¿Te has preguntado alguna vez cómo hacer que tus hojas de Excel se vean más organizadas y profesionales? Si la respuesta es afirmativa, ¡estás en el lugar correcto! En este artículo, te revelaremos el poder de agrupar columnas en Excel, una técnica que no solo facilitará la visualización de tus datos, sino que también te permitirá navegar por grandes conjuntos de información de manera ágil y eficiente. Desde la reducción del desorden hasta la mejora en la presentación de informes, agrupar columnas puede transformar la forma en que trabajas con datos. Prepárate para descubrir todos los secretos de esta herramienta y llevar tus habilidades en Excel al siguiente nivel. ¡Vamos a empezar!
¿Alguna vez te has encontrado con una hoja de cálculo de Excel desordenada y confusa? ¿Te gustaría aprender a agrupar tus columnas de manera rápida y sencilla? ¡Estás en el lugar correcto! En este artículo, te mostraremos cómo agrupar columnas en Excel, una función que te permitirá organizar y visualizar tus datos de una manera más eficiente. Ya sea que estés trabajando en un proyecto personal o en un contexto profesional, dominar esta técnica te ahorrará tiempo y te brindará una mayor claridad en tu análisis de datos. ¿Estás listo para comenzar a optimizar tu flujo de trabajo en Excel? ¡Sigue leyendo para descubrir todo lo que necesitas saber!
El tutorial analiza cómo agrupar columnas en Excel manualmente y usar la función Contorno automático para agrupar columnas automáticamente.
Si se siente abrumado o confundido acerca del extenso contenido de su hoja de trabajo, puede organizar columnas en grupos para ocultar y mostrar fácilmente diferentes partes de su hoja, de modo que solo sea visible la información relevante.
Cómo agrupar columnas en Excel
Al agrupar columnas en Excel, es mejor hacerlo manualmente porque el Contorno automático Esta característica a menudo produce resultados controvertidos.
Nota. Para evitar agrupaciones incorrectas, asegúrese de que su hoja de trabajo no tenga columnas ocultas.
Para agrupar columnas en Excel, realice estos pasos:
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Para ver cómo funciona en la práctica, agrupemos todas las columnas intermedias en el siguiente conjunto de datos. Para esto, resaltamos las columnas B a I y hacemos clic Grupo:
>Esto crea el esquema de nivel 1 como se muestra a continuación:
>Al hacer clic en el signo menos (-) en la parte superior del grupo o en el esquema número 1 en la esquina superior izquierda, se ocultan todas las columnas dentro del grupo:
>Crear grupos de columnas anidadas
Dentro de cualquier grupo, puede delinear varios grupos en niveles internos. Para crear un grupo interno de columnas anidadas, esto es lo que debe hacer:
En nuestro conjunto de datos, para agrupar los detalles del primer trimestre, seleccionamos las columnas B a D y hacemos clic Grupo:
>De la misma manera, puede agrupar los detalles de Q2 (columnas F a H).
Nota. como solo columnas adyacentes se pueden agrupar, tendrá que repetir los pasos anteriores para cada grupo interno individualmente.
Como resultado, ahora tenemos 2 niveles de agrupación:
- Grupo externo (nivel 1): columnas B a I
- Dos grupos internos (nivel 2): columnas B – D y F – H.
>Al hacer clic en el botón menos (-) encima del grupo interno, se contrata solo ese grupo en particular. Al hacer clic en el número 2 en la esquina superior izquierda, se colapsan todos los grupos de este nivel:
>Para que los datos ocultos vuelvan a ser visibles, expandir el grupo de columnas haciendo clic en el botón más (+). O puede expandir todos los grupos en un nivel determinado haciendo clic en el número del esquema.
Consejos y notas:
- Para ocultar o mostrar rápidamente las barras de contorno y los números, presione el botón Ctrl + 8 llaves juntas. Al presionar el acceso directo por primera vez se ocultan los símbolos del contorno, al presionarlo nuevamente se vuelve a mostrar el contorno.
- Si los símbolos de contorno no aparecen en su Excel, asegúrese de que Mostrar símbolos de contorno si es un contornoEstá aplicado La casilla de verificación está seleccionada en su configuración: Archivo pestaña > Opciones > categoría avanzada.
Cómo delinear automáticamente columnas en Excel
Microsoft Excel también puede crear un esquema de columnas automáticamente. Esto funciona con las siguientes advertencias:
- No debe haber columnas en blanco en su conjunto de datos. Si hay alguno, elimínelo como se describe en esta guía.
- A la derecha de cada grupo de columnas de detalles, debe haber una columna de resumen con fórmulas.
En nuestro conjunto de datos, hay 3 columnas de resumen como se muestra a continuación:
>Para delinear automáticamente las columnas en Excel, haga lo siguiente:
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En nuestro caso, el Contorno automático La función creó dos grupos para los datos del primer y segundo trimestre. Si también desea un grupo externo para las columnas B – I, deberá crearlo manualmente como se explica en la primera parte de este tutorial.
>Si sus columnas de resumen se colocan en la izquierda de las columnas de detalle, proceda de esta manera:
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Después de eso, use el Contorno automático función como se explicó anteriormente y obtendrá el siguiente resultado:
>Cómo ocultar y mostrar columnas agrupadas
Dependiendo de cuántos grupos quieras cubrir o mostrar, utiliza una de las siguientes técnicas.
Ocultar y mostrar un grupo de columnas en particular
- A esconder los datos dentro de un determinado grupo, haga clic en el signo menos (-) del grupo.
- A espectáculo los datos dentro de un determinado grupo, haga clic en el signo más (+) del grupo.
Expandir o contraer todo el esquema a un nivel determinado
Para ocultar o mostrar todo el esquema hasta un cierto nivel, haga clic en el número de esquema correspondiente.
Por ejemplo, si su esquema tiene tres niveles, puede ocultar todos los grupos del segundo nivel haciendo clic en el número 2. Para expandir todos los grupos, haga clic en el número 3.
Ocultar y mostrar todos los datos agrupados
- Para ocultar todos los grupos, haga clic en el número 1. Esto mostrará el nivel más bajo de detalle.
- Para mostrar todos los datos, haga clic en el número de esquema más alto. Por ejemplo, si tiene cuatro niveles, haga clic en el número 4.
Nuestro conjunto de datos de muestra tiene 3 niveles de esquema:
Nivel 1 – sólo espectáculos Elementos y Gran total (columnas A y J) mientras oculta todas las columnas intermedias.
Nivel 2: además del nivel 1, también muestra los totales del primer y segundo trimestre (columnas E e I).
Nivel 3: muestra todos los datos.
>Cómo copiar solo columnas visibles
Después de ocultar algunos grupos de columnas, es posible que desee copiar los datos mostrados en otro lugar. El problema es que al resaltar los datos delineados de la forma habitual se seleccionan todos los datos, incluidas las columnas ocultas.
Para seleccionar y copiar sólo columnas visibles, esto es lo que debe hacer:
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Cómo desagrupar columnas en Excel
Microsoft Excel ofrece una opción para eliminar todas las agrupaciones a la vez o desagrupar determinadas columnas únicamente.
Cómo eliminar todo el contorno
Para eliminar todas las agrupaciones a la vez, vaya a la Datos pestaña > Describir grupo, haga clic en la flecha debajo Desagrupary luego haga clic en Borrar esquema.
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Notas:
- Al borrar el contorno solo se eliminan los símbolos del contorno; no elimina ningún dato.
- Si algunos grupos de columnas se contrajeron mientras se borraba el contorno, esas columnas podrían permanecer ocultas después de eliminar el contorno. Para mostrar los datos, deshaga las columnas manualmente.
- Una vez que se borra el contorno, no es posible recuperarlo con Deshacer. Tendrás que recrear el esquema desde cero.
Cómo desagrupar columnas específicas
Para eliminar la agrupación de determinadas columnas sin eliminar todo el contorno, estos son los pasos a seguir:
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Así es como agrupar y delinear automáticamente columnas en Excel. Te agradezco por leer y espero verte en nuestro blog la próxima semana.
Peraba: ¡Totalmente de acuerdo! Yo también solía batallar con eso, pero cuando empecé a aplicar lo que aprendí aquí, todo se volvió mucho más fácil. Recuerdo que tenía un proyecto enorme y me estaba volviendo loco con tantas columnas, pero agruparlas me salvó la vida. ¡Gracias por estos consejos tan útiles!
Usama: ¡Estoy en la misma onda! Yo también solía pelearme con las columnas en Excel, pero desde que descubrí cómo agruparlas, todo ha cambiado. La semana pasada tuve que presentar un proyecto con mil datos y gracias a estos tips, pude organizar todo de una forma que hasta impresioné a mi jefe. ¡Esos trucos son oro!
Segundo jaime: ¡Qué bueno que te haya ayudado! A mí me pasó lo mismo, al principio no entendía bien cómo funcionaba lo de agrupar columnas, pero después de leer tu artículo, me lancé a usarlo en mis proyectos y ha sido un cambio brutal. ¡Perfecto para organizar mis datos!
Caminos: ¡Me encantó el artículo! A veces me complicaba agrupar columnas, pero desde que leí esto, me he hecho un pro. Hace poco hice un informe para mi trabajo y el poder agrupar las columnas me ahorró un montón de tiempo. ¡Gracias por compartir estos tips!