¿Alguna vez has necesitado enviar un correo electrónico a múltiples destinatarios, pero querías que cada uno de ellos recibiera un mensaje personalizado? ¡No busques más! En este artículo, te enseñaremos cómo combinar correspondencia en Outlook y enviar correos electrónicos masivos de forma individual. Descubre cómo aprovechar esta poderosa herramienta de Outlook y agilizar tus comunicaciones por correo electrónico. ¡Sigue leyendo para conocer todos los detalles!
En este tutorial, veremos en profundidad cómo combinar correspondencia en Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 y versiones anteriores.
Siempre que necesite enviar correos electrónicos personalizados a varios destinatarios, la combinación de correspondencia le permitirá ahorrar mucho tiempo. Funciona muy bien para enviar actualizaciones comerciales, saludos navideños y similares, de modo que cada destinatario reciba un correo electrónico personal con su propia información, sin saber a quién más se ha enviado este mensaje.
Hay algunas formas de combinar correspondencia en Outlook y analizaremos detenidamente cada método.
¿Qué es la combinación de correspondencia?
Unificación de correo es un proceso de creación de correos electrónicos masivos personalizados para cada destinatario tomando datos de una base de datos, hoja de cálculo u otro archivo estructurado.
Básicamente, usted prepara su plantilla de mensaje colocando marcadores de posición donde corresponda, y una combinación de correspondencia extrae los detalles del destinatario (como un nombre, dirección de correo electrónico, etc.) de un archivo fuente y los inserta en un correo electrónico en lugar de los marcadores de posición.
Con el tiempo, todos están contentos: los destinatarios se sienten únicos y valorados al recibir un mensaje individual que aborda sus inquietudes específicas, y usted disfruta de una tasa de participación mejorada;)
Cómo hacer una combinación de correspondencia en Outlook
Si todas las personas a las que desea dirigirse ya están en su carpeta Contactos de Outlook, puede realizar una combinación de correspondencia directamente desde Outlook. Para mayor comodidad, dividiremos todo el proceso en 6 pasos significativos.
Paso 1. Selecciona tus contactos de Outlook
En primer lugar, debe elegir a cuál de sus contactos enviar un correo electrónico. Para esto, cambie a su Outlook Contactos (el CTRL + 3 El acceso directo lo llevará allí de inmediato), seleccione la carpeta deseada en el panel izquierdo y luego elija las personas de interés.
Consejos útiles:
- A ver visualmente los campos que se utilizará en la combinación, seleccione el Teléfono o Lista ver en el Hogar pestaña, en la Vista actual grupo.
- Puede ordenar contactos por Categoría, Compañía o Ubicación haciendo clic en el botón correspondiente en el Vista pestaña en el Acuerdo grupo.
- Sólo para el contactos relevantes para ser visiblesrealice una búsqueda en función de la empresa, país o categoría.
- Los contactos de Outlook contienen un total de 92 campos, muchos de los cuales están vacíos. Para facilitar la combinación de correspondencia, puede mostrar solo campos relevantesy luego use los campos en la vista actual para la combinación.
- A eliminar columnas irrelevantes desde la vista, haga clic derecho en el nombre de la columna y luego haga clic en Eliminar esta columna.
- A agregar más columnas a la vista actual, haga clic con el botón derecho en cualquier nombre de columna, haga clic en Ver configuraciones > Columnas….
La siguiente captura de pantalla muestra los contactos de Outlook agrupados por categoría, con el Negocio contactos de categoría seleccionados:
Paso 2. Inicie la combinación de correspondencia en Outlook
Con los contactos seleccionados, vaya a la Hogar pestaña > Comportamiento grupo y haga clic en el Unificación de correo botón.
Paso 3. Configurar la combinación de correspondencia en Outlook
En el Contactos de combinación de correspondencia cuadro de diálogo, seleccione las opciones que funcionen mejor para usted.
Bajo ContactosElige uno de los siguientes:
- Todos los contactos en la vista actual – si ha filtrado su vista para que solo los contactos de destino sean visibles.
- Solo contactos seleccionados – si ha seleccionado los contactos a los que desea enviar correos electrónicos.
Bajo Campos para fusionarseleccione:
- Todos los campos de contacto – si desea que todos los campos de contacto se utilicen en la combinación.
- Campos de contacto en la vista actual – si ha configurado su vista para que solo se muestren los campos que se incluirán en la combinación.
Bajo archivo de documentoseleccione:
- Nuevo documento – crear el archivo del documento desde cero.
- Documento existente – para buscar el documento existente que desea utilizar para la fusión.
Bajo archivo de datos de contactoSelecciona el Archivo permanente marque la casilla si desea guardar los contactos y campos seleccionados para su uso futuro. Los datos delimitados por comas se guardarán en un documento de Word (*.doc).
Configurar Opciones de fusión De este modo:
- Para Tipo de Documentoelegir Cartas modelo.
- Para Fusionarse conseleccionar Correo electrónico.
- Para Línea de asunto del mensajeescribe el tema que creas conveniente (podrás editarlo más adelante).
Aquí están las configuraciones para nuestro ejemplo de combinación de correspondencia:
Nota. Si has seleccionado el Campos de contacto en la opción de vista actualasegúrese de que todos los campos destinados a la combinación (incluido el Correo electrónico campo!) se muestran en la vista actual.
Cuando termine, haga clic en DE ACUERDO. Esto abrirá el documento de combinación de correspondencia en Word.
Paso 4. Cree un documento de combinación de correspondencia en Word
Normalmente, el documento se abre en Word con el Envíos pestaña seleccionada, lista para que elijas la fusionar campos. Puede considerarlos como una especie de marcadores de posición que le indicarán a Word dónde insertar datos personales.
Para agregar un campo de combinación al documento, use uno de estos botones en el Escribir e insertar campos grupo:
Insertar un saludo
Como toda buena comunicación comienza con un saludo, esto es lo que debes agregar en primer lugar. Entonces, haga clic en Línea de saludo en la cinta y seleccione el formato de saludo deseado para su correo electrónico. Además, especifique qué saludo usar cuando no se encuentre información para un destinatario en particular.
Hacer clic DE ACUERDOy tendrás el «Línea de saludo» marcador de posición insertado en el documento.
Consejos útiles:
- En lugar del valor predeterminado “Estimado“, puede escribir cualquier saludo que desee, como “Hola“Ey“, etc.
- Bajo Avancehaga clic en el Próximo / Anterior para ver exactamente cómo se verá la línea de saludo para cada destinatario.
- Si la información en la línea de saludo es incorrecta, haga clic en el Campos de coincidencia para identificar el campo correcto.
- De manera similar, puedes agregar el Bloque de direcciones si es necesario.
Escribe el texto del mensaje
Después de la línea de saludo, presione Ingresar para comenzar una nueva línea en su documento y escriba el texto de su mensaje. Recuerde agregar una firma al final, ya que no se insertará su firma predeterminada de Outlook.
Insertar campos de combinación
Para incluir otros datos personales en un mensaje, inserte los campos de combinación correspondientes cuando corresponda. Así es cómo:
- Coloque el cursor exactamente donde desea insertar información específica.
- Haga clic en el Insertar campo de combinación botón en la cinta.
- En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el campo requerido y haga clic en Insertar.
- Después de insertar todos los campos, haga clic en Cerca para cerrar el cuadro de diálogo.
Como ejemplo, agregamos un teléfono móvil:
Cuando todo esté listo, su documento finalizado puede verse así:
Consejo. Si faltan algunos campos importantes en el Insertar campo de combinación cuadro de diálogo, aunque está bastante seguro de haber configurado los contactos directamente en Outlook, intente exportar sus contactos de Outlook a Excel primero y luego utilizar una hoja de Excel como fuente de datos. Lamentablemente, nunca se sabe exactamente qué sucede dentro de Outlook 🙁
Paso 5. Vista previa de los resultados de la combinación de correspondencia
Antes de enviar sus correos personalizados, es una buena idea obtener una vista previa de los resultados para asegurarse de que el contenido de cada correo electrónico esté bien. Para hacerlo, haga clic en el Vista previa de resultados botón en el Envíos y luego use los botones de flecha para ver todos los correos electrónicos.
Paso 6. Envíe correos electrónicos masivos personalizados
Sólo un par de clics más y sus correos estarán en camino.
- Sobre el Envíos pestaña, en la Finalizar grupo, haga clic Finalizar y fusionary luego seleccione Enviar mensajes de correo electrónico….
- En el Fusionar con correo electrónico cuadro de diálogo, revise las opciones del mensaje y, si todo está correcto, haga clic en DE ACUERDO para ejecutar la combinación.
Haciendo clic DE ACUERDO envía correo electrónico a la carpeta Bandeja de salida. El envío se realizará según su configuración actual: inmediatamente cuando esté conectado o cada N minutos.
Consejo. Si usted está buscando Combinación de correspondencia de Outlook con archivo adjuntoluego pruebe la herramienta Plantillas de correo electrónico compartidas que incluye esta y muchas otras funciones útiles.
Cómo combinar correspondencia desde Word usando contactos de Outlook
En una situación en la que ya tenga el texto de su correo electrónico escrito en Word, puede iniciar un proceso de combinación de correspondencia desde allí. El resultado final será exactamente el mismo que cuando se inició desde Outlook.
En Word, una combinación de correspondencia se puede realizar de dos maneras: utilizando el Asistente para combinar correspondencia o las opciones equivalentes en la cinta. Si realiza la combinación por primera vez, la guía del asistente puede resultarle útil, por lo que la usaremos.
- En Word, cree un nuevo documento. Puedes escribir el texto de tu mensaje ahora mismo o continuar con un documento en blanco.
- Iniciar el Asistente para combinar correspondencia. Para esto, vaya al Envíos pestaña y haga clic en Iniciar combinación de correspondencia > Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
- El Unificación de correo El panel se abrirá en el lado derecho de su documento. En el paso 1, elige el tipo de documento, que es mensajes de correo electrónicoy luego haga clic en Próximo continuar.
- En el paso 2 del asistente, deje el Utilice el documento actual opción seleccionada y haga clic Próximo.
- En el paso 3, se le solicita que seleccione los destinatarios. Como vamos a utilizar los contactos de Outlook nuevamente, haga clic en Seleccionar entre los contactos de Outlook. Ya que puede haber más de uno. Contactos carpetas en Outlook, haga clic en Elija la carpeta de contactosy luego elija la carpeta que desea utilizar.
Nota. Para poder utilizar los contactos de Outlook para combinar correspondencia desde Word, Outlook debe configurarse como su programa de correo electrónico predeterminado.
- Después de seleccionar la carpeta Contactos, el Destinatarios de combinación de correspondencia Aparecerá un cuadro de diálogo donde podrá elegir las personas objetivo. Para refinar la lista de distribución, el Clasificar, Filtrar y encontrar duplicados Las opciones pueden resultar útiles.
- En el paso 4 del asistente, escribe el mensaje e inserta los campos de combinación donde sea necesario. El proceso es exactamente el mismo que en el ejemplo anterior, por lo que no nos detendremos en él y solo mostraremos el resultado:
- El paso 5 le permite obtener una vista previa de todos los correos electrónicos que realmente se enviarán y excluirá a destinatarios concretos.
- En el último paso, haga clic Correo electrónicoy luego configurar el final Opciones de mensaje:
- En el A cuadro desplegable, seleccione Dirección de correo electrónico.
- En el Línea de asunto escriba el asunto del mensaje.
- En el Formato de correo En el cuadro desplegable, elija el formato preferido: HTML, texto sin formato o archivo adjunto.
Haga clic en Aceptar para ejecutar la combinación de correspondencia.
Cómo combinar correspondencia desde una fuente de datos de Excel
En caso de que la información para la combinación de correspondencia se almacene fuera de Outlook, puede utilizar una hoja de cálculo de Excel o una base de datos de Access como fuente de datos al realizar una combinación de correspondencia en Word. Los pasos serán exactamente los mismos que en el ejemplo anterior. La única diferencia es el paso 4 del Asistente para combinar correspondencia, donde selecciona el Usar una lista existente y luego busque su archivo de Excel.
Para este ejemplo se utiliza la siguiente hoja de Excel:
Como resultado, recibe este mensaje personalizado:
Si cree que necesita instrucciones más detalladas, consulte este tutorial completo: Cómo combinar correspondencia de Excel a Word.
Complemento Outlook Mail Merge para envíos masivos personalizados
Si está buscando una forma de enviar campañas de correo electrónico masivo personalizadas desde su buzón personal de Outlook, seguramente apreciará la nueva función de combinación de correspondencia incluida con nuestras plantillas de correo electrónico compartidas. ¿En qué se diferencia del de Outlook? Aquí están los puntos principales:
- Puede crear y ejecutar campañas de combinación de correspondencia directamente en Outlook sin palabra o cualquier otra aplicación.
- Puedes añadir archivos adjuntos y imágenes a su combinación de correspondencia.
- Puede crear diseños robustos y hermosos con la ayuda de incorporado plantillas de combinación de correspondencia o los suyos propios basados en HTML.
- Puedes personalizar tus envíos masivos con cualquier campos de combinación personalizados.
- Debido a un conjunto de diseños adaptativostus mensajes se verán geniales en cualquier cliente de correo electrónico, ya sea Outlook para Windows, Gmail o Apple Mail.
- Se puede ejecutar una combinación de correspondencia en cualquier aplicación de Outlook: para Windows, Mac y Outlook Online.
Dicen que una mirada vale más que mil palabras, así que veámoslo en acción 🙂
1.Haga una lista de correo en una hoja de Excel
Su lista de distribución es una tabla de Excel que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y datos personales para los campos de combinación.
- El libro de trabajo debe almacenarse en OneDrive.
- Todos los datos deben estar dentro de una tabla de Excel.
- Las direcciones de correo electrónico deben colocarse en la columna más a la izquierda, denominada Correo electrónico.
Aquí hay una tabla de Excel que usaremos para este ejemplo:
2. Cree una plantilla de combinación de correspondencia
Para crear una plantilla de combinación de correspondencia, esto es lo que debe hacer:
- En el panel Plantillas de correo electrónico compartidas, haga clic derecho en cualquiera de sus carpetas de plantillas y luego seleccione Nueva plantilla de combinación de correspondencia desde el menú contextual:
- Elija uno de los diseños predefinidos o haga clic HTML personalizado para pegar su propia plantilla y luego haga clic en Próximo:
- Elija su tema de color preferido y haga clic Finalizar:
- Una plantilla de combinación de correspondencia está lista para su uso: simplemente reemplace los textos, imágenes e hipervínculos del marcador de posición por los reales.
Consejo. Al copiar de otra fuente, utilice el Ctrl + Mayús + V acceso directo para pegar texto sin formatear.
3. Personalice su plantilla de correo electrónico utilizando campos de combinación
La personalización del correo electrónico se realiza con la ayuda de ~% campo de combinación macro. En nuestros documentos en línea, puede encontrar instrucciones detalladas sobre cómo usarlo. Aquí solo les mostraré el resultado:
Como puede ver, hemos insertado dos campos de combinación: Nombre de pila y Enlace. El primero es obvio: extrae la información del Nombre de pila columna para dirigirse a cada contacto por su nombre. El otro es mucho más interesante: crea una enlace individual para cada destinatario según la dirección de una página web en el Enlace columna. Como no sólo queremos insertar una URL específica de un contacto, sino también convertirla en un hermoso hipervínculo, cambiamos al visor HTML y colocamos la macro dentro del href atributo como este:
<a href="https://www.ablebits.com/office-addins-blog/mail-merge-outlook/~%MergeField[Link]">subscription plan</a>
Agregar archivo adjunto personalizado
Para adjuntar el mismo archivo a todos los correos electrónicos, utilice uno de los ~%Adjuntar macros. La lista completa de macros disponibles está aquí.
para enviar un archivo adjunto individual para cada destinatario, guarde todos los archivos en una carpeta especial en OneDrive y especifique los nombres de los archivos en la columna Adjuntos incluida en su lista de correo. Sí, es así de simple 🙂
Personaliza el asunto del correo electrónico
Por imposible que parezca, con nuestra herramienta Combinar correspondencia, el asunto del correo electrónico también se puede personalizar con facilidad. Aquí hay un ejemplo:
Greetings from ~%MergeField{"column":"City"}, ~%MergeField{"column":"First name"}
Dónde Ciudad y Nombre de pila son los nombres de las columnas de su lista de correo. Para que la macro funcione correctamente, asegúrese de que los nombres utilizados en la línea de asunto y en su tabla de Excel coincidan exactamente, incluida la letra mayúscula.
Entonces, ingresa la línea anterior en el campo Asunto (consulte el siguiente paso) y cada uno de sus destinatarios recibirá un correo electrónico con un asunto personalizado como este: Saludos desde Nueva York, Ronnie..
4. Cómo configurar una campaña de combinación de correspondencia en Outlook
Configurar una campaña de combinación de correspondencia es pan comido: simplemente haga clic en Unificación de correo en la barra de herramientas Plantillas de correo electrónico compartidas y luego junte todas las piezas:
- Ponle un nombre a tu nueva campaña.
- Escriba el texto para el Sujeto línea.
- Opcionalmente, especifique la dirección de correo electrónico para las respuestas.
- Importa tu lista de correo.
- Elija una plantilla de correo electrónico.
- Seleccione la carpeta de archivos adjuntos personalizados (opcional).
- Programe el envío masivo de correos electrónicos para una fecha posterior o comience inmediatamente.
¡Eso es todo! Cuando se realizan sus envíos masivos personalizados, puede estar absolutamente seguro de que cada correo electrónico se verá bien en cualquier aplicación de cliente de correo electrónico que abra el destinatario (por supuesto, si ha utilizado nuestros diseños adaptables).
Límites de correo electrónico de combinación de correspondencia de Outlook
En Outlook, no hay límite para el número máximo de destinatarios. Sin embargo, dichos límites existen en Office 365 y Outlook.com.
perspectiva 365
- 10.000 destinatarios por día
- 30 correos electrónicos por minuto
Para más detalles, ver Límites de recepción y envío de Microsoft 365.
Outlook.com
Para las cuentas gratuitas, las limitaciones varían según el historial de uso.
Para los suscriptores de Microsoft 365, las restricciones son:
- 5.000 destinatarios diarios
- 1000 destinatarios diarios sin relación (es decir, alguien a quien nunca antes has enviado un correo electrónico)
Para obtener más detalles, consulte Límites de envío en Outlook.com.
Además, los límites al número de mensajes salientes los establece Internet y proveedores de servicios de correo electrónico para reducir el spam y evitar la sobrecarga de los servidores de correo electrónico. Por lo tanto, antes de realizar una combinación de correspondencia, asegúrese de consultar con su administrador de correo o proveedor de servicios de Internet cuántos correos electrónicos puede enviar por día y dentro de una hora. En general, es poco probable que tenga problemas mientras mantenga menos de 500 mensajes por día.
Así es como se combina correspondencia en Outlook. ¡Te agradezco por leer y espero verte en nuestro blog la próxima semana!
descargas disponibles
Presentación de plantillas de correo electrónico compartidas (.archivo PDF)
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Outlook, la popular plataforma de correo electrónico de Microsoft, ofrece una gran variedad de herramientas y funciones para que los usuarios puedan gestionar sus correos electrónicos de manera eficiente. Una de estas funciones es la capacidad de combinar correspondencia, que le permite enviar correos masivos de forma individualizada a un grupo de destinatarios. En este artículo, exploraremos cómo utilizar esta función y responderemos a algunas preguntas frecuentes relacionadas.
¿Qué es combinar correspondencia?
Combinar correspondencia es una función de Outlook que permite enviar el mismo correo electrónico a múltiples destinatarios, pero de manera individualizada. En lugar de enviar un correo en formato de lista de distribución donde todos los destinatarios ven las direcciones de correo electrónico de los demás, combinar correspondencia envía un correo electrónico único a cada destinatario, sin revelar las direcciones de los demás.
¿Cómo combinar correspondencia en Outlook?
Combinar correspondencia en Outlook es un proceso sencillo que consta de los siguientes pasos:
- Abra Outlook y haga clic en la pestaña “Herramientas de correspondencia” en la cinta de opciones.
- Seleccione la opción “Combinar correspondencia” y elija “Correo electrónico”.
- En el campo “Destinatarios”, puede agregar una lista de destinatarios manualmente o importarla desde un archivo de Excel o Access.
- Escriba el cuerpo del correo electrónico y personalice los campos en los que desee que aparezcan datos específicos de cada destinatario.
- Revise el correo electrónico y haga clic en “Finalizar y combinar” para enviar los correos electrónicos a los destinatarios.
Recuerde, es importante asegurarse de que los datos de los destinatarios y los campos personalizados estén correctamente formateados en el archivo de origen para evitar errores durante la combinación.
¿Cuántos correos electrónicos puedo enviar usando combinar correspondencia?
Outlook no tiene una limitación específica en cuanto al número de correos electrónicos que se pueden enviar utilizando la función de combinar correspondencia. Sin embargo, es importante tener en cuenta que enviar un gran número de correos puede requerir un tiempo considerable para completar el proceso. Además, algunos proveedores de correo electrónico pueden imponer restricciones o límites en la cantidad de correos electrónicos que se pueden enviar en un determinado período de tiempo. Por lo tanto, recomendamos verificar la política de su proveedor de correo electrónico antes de enviar correos electrónicos masivos.
¿Puedo adjuntar archivos en los correos electrónicos combinados?
Sí, es posible adjuntar archivos en los correos electrónicos combinados. Para hacerlo, simplemente haga clic en el botón “Adjuntar archivo” en la ventana de redacción del correo electrónico y seleccione el archivo que desee adjuntar. Tenga en cuenta que el tamaño total de los archivos adjuntos puede tener un límite debido a las restricciones del proveedor de correo electrónico.
Si desea obtener más información sobre cómo combinar correspondencia en Outlook u otras funciones avanzadas de esta plataforma, puede consultar la guía oficial de Microsoft o explorar los recursos disponibles en la sección de soporte de Outlook.
¡Comience a utilizar la función de combinar correspondencia en Outlook y simplifique el proceso de envío de correos electrónicos masivos mientras mantiene un enfoque personalizado para sus destinatarios!