Cómo crear plantillas de correo electrónico dinámicas de Outlook para el usuario actual
¿Alguna vez te has encontrado abrumado por la cantidad de correos electrónicos que necesitas enviar a diario? La buena noticia es que puedes simplificar tu flujo de trabajo con una herramienta poderosa: las plantillas de correo electrónico dinámicas en Outlook. En este artículo, te mostraremos cómo crear estas plantillas personalizadas que no solo ahorran tiempo, sino que también aumentan la eficacia de tu comunicación. Imagina poder enviar correos electrónicos adaptados a las necesidades de cada contacto con solo unos clics. ¡Prepárate para transformar tu experiencia en Outlook y descubre lo fácil que es!
¿Quieres enviar correos electrónicos más efectivos y personalizados a tus contactos de Outlook? ¡Estás en el lugar correcto! En este artículo, te enseñaremos cómo crear plantillas de correo electrónico dinámicas de Outlook que te permitirán ahorrar tiempo y sorprender a tus destinatarios con mensajes personalizados. Aprenderás paso a paso cómo utilizar las herramientas y funciones de Outlook para adaptar tus plantillas a las necesidades y preferencias de tu audiencia. ¡Prepárate para cautivar a tus destinatarios y destacarte en sus bandejas de entrada con estos trucos y consejos prácticos!
Al leer esta publicación de blog, aprenderá cómo cambiar automáticamente imágenes, archivos adjuntos y texto en una plantilla compartida de Outlook, según el usuario actual.
Digamos que tienes una plantilla realmente buena y tus compañeros de equipo estarían felices de usarla en su correspondencia, pero estás atascado en hacer que esta plantilla sea dinámica. El problema es que a cada uno de sus colegas le gustaría obtener una imagen diferente, un archivo adjunto individual y un texto específico agregado a la plantilla cada vez que la usan. Entonces, cuando otra persona va a pegar la plantilla en el cuerpo del correo electrónico, todo esto debería cambiar automáticamente.
¿Crees que tal tarea es demasiado difícil? Nada de eso… para nuestro complemento inteligente Plantillas de correo electrónico compartidas 🙂 Solo debes seguir unos pocos pasos y tendrás lista una plantilla dinámica de Outlook para tu equipo.
Primero, asegúrese de tener todas las variables necesarias en una misma tabla de Excel almacenada, por ejemplo, en OneDrive. ¿Cómo lo harías tú? Comprueba tanto la estructura como el contenido de tu tabla:
La columna más a la izquierda de la tabla debe contener las direcciones de correo electrónico de sus colegas. Serán una especie de puntos de referencia para las plantillas de correo electrónico compartidas. Al usarlos, el complemento podrá encontrar la imagen, el archivo adjunto y el texto adecuados para cada persona.
Todas las demás columnas están reservadas para los elementos que se insertarán dinámicamente en un correo electrónico. Me refiero a fragmentos de texto y enlaces a archivos que les interesan a sus compañeros de equipo. Asegúrese de crear estos enlaces con el complemento Plantillas de correo electrónico compartidas como se describe a continuación; de lo contrario, no funcionarán de la manera correcta.
Paso 2. Genera contenido adecuado para la tabla.
En esta etapa, su tabla puede ser como esta: Las>
La columna B (‘Imagen’), la columna C (‘Texto’) y la columna D (‘Adjunto’) todavía están vacías y deben completarse. Consigamos datos adecuados para ellos.
Imágenes para insertar: Cómo conseguir un enlace que funcione
Ejecute plantillas de correo electrónico compartidas.
Haga clic en el Nueva plantilla y luego haga clic en el Insertar macro icono.
Verá una lista de todas las macros que tiene el complemento. Busque y elija este: ~%InsertPictureFromOneDrive.
Seleccione un archivo que contenga una de las imágenes que le gustaría intercambiar.
Nota. No olvides compartir estos archivos de antemano. De lo contrario, tus compañeros no tendrán acceso a ellos.
Llene las casillas del Insertar imagen ventana de diálogo (de la forma que necesite) y haga clic en Insertar.
Encuentra el Ver HTML y Ver contenido de la plantilla iconos en la barra de herramientas del editor. Son vecinos 🙂 Haz clic en cualquiera de ellos: >
Seleccione y copie la macro ~%InsertPictureFromOneDrive junto con el enlace creado: >
Pegue la línea copiada en su tabla de Excel.
Nota. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico de tu compañero de equipo al que está destinada la imagen esté en la misma fila:
>
Obtenga enlaces a otras imágenes de la misma manera y péguelos en las filas correspondientes: >
Texto a añadir: Cómo organizarlo correctamente
Ahora es el momento de ocuparnos del texto.
Si está satisfecho con el texto sin formato que no tiene ningún formato, simplemente escriba los extractos requeridos uno por uno en una celda individual cada uno (a la derecha de la dirección de correo electrónico correspondiente, por supuesto). El complemento traerá este texto a su plantilla tal cual.
¿Preferirías poner algunas frases en negrita, coloreadas o impresas en cursiva? Si es así, formatéelos con etiquetas HTML estándar o deje que el complemento lo haga por usted. Así es cómo:
Cree una nueva plantilla haciendo clic en Nueva plantilla botón.
Escribe el texto que cualquiera de tus compañeros necesite y formatéalo con iconos en la barra de herramientas del editor: >
Cuando haya terminado, haga clic en el Ver HTML icono para copiar las líneas que verás en el Ver HTML ventana: >
Consejo. También puedes copiar estas líneas desde Ver contenido de la plantilla.
Inserte las líneas en su tabla de Excel. No olvides que deben estar en la misma fila que la dirección de correo electrónico de la persona que está interesada en utilizar este texto: >
Consejo. Si hay saltos de línea en su texto, seleccione la celda de interés y pegue el texto directamente en la barra de fórmulas para evitar dividirlo.
Complete el resto de la columna de la misma manera: >
Archivos para adjuntar: cómo obtener un enlace que funcione
En cuanto a los archivos que deben adjuntarse, procéselos con la macro ~%AttachFromOneDrive:
Ejecute Plantillas de correo electrónico compartidas y haga clic Nueva plantilla.
Vaya a la barra de herramientas del editor, haga clic Insertar macroy seleccione ~%AttachFromOneDrive.
Busque y elija uno de esos archivos compartidos que a sus colegas les gustaría adjuntar.
Hacer clic Ver HTML o Ver contenido de la plantilla.
Seleccione la macro ~%AttachFromOneDrive completa, desde la tilde hasta el corchete de cierre: >
Copie y pegue la línea seleccionada en su tabla de Excel: >
Haga eso para todos los archivos de interés: >
Paso 3. Crea un conjunto de datos a partir de tu archivo de Excel
Convierta su tabla de Excel en un conjunto de datos de plantillas de correo electrónico compartidas. Aquí están las instrucciones detalladas: Conecte la tabla de Excel.
Paso 4. Haz que tu plantilla de Outlook sea dinámica
Finalmente, su conjunto de datos está listo y todo lo que necesita hacer es modificar su plantilla.
Cómo agregar una imagen para el usuario actual
Deje que dos macros nuestras, ~%DatasetValue y ~%ProfileProperty, funcionen para usted 🙂
Busque la plantilla existente que desea dinamizar y ábrala en el Editar modo. (O cree una nueva plantilla desde cero, si lo desea).
Decida dónde aparecerá exactamente la imagen cambiante y coloque el cursor allí.
Haga clic en el Insertar macro y seleccione ~%DatasetValue de la lista.
En la ventana de diálogo de la macro que verá, haga lo siguiente:
Elija el conjunto de datos necesario (‘NewTeam_members’ en mi caso).
Elija la columna que contiene los valores que se devolverán (en mi tabla de Excel, es ‘Imagen’).
Seleccione cualquier elemento en «Valor clave» para eliminarlo y escriba «~%ProfileProperty[EmailAddress]» en cambio. >
Hacer clic Insertar y Ahorrar.
¡Felicitaciones! 🙂 Acaba de anidar la macro ProfileProperty dentro de la macro DatasetValue. ¿Quieres saber para qué? 🙂 La macro ProfileProperty traerá la dirección de correo electrónico del usuario actual y así ‘señalará’ la dirección correcta para la macro DatasetValue. A su vez, la macro DatasetValue localizará la celda correcta en su conjunto de datos y buscará la imagen de interés que devuelve la macro ~%InsertPictureFromOneDrive.
Cómo agregar cierto texto para el usuario actual
La forma de proporcionar al usuario actual un fragmento de texto específico no difiere sustancialmente de obtenerle una imagen diferente:
Vuelva a editar su plantilla para insertar la macro ~%DatasetValue nuevamente.
En el Valor del conjunto de datos ventana de diálogo, seleccione el conjunto de datos necesario, elija la columna con fragmentos de texto (optaré por ‘NewTeam_members’ y ‘Text’) y seleccionará cualquier línea en el Valor clave menú desplegable para reemplazarlo con «~%ProfileProperty[EmailAddress]»: >
Inserte la macro y guarde su plantilla.
A partir de ahora, las macros que operan en coalición encontrarán fácilmente la dirección de correo electrónico del usuario actual en el conjunto de datos especificado y devolverán el texto que este colega necesita.
Cómo agregar un archivo adjunto para el usuario actual
Con facilidad 🙂 inserte una macro DatasetValue más en el texto de su plantilla. Esta vez es necesario llevar un archivo adjunto individual a cada usuario.
En el Editar modo, haga clic Insertar macro y elija ~%DatasetValue.
Complete los cuadros de la ventana de diálogo de la macro seleccionando el conjunto de datos correcto (seleccionaré ‘NewTeam_members’), seleccionando la columna con las macros ~%AttachFromOneDrive (seleccionaré ‘Adjunto’) y colocando «~%ProfileProperty[EmailAddress]» en lugar de cualquier artículo del Valor clave lista: >
Hacer clic Insertar y guarde la plantilla.
Bueno para ir 🙂
Hurra, tu plantilla dinámica está lista 🙂 La parte que acabas de modificar puede verse así: Si> Si> Si>
>Ahora conoce el secreto para crear plantillas dinámicas de correo electrónico de Outlook y puede contárselo a sus colegas. O… puedes quedártelo y volverte indispensable para tu equipo 😉
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Cómo crear plantillas de correo electrónico dinámicas de Outlook para el usuario actual
Outlook es uno de los programas de correo electrónico más populares y ampliamente utilizados en el mundo empresarial. Permite a los usuarios gestionar eficientemente sus correos electrónicos y comunicarse de manera efectiva con compañeros de trabajo, clientes y proveedores. Una característica destacada de Outlook es la capacidad de crear plantillas de correo electrónico dinámicas, que pueden ahorrar tiempo y esfuerzo al enviar mensajes comunes o recurrentes. En este artículo, exploraremos cómo crear plantillas de correo electrónico dinámicas en Outlook para el usuario actual.
¿Qué es una plantilla de correo electrónico dinámica?
Una plantilla de correo electrónico dinámica es un diseño predefinido que se puede utilizar para crear y enviar mensajes de correo electrónico de manera eficiente. A diferencia de copiar y pegar un correo electrónico anterior, las plantillas dinámicas de Outlook ofrecen una solución más estructurada y profesional. Puedes personalizar fácilmente la información específica de cada mensaje, como el destinatario, el asunto y el contenido, sin tener que escribir todo desde cero.
¿Cómo crear una plantilla de correo electrónico dinámica en Outlook?
Crear una plantilla de correo electrónico dinámica en Outlook es simple y rápido. Sigue los siguientes pasos:
Abre Outlook y haz clic en «Nuevo Correo Electrónico».
En la barra de opciones, haz clic en «Archivo» y luego en «Guardar como».
En la ventana emergente, selecciona «Tipo» y elige «Plantilla de Outlook» en el menú desplegable.
Asigna un nombre a tu plantilla y elige una ubicación para guardarla.
Personaliza el asunto, el cuerpo del mensaje y cualquier otro campo que desees.
Haz clic en «Guardar» y cierra la ventana de mensaje.
¡Listo! Ahora tienes una plantilla de correo electrónico dinámica en Outlook que puedes usar en cualquier momento.
¿Cómo utilizar una plantilla de correo electrónico dinámica en Outlook?
Una vez que hayas creado tu plantilla de correo electrónico dinámica, utilizarla es muy sencillo. Sigue estos pasos:
Abre Outlook y haz clic en «Nuevo Correo Electrónico».
En la barra de opciones, haz clic en «Inicio».
Haz clic en «Nuevos elementos» y luego en «Más elementos».
Selecciona «Formularios» y elige «Plantillas de formulario».
En la ventana emergente, busca y selecciona la plantilla que deseas utilizar.
Personaliza el resto de la información en el mensaje si es necesario.
Haz clic en «Enviar» para enviar el correo electrónico.
¡Así de simple! Ahora puedes aprovechar al máximo tu plantilla de correo electrónico dinámica en Outlook y enviar mensajes de manera eficiente.
¿Dónde obtener más información?
Si deseas obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo las plantillas de correo electrónico dinámicas de Outlook, aquí hay algunas fuentes útiles:
Estas fuentes te proporcionarán información adicional y consejos prácticos para aprovechar al máximo las plantillas de correo electrónico en Outlook.
En resumen, las plantillas de correo electrónico dinámicas son una excelente herramienta para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia en Outlook. Aprender a crear y utilizar estas plantillas puede facilitar tus comunicaciones diarias y asegurarte de que tus mensajes sean consistentes y profesionales. ¡Prueba las plantillas de correo electrónico dinámicas de Outlook ahora y experimenta sus beneficios por ti mismo!
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Cómo Crear Plantillas de Correo Electrónico Dinámicas en Outlook para Aumentar tu Eficiencia
¿Te sientes abrumado por la cantidad de correos electrónicos que necesitas enviar a diario? No estás solo. Muchos profesionales experimentan esta carga y buscan maneras de optimizar su flujo de trabajo. Afortunadamente, Outlook ofrece una herramienta poderosa que puede ayudarte: las plantillas de correo electrónico dinámicas. Este artículo te guiará paso a paso en la creación de estas plantillas personalizadas, que no solo ahorran tiempo, sino que también aumentan la eficacia de tu comunicación.
¿Qué es una plantilla de correo electrónico dinámica?
Una plantilla de correo electrónico dinámica es un diseño predefinido que permite crear y enviar mensajes de correo electrónico de manera efectiva. A diferencia de simplemente copiar y pegar, estas plantillas se pueden personalizar fácilmente para adaptarse a cada destinatario, incluyendo detalles específicos como el asunto, el contenido y los archivos adjuntos. Esto es especialmente útil para envíos masivos o correos repetitivos que requieren información personalizada.
Ventajas de Usar Plantillas Dinámicas
Ahorro de tiempo: Reduce el tiempo que pasas redactando correos electrónicos similares.
Personalización: Permite que tus mensajes sean relevantes y específicos para cada destinatario.
Profesionalismo: Mejora la presentación general de tus correos enviados.
Cómo Crear Plantillas de Correo Electrónico Dinámicas en Outlook
Paso 1: Organiza tu Información en Excel
Antes de crear tu plantilla, es recomendable preparar una tabla en Excel que contenga toda la información necesaria. Puedes almacenar esta tabla en OneDrive para que sea accesible:
Columna A: Direcciones de correo electrónico de tus colegas o contactos.
Columnas B, C, D: Elementos que se insertarán dinámicamente, como imágenes, textos y archivos adjuntos.
5 comentarios en «Cómo crear plantillas de correo electrónico dinámicas de Outlook para el usuario actual»
Ricardo ivan: ¡Hola a todos! Me encanta este tema también, la verdad es que las plantillas son un salvavidas. Yo empecé a usarlas hace unos meses para mis correos de seguimiento y, créanme, la diferencia es enorme. La primera vez que las probé, hice una para coordinar entrevistas y, wow, ahora puedo enviar esos correos en un abrir y cerrar de ojos. ¡Gracias por compartir estas ideas, definitivamente se nota en la productividad!
Sergio nicolas: ¡Buen artículo! Me encanta crear plantillas de correo para agilizar mis respuestas. La otra vez hice una para enviar invitaciones a reuniones y me ha ahorrado un montón de tiempo. ¡Mil gracias por compartir estos tips!
Munguia: ¡Me encanta este tema también! La verdad es que crear plantillas ha sido un cambio total para mí. Hace poco hice una para responder correos frecuentes y, ¡wow!, me ahorro un montón de tiempo y esfuerzo. ¡Gracias por compartir estos consejos, son súper útiles!
Franklin junior: ¡Totalmente de acuerdo, Sergio! A mí también me resulta súper útil tener plantillas listas. La semana pasada hice una para dar seguimiento a mis proyectos y la verdad que me ha facilitado la vida. ¡A seguir aprovechando estos trucos!
Guillermo mario: ¡Me parece genial este tema! Yo también he estado usando plantillas últimamente y la verdad es que me han salvado en varias ocasiones. Hace poco creé una para enviar reportes semanales y, uf, cuánto tiempo me ahorro. ¡Gracias por todos estos consejos, realmente marcan la diferencia!
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Ricardo ivan: ¡Hola a todos! Me encanta este tema también, la verdad es que las plantillas son un salvavidas. Yo empecé a usarlas hace unos meses para mis correos de seguimiento y, créanme, la diferencia es enorme. La primera vez que las probé, hice una para coordinar entrevistas y, wow, ahora puedo enviar esos correos en un abrir y cerrar de ojos. ¡Gracias por compartir estas ideas, definitivamente se nota en la productividad!
Sergio nicolas: ¡Buen artículo! Me encanta crear plantillas de correo para agilizar mis respuestas. La otra vez hice una para enviar invitaciones a reuniones y me ha ahorrado un montón de tiempo. ¡Mil gracias por compartir estos tips!
Munguia: ¡Me encanta este tema también! La verdad es que crear plantillas ha sido un cambio total para mí. Hace poco hice una para responder correos frecuentes y, ¡wow!, me ahorro un montón de tiempo y esfuerzo. ¡Gracias por compartir estos consejos, son súper útiles!
Franklin junior: ¡Totalmente de acuerdo, Sergio! A mí también me resulta súper útil tener plantillas listas. La semana pasada hice una para dar seguimiento a mis proyectos y la verdad que me ha facilitado la vida. ¡A seguir aprovechando estos trucos!
Guillermo mario: ¡Me parece genial este tema! Yo también he estado usando plantillas últimamente y la verdad es que me han salvado en varias ocasiones. Hace poco creé una para enviar reportes semanales y, uf, cuánto tiempo me ahorro. ¡Gracias por todos estos consejos, realmente marcan la diferencia!