Lista.
- En el Fuente , escriba los elementos separados por una coma con o sin espacios. O seleccione un rango de celdas en la hoja que contiene los elementos.
- Asegúrate que Cuadro desplegable en la celda está marcado (predeterminado); de lo contrario, la flecha desplegable no aparecerá junto a la celda.
- Seleccione o borre la ignorar en blanco opción dependiendo de cómo desee manejar las celdas vacías.
- Cuando termine, haga clic en Aceptar.
¡Felicidades! Ha creado con éxito una lista desplegable simple en Excel. Ahora, sus usuarios pueden hacer clic en una flecha al lado de una celda y luego seleccionar la entrada que desean.
>
A lista desplegable de valores separados por comas funciona bien para listas de validación de datos pequeñas que es poco probable que cambien alguna vez. Para listas actualizadas con frecuencia, será mejor que utilice un rango o mesa para la fuente. A continuación se detallan las instrucciones paso a paso para cada método.
Consejo. Para acelerar la entrada de datos en sus hojas de Excel, también puede utilizar un formulario de entrada de datos.
Crear menú desplegable a partir de un rango de celdas
Para insertar una lista desplegable basada en los valores ingresados en un rango de celdas, siga estos pasos:
>
Ventajas: Puede modificar su lista desplegable realizando cambios en el rango de referencia sin tener que editar la lista de validación de datos.
Desventajas: Para agregar o eliminar elementos, deberá actualizar el Fuente referencia de rango.
Insertar lista desplegable de un rango con nombre
Inicialmente, este método de crear una lista de validación de datos de Excel lleva un poco más de tiempo, pero puede ahorrar aún más tiempo a largo plazo.
Consejo. Es una buena idea ordenar los elementos alfabéticamente o en el orden personalizado que desee que aparezcan en el menú desplegable.
Como ejemplo, creemos un rango llamado Ingredientes: 
>
- En el Permitir cuadro, seleccione Lista.
- En el Fuente , escriba un signo igual seguido del nombre del rango. En nuestro caso, es =Ingredientes.
- Hacer clic DE ACUERDO.
>
Nota. Si su rango con nombre tiene al menos un celda en blancodejándo el ignorar en blanco El cuadro seleccionado permite escribir cualquier valor en la celda validada.
Ventajas: si inserta varios menús desplegables en diferentes hojas, los rangos con nombre harán que sean mucho más fáciles de identificar y administrar.
Desventajas: Lleva un poco más de tiempo configurarlo.
Crear menú desplegable desde una tabla de Excel
En lugar de utilizar un rango con nombre, puede colocar los datos de origen en una tabla de Excel completamente funcional. ¿Por qué querrías utilizar una mesa? En primer lugar, porque te permite crear una lista desplegable dinámica expandible que se actualiza automáticamente a medida que agrega o elimina elementos a/de la tabla.
Para crear un menú desplegable dinámico desde una tabla de Excel, siga estos pasos:
=INDIRECT(«Table_name[Column_name]»)
Para este ejemplo, estamos creando un menú desplegable a partir de la columna denominada Ingredientes en Tabla 1:
=INDIRECT(«Table1[Ingredients]»)
>
Ventajas: Manera fácil y rápida de insertar un menú desplegable dinámico expandible en Excel.
Desventajas: Extraviado 🙂
Cómo crear una lista desplegable dinámica en Excel
Si cambia periódicamente los elementos de su lista de selección, el mejor enfoque es crear una lista desplegable dinámica. En este caso, la lista se actualizará automáticamente en todas las celdas que la contengan cada vez que agregue o elimine elementos a/de la lista de origen.
La forma más rápida de crear un menú desplegable dinámico en Excel es a partir de una tabla como se muestra arriba. Ese es el comportamiento predeterminado de las tablas de Excel; no se requieren configuraciones ni movimientos adicionales.
Otra forma es utilizar un rango con nombre normal y hacer referencia a él con la fórmula OFFSET, como se explica a continuación.
=OFFSET(Sheet3!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1)
Dónde:
- Hoja3: el nombre de la hoja
- A: la columna donde se encuentran los elementos desplegables
- $A$2 – la celda que contiene el primer artículo
>
>Cómo funciona esta fórmula
La fórmula consta de dos funciones: COMPENSACIÓN y CONTARA. La función CONTARA cuenta todos los que no están en blanco en la columna especificada. OFFSET utiliza ese conteo para el altura argumento, por lo que devuelve una referencia a un rango que incluye solo celdas no vacías, comenzando desde la celda que contiene el primer elemento que proporciona para el referencia argumento.
Ventajas: La principal ventaja de una lista desplegable dinámica es que no tendrá que cambiar la referencia al rango nombrado cada vez que se expanda o contraiga la lista fuente. Simplemente elimine o escriba nuevas entradas en la lista de fuentes y su menú desplegable se actualizará automáticamente.
Desventajas: Un proceso de configuración un poco complejo.
Haga una lista desplegable dinámica en Excel 365/2021
Dynamic Array Excel tiene muchas funciones innovadoras que no están disponibles en versiones anteriores. Una de estas nuevas funciones llamada UNIQUE puede ayudarlo a crear un menú desplegable dinámico con una fórmula simple.
Suponga que tiene un conjunto de datos con muchos elementos repetidos, como en la columna A de la imagen a continuación. Su objetivo es agregar una lista desplegable donde cada elemento aparezca solo una vez.
Para extraer los elementos únicos, utilice esta fórmula:
=UNIQUE(A2:A21)
Opcionalmente, puede ordenar los valores extraídos alfabéticamente envolviéndolos en la función ORDENAR:
=SORT(UNIQUE(A2:A21))
Esta fórmula de matriz dinámica se ingresa solo en una celda (E2) y automáticamente se extiende a tantas celdas como sea necesario para mostrar todos los elementos únicos.
>
A continuación, configura una lista desplegable utilizando una referencia de rango de derrame, que es una dirección de celda seguida de un carácter almohadilla. En nuestro caso es =$E$2# o =Hoja1!$E$2# si un menú desplegable está en otra hoja:
>
El resultado es un lista desplegable dinámica expandible – la función ÚNICA extrae automáticamente nuevos elementos a medida que se agregan a la tabla de origen, y la referencia del rango de derrame obliga a Excel a actualizar la lista desplegable en consecuencia.
Consejo. Se puede utilizar el mismo enfoque para crear una lista desplegable en cascada en Excel 365. Para obtener detalles completos, consulte Crear una lista desplegable dependiente dinámica de una manera fácil.
Cómo crear una lista desplegable desde otra hoja
Para insertar un menú desplegable que extraiga datos de una hoja de cálculo diferente, puede utilizar un rango normal, un rango con nombre o una tabla de Excel:
- al hacer un menú desplegable de un rango con nombreasegúrese de que el alcance del nombre sea Libro de trabajoy luego configure una lista de validación de datos como de costumbre.
- Al crear un lista desplegable de una tablano se necesitan pasos adicionales ya que los nombres/referencias de las tablas son válidos en todo el libro.
- Si insertas un bajar desde un rango regular, incluya el nombre de la hoja en la referencia de la fuente. En el Validación de datos ventana de diálogo, coloque el cursor en la Fuente cuadro, cambie a la otra hoja y seleccione el rango que contiene los elementos. Excel agregará el nombre de la hoja a la referencia automáticamente.
>Cómo hacer una lista desplegable desde otro libro de trabajo
Para crear un menú desplegable en Excel usando una lista de otro libro como fuente, deberá definir 2 rangos con nombre: uno en el libro de origen y el otro en el libro donde desea insertar su lista de Validación de datos. Los pasos son:
>
=ArchivoFuente.xlsx!Lista_fuente
Si el nombre del libro contiene espacios o caracteres no alfabéticos, debe estar entre comillas simples como esta:
=’Archivo fuente.xlsx’!Lista_fuente
Para obtener más detalles, consulte Cómo hacer referencias externas en Excel.
>
>
Notas:
- Para que funcione la lista desplegable de otro libro de trabajo, el libro de origen debe estar abierto.
- La lista desplegable creada de esta manera no se actualizará automáticamente cuando se agreguen o eliminen elementos de la lista de fuentes; tendrá que modificar la referencia de la lista de fuentes manualmente.
Cómo hacer un menú desplegable dinámico desde otro libro de trabajo
Para crear un lista desplegable dinámica de otro libro de trabajodefina un nombre de fórmula en el libro de origen utilizando la fórmula OFFSET explicada en Crear un menú desplegable dinámico en Excel. En este caso, un menú desplegable en otro libro de trabajo se actualizará sobre la marcha una vez que se realicen cambios en la lista de fuentes.
Lista desplegable con capacidad de búsqueda en Excel 365
En Excel 365, las listas de validación de datos tienen una increíble Autocompletar característica. Para acelerar la entrada de datos en listas grandes, simplemente comience a escribir la palabra de destino en la celda del menú desplegable; el algoritmo de autocompletar hará coincidir la subcadena escrita con los elementos de la lista desplegable y le mostrará las coincidencias encontradas. A medida que escribe más caracteres, la lista mostrada se reduce y, a la inversa, cuando elimina caracteres, se muestran más coincidencias.
>
Insertar una lista desplegable con mensaje
Para mostrar un mensaje informativo cuando alguien hace clic en una celda de la lista desplegable, proceda de esta manera:
- En el Validación de datos cuadro de diálogo, cambie al Mensaje de entrada pestaña.
- Asegúrate que Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda La opción está marcada.
- Escriba el título y el mensaje en los campos correspondientes (hasta 225 caracteres).
- Hacer clic DE ACUERDO para guardar el mensaje y cerrar el cuadro de diálogo.
>
La lista desplegable resultante con el mensaje será similar a esta:
>
Haga una lista desplegable editable en Excel
De forma predeterminada, un menú desplegable de Excel no es editable, es decir, está restringido a los valores de la propia lista. Si escribe cualquier otro valor, aparecerá una alerta de error. Sin embargo, puede permitir que los usuarios ingresen sus propios valores. Así es cómo:
>
Técnicamente, esto convierte una lista desplegable en una caja combo. El término «cuadro combinado» significa un menú desplegable editable que permite a los usuarios seleccionar un valor de la lista predefinida o escribir un valor personalizado directamente en el cuadro.
Opcionalmente, puede mostrar un mensaje de advertencia cuando alguien intenta ingresar un valor que no está en la lista:
- Información Es mejor utilizar el mensaje si no hay nada de malo en que el usuario ingrese un valor personalizado.
- Advertencia El mensaje inducirá a los usuarios a seleccionar un elemento del cuadro desplegable en lugar de ingresar sus propios datos, aunque no lo prohíbe.
>Y aquí hay una lista desplegable de Excel editable con un mensaje de advertencia en acción:
>
Consejo. Si no está seguro de qué título o texto de mensaje escribir, puede dejar los campos vacíos. En este caso, Excel mostrará la alerta predeterminada «Este valor no coincide con las restricciones de validación de datos definidas para esta celda«.
Así es como se hace una lista desplegable simple en Excel. En el próximo artículo, exploraremos este tema más a fondo y aprenderemos cómo insertar una lista desplegable en cascada (dependiente) con validación de datos condicional. ¡Estén atentos y gracias por leer!
Libro de práctica para descargar.
Lista desplegable de Excel: ejemplos (archivo .xlsx)
Pombo: ¡Totalmente, chicos! Estoy con ustedes, hacer listas desplegables es lo mejor. La primera vez que intenté, pensé que me iba a volver loco, pero ahora las uso para todo; hasta para planear mis vacaciones. ¡Gracias por el artículo, fue un buen empujón!
Melendro: ¡Me encanta este artículo! La verdad es que crear listas desplegables en Excel me ha salvado la vida en mi trabajo. Recuerdo que la primera vez que lo hice, pensé que iba a ser un lío, pero siguiendo unos tips que encontré, lo logré y ahora mis reportes se ven muchísimo más organizados. ¡Gracias por compartir estos consejos!
Antonio narciso: ¡Totalmente de acuerdo, melendro! Este artículo está genial. La primera vez que intenté hacer una lista desplegable, me sentí como un pez fuera del agua, pero después de leer unos tutoriales y probar, ahora no puedo vivir sin ellas. Hacen todo más fácil y rápido. ¡Gracias por el contenido!