10 formas rápidas de crear y usar

El día a día puede ser agitado y muchas veces no tenemos tiempo suficiente para dedicar a tareas que consideramos importantes. Afortunadamente, existen formas rápidas y eficientes de crear y utilizar [el tema del artículo]. Ya sea que necesites organizar tus ideas, crear contenido de calidad, o simplemente optimizar tu tiempo, te presentamos 10 técnicas que te ayudarán a lograrlo de manera efectiva. ¡Prepárate para descubrir cómo aumentar tu productividad y alcanzar tus metas en poco tiempo!

Este artículo muestra diez características sorprendentes que quizás no conozcas, pero que pueden ahorrarte una enorme cantidad de tiempo cuando manejas correos electrónicos de rutina.

Si una parte importante de su comunicación en línea son correos electrónicos repetitivos, sería natural que se esfuerce por optimizar esa parte de su trabajo. Responder con una plantilla puede ser una excelente alternativa a redactar correos electrónicos desde cero de una manera tediosa, pulsación de tecla.

Plantillas de Outlook

Las plantillas de correo electrónico en Outlook son como plantillas de documentos en Word o plantillas de hojas de trabajo en Excel. Si envía con frecuencia mensajes iguales o muy similares a diferentes personas, puede guardar uno de esos mensajes como plantilla haciendo clic en Archivo > Guardar como > Plantilla de Outlook (*.oft). Y luego, en lugar de redactar un correo electrónico desde cero, comienza con una plantilla, la personaliza si es necesario y presiona Enviar. El mensaje desaparece, pero la plantilla permanece, lista para el siguiente uso.

De forma predeterminada, todas las plantillas de Outlook se guardan en la siguiente carpeta. Esto no debe cambiarse; de ​​lo contrario, no podrá abrir su plantilla desde Outlook.

C:\Usuarios\Nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
10 formas rápidas de crear y usar

Ventajas:

  • Fácil de crear y guardar.
  • Se pueden predefinir los campos de dirección (Para, CC y CCO), la línea de asunto e incluso la cuenta de envío.
  • Sus plantillas de mensajes pueden contener archivos adjuntos, gráficos y formatos como fuentes, colores de fondo, etc.

Desventajas: molesto de usar: para abrir una plantilla, es necesario profundizar bastante en los menús.

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2010

Tutoriales en profundidad:

Plantillas de correo electrónico en la aplicación web Outlook.com

El Outlook.com La aplicación web también tiene plantillas de correo electrónico. En comparación con los archivos .oft en la versión de escritorio, estos no requieren muchos clics en el menú para abrirse. Sin embargo, las opciones aquí no son tan amplias: una plantilla puede contener imágenes pequeñas y formato básico, pero no es posible preestablecer campos de correo electrónico ni adjuntar archivos.

Como muchas otras funciones útiles, ésta está oculta a la vista inmediata. Para utilizarlo, esto es lo que debes hacer:

En la esquina inferior derecha del Nuevo mensaje ventana, haga clic en el botón de puntos suspensivos (…) y luego haga clic en Mis plantillas.
10 formas rápidas de crear y usar

El Mis plantillas El panel aparecerá con algunas muestras predeterminadas listas para usar. Para crear el tuyo propio, haz clic en el + Plantilla e ingrese el título y el cuerpo de la plantilla en los cuadros correspondientes. O puede escribir y formatear el texto en la ventana del mensaje y luego copiarlo y pegarlo; se conservará todo el formato.
10 formas rápidas de crear y usar

Para insertar la plantilla en un correo electrónico, simplemente haga clic en su nombre en el panel.

Ventajas: simple e intuitivo

Desventajas: opciones limitadas

Versiones compatibles: aplicación web Outlook.com

Partes rápidas y texto automático

Las partes rápidas son fragmentos de contenido reutilizables que se pueden agregar rápidamente a un mensaje de correo electrónico, cita, contacto, convocatoria de reunión y tarea. Además del texto, también pueden incluir gráficos, tablas y formatos personalizados. Si bien las plantillas .oft están destinadas a constituir un mensaje completo, las partes rápidas son bloques de construcción más pequeños.

Quick Parts es el reemplazo moderno de AutoText en Outlook 2003 y versiones anteriores. En versiones recientes, ambos tipos están disponibles. La única diferencia entre ellos es que los artículos residen en diferentes galerías. En todos los demás aspectos, Quick Parts y AutoText son esencialmente iguales.

Para crear un nuevo elemento, escriba su texto en un mensaje, selecciónelo y haga clic Insertar pestaña > Partes rapidas > Guardar selecciones en la galería de partes rápidas.

Para incluir una parte rápida en un correo electrónico, elija la que necesite de la galería.
10 formas rápidas de crear y usar

O puede escribir el nombre de la parte rápida en un mensaje (no necesariamente el nombre completo, solo una parte única) y presionar F3. En Outlook 2016 y versiones posteriores, cuando comience a escribir el nombre, aparecerá una sugerencia y podrá simplemente presionar el botón Ingresar clave para inyectar el texto completo.
10 formas rápidas de crear y usar

Las piezas rápidas se encuentran en el Correo electrónico normal.dotm archivo, que se almacena aquí:

C:\Usuarios\%nombre de usuario%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

A respaldo sus partes rápidas, copie este archivo a una ubicación para guardar. A exportar a otra PC, péguelo en el Plantillas carpeta en otra computadora.

Ventajas: Muy simple y directo

Desventajas:

  • No hay opción de búsqueda. Si tiene varias piezas en la galería, puede ser un problema localizar la que necesita.
  • No es posible editar el contenido de una parte rápida; solo puedes reemplazarlo por uno nuevo.
  • No es posible agregar archivos adjuntos.

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2007

Tutorial completo: Partes rápidas de Outlook y Autotexto

Plantillas de correo electrónico de pasos rápidos

Los Pasos Rápidos son una especie de atajos que permiten realizar múltiples acciones con un solo comando. Una de esas acciones podría ser responder con una plantilla o crear un nuevo correo electrónico basado en una plantilla. Además del texto del mensaje, puede completar previamente Para, CC, CCO y Asunto, establecer una marca de seguimiento y una importancia.

Para crear una plantilla de pasos rápidos, haga clic en Crear nuevo dentro de Pasos rápidos caja en el Hogar y luego elija una de las siguientes acciones: Nuevo mensaje, Responder, Responder a todos o Adelante. En el Editar ventana, escriba el texto de su plantilla en el cuadro correspondiente, configure cualquier otra opción que crea apropiada y asigne a su plantilla algún nombre descriptivo. Opcionalmente, asigne una de las teclas de acceso directo predefinidas.

Aquí hay un ejemplo de Outlook. plantilla de respuesta:
10 formas rápidas de crear y usar

Una vez configurado, su nuevo paso rápido aparecerá inmediatamente en la galería. Simplemente haga clic en él o presione la combinación de teclas asignada y todas las acciones se ejecutarán a la vez.
10 formas rápidas de crear y usar

Ventajas:

  • Se pueden crear diferentes plantillas para nuevos correos electrónicos, respuestas y reenvíos.
  • No sólo se puede preestablecer el texto del mensaje, sino casi todos los campos del correo electrónico.
  • Se pueden ejecutar múltiples acciones con el mismo paso rápido, por ejemplo, responder a un mensaje con una plantilla y mover el mensaje original a otra carpeta.
  • Se puede ejecutar rápidamente con un atajo de teclado.

Desventajas: la plantilla de correo electrónico solo puede ser texto sin formato.

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2010

Tutorial de principio a fin: Pasos rápidos de Outlook

Borradores de Outlook como plantillas

Los borradores en Outlook no son más que correos electrónicos no enviados. Por lo general, se trata de mensajes sin terminar que Outlook guarda automáticamente o usted mismo los guarda manualmente. Pero, ¿quién dice que un borrador finalizado no se puede utilizar como plantilla de correo electrónico?

Lo bueno de este método es que puede crear un borrador de plantilla de correo electrónico reutilizable exactamente como lo haría normalmente: escriba el texto en el cuerpo del mensaje, complete los campos del correo electrónico, adjunte archivos, inserte imágenes, aplique el formato deseado, etc. Cuando su mensaje esté listo, no lo envíe. En su lugar, haga clic en el Ahorrar botón o presione Ctrl + S para guardar el mensaje en el Borradores carpeta. Si tienes demasiados artículos en tu Borradores carpeta, puede mantener sus plantillas en subcarpetas separadas o asignarles categorías.

La próxima vez que quieras enviar un mensaje en particular a alguien, ve a tu Borradores carpeta y abra ese mensaje. La clave es que no envíes tu borrador, pero adelante ¡él! Al reenviar un borrador, Outlook hace una copia y conserva el mensaje original para uso futuro. Además, no se agrega información de encabezado encima del texto del borrador, como se hace normalmente cuando se reenvía un correo electrónico entrante. La línea de Asunto tampoco tendrá el prefijo «FW:».

Quizás se pregunte cómo reenviar un borrador en Outlook. Mucho más fácil de lo que piensas 🙂

  • Abra su borrador de mensaje haciendo doble clic.
  • Coloque el cursor dentro de cualquier campo de correo electrónico, no en el cuerpo, y presione Ctrl + F. Alternativamente, puede agregar el Adelante a la barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en él.
    10 formas rápidas de crear y usar

Ventajas: muy conveniente para crear, editar y organizar.

Desventajas: para conservar tu plantilla, recuerda reenviar un borrador, no enviarlo.

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2000

Más información: Usar borradores de Outlook como plantillas de correo electrónico

Plantillas de firma de Outlook

La firma es un elemento tradicional de la comunicación escrita y la mayoría de los usuarios de Outlook agregan automáticamente una firma predeterminada a sus correos electrónicos. Pero no hay nada que le impida tener más de una firma e incluir información distinta a los datos de contacto estándar.

Puede crear una firma como una plantilla de correo electrónico completa e insertarla en un mensaje literalmente con un par de clics (Mensaje pestaña > Firma).
10 formas rápidas de crear y usar

¡Una palabra de precaución! Además del texto del mensaje, asegúrese de incluir sus detalles estándar en cada firma que esté creando. Cuando eliges una firma diferente para un mensaje en particular, la predeterminada se elimina automáticamente.

Ventajas: muy rápido y cómodo de usar

Desventajas: solo puede agregar información al cuerpo del mensaje pero no puede predefinir campos de correo electrónico.

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2000

Tutorial en profundidad: Cómo crear y utilizar firmas de Outlook

Autocorrección

Aunque la función Autocorrección no se diseñó originalmente para usarse como plantillas de texto, le permite insertar instantáneamente cierto texto mediante una palabra clave o código asignado. Puede considerarlo como una versión simplificada de Autotexto o Quick Parts.

Así es como funciona: asignas una palabra clave a un texto, que puede ser tan largo como quieras (razonablemente, por supuesto) y tener el formato que elijas. En un mensaje, escribes la palabra clave, presionas el Ingresar clave o barra espaciadoray la palabra clave se reemplaza instantáneamente con su texto.

para abrir el Autocorrección ventana de diálogo, diríjase a la Archivo pestaña > Opciones > Correo > Ortografía y Autocorrección… botón > Corrección > Opciones de autocorrección… botón.

Para configurar una nueva entrada, haga lo siguiente:

  • En el Reemplazar campo, escriba el palabra clave, que es una especie de atajo que desencadenará el reemplazo. Simplemente no utilices ninguna palabra real: no querrás que la palabra clave sea reemplazada por un texto más largo cuando en realidad quieres esa palabra. Es una buena idea anteponer la palabra clave a algún símbolo especial. Por ejemplo, podrías usar #advertir, !advertir o [warn] para ¡Advertencia importante!
  • En el Con campo, escriba su texto de plantilla.
  • Cuando termine, haga clic en Agregar.

Consejo. Si quieres texto formateado como en la captura de pantalla siguiente, primero escriba el texto de reemplazo en un mensaje, selecciónelo y luego abra el cuadro de diálogo Autocorrección. El texto de su plantilla se agregará automáticamente al Con caja. Para conservar el formato, asegúrese de que Texto formateado Se selecciona el botón de opción y haga clic en Agregar.

10 formas rápidas de crear y usar

Y ahora, escribe #advertir en el cuerpo del mensaje, presione Ingresary voilá:
10 formas rápidas de crear y usar

Ventajas: configuración de una sola vez

Desventajas: la cantidad de plantillas de texto está limitada a la cantidad de atajos que puedas recordar.

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2010

Papelería Outlook

El Papelería La función de Microsoft Outlook se utiliza para crear correos electrónicos personalizados con formato HTML con sus propios fondos, fuentes, colores, etc. En lugar de varios elementos de diseño, o además de ellos, también puede incluir texto, que se insertará automáticamente en un mensaje cuando eliges un archivo de papelería.

Comienza creando un mensaje nuevo, diseñando su diseño y escribiendo el texto de la plantilla. No tiene sentido definir Asunto ni ningún otro campo de correo electrónico porque cuando se utiliza un diseño de fondo, esta información aparecerá en la parte superior del cuerpo del mensaje.

Cuando esté listo, guarde su mensaje (Archivo > Guardar como) como un archivo HTML para el Papelería carpeta aquí:

C:\Usuarios\Nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
10 formas rápidas de crear y usar

Una vez guardado, podrás seleccionar tu papelería de la siguiente manera: Hogar pestaña > Nuevos objetos > Mensaje de correo electrónico usando > Más papelería. Los archivos de papelería usados ​​recientemente aparecerán directamente en el Mensaje de correo electrónico usando menú:
10 formas rápidas de crear y usar

También puede elegir un determinado diseño de fondo como tema predeterminado para todos los mensajes nuevos que esté creando.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo se vería su plantilla de mensaje de papelería de Outlook:
10 formas rápidas de crear y usar

Ventajas: una gran cantidad de opciones de formato debido a la compatibilidad con HTML

Desventajas: la cantidad de clics para guardar y acceder a archivos de papelería es muchísimo más de lo que realmente se necesita

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2007

Formularios personalizados en Outlook

Lo diré desde el principio: esta técnica está destinada a profesionales. Diseñar un formulario personalizado es mucho más complicado que cualquier otro método analizado en este tutorial y puede requerir habilidades de programación VBA. Para empezar, habilite el Desarrollador pestaña en Outlook. Luego, haga clic Diseñar un formulario, elija uno de los formularios estándar como base para su formulario personalizado, agregue campos, controles y posiblemente código, establezca atributos y publique su formulario. ¿Suena desconcertante y oscuro? De hecho, llevará tiempo descubrirlo.
10 formas rápidas de crear y usar

Ventajas: una característica muy poderosa con muchas opciones

Desventajas: una curva de aprendizaje pronunciada

Versiones compatibles: Outlook 365 – 2007

Plantillas de correo electrónico compartidas

Lo creas o no, esta solución es un placer para principiantes y gurús por igual. Los principiantes apreciarán la simplicidad: comenzar a utilizar las plantillas de correo electrónico compartidas es lo suficientemente intuitivo como para comenzar a utilizarlas de inmediato. Los expertos de Outlook pueden aprovechar muchas funciones avanzadas, como crear respuestas personalizadas con la ayuda de macros, configurar campos predefinidos, completables y desplegables, extraer información de conjuntos de datos y mucho más.

A diferencia de las funciones incorporadas, las Plantillas de correo electrónico compartidas traen todas las funciones directamente a la ventana del mensaje. Ahora puede crear, editar y usar sus plantillas en cualquier momento, sin tener que alternar entre diferentes pestañas y tener que profundizar en los menús.

A crear una nueva plantilla, simplemente seleccione el contenido deseado (texto, imágenes, enlaces, etc.) en un mensaje y haga clic Nueva plantilla.

A insertar una plantilla en un mensaje, haga clic en el Pegar o haga doble clic en el nombre de la plantilla.
10 formas rápidas de crear y usar

Ventajas:

  • Rápido y cómodo de crear.
  • Insertar en un mensaje con un clic.
  • Úsalo personalmente o compártelo con tu equipo.
  • Agregue campos de texto rellenables y listas desplegables.
  • Complete campos de correo electrónico, inserte imágenes y adjunte archivos automáticamente.
  • Aplique formato básico dentro del editor local para crear diseños sofisticados usando HTML.
  • Enlace a tu Borradores carpeta y utilice cualquiera de sus borradores de Outlook como plantillas de correo electrónico.
  • Utilice atajos para respuestas rápidas.
  • Acceda a sus plantillas desde cualquier dispositivo, ya sea Windows, Mac o Outlook Online.

Desventajas: eres bienvenido a probar y avisarnos 🙂

Versiones compatibles: Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 – 2016 Windows y Mac, Outlook en la web

Cómo llegar: Elija su plan de suscripción o descargue una versión gratuita desde Fuente de aplicaciones de Microsoft.

Así es como se crea una plantilla de correo electrónico en Outlook. Con suerte, nuestro tutorial te ayudará a elegir tu técnica favorita. ¡Te agradezco por leer y espero verte en nuestro blog la próxima semana!

Usted también podría estar interesado en

10 cosas que CREÍAS que era IMPOSIBLE hacer con tu iPhone

Si ves este vídeo, vas a descubrir como hacer cosas que creías que no podías con tu iPhone. Son trucos útiles para para tu ...






FAQ: 10 formas rápidas de crear y usar…

Frequently Asked Questions: 10 formas rápidas de crear y usar…

1. ¿Cuáles son las ventajas de crear contenido rápido?

La creación de contenido rápido es beneficiosa porque te permite generar mayor cantidad de material en menos tiempo, mantener a tu audiencia interesada y mejorar los rankings de tu página en los motores de búsqueda.

2. ¿Cómo puedo generar contenido rápido y de calidad?

Algunas formas efectivas de generar contenido rápido incluyen:

  1. Planificar y estructurar tus ideas con antelación.
  2. Utilizar plantillas y esquemas predefinidos.
  3. Hacer uso de herramientas de investigación de palabras clave.
  4. Crear contenido evergreen que no pase de moda rápidamente.
  5. Segmentar tu contenido en secciones más pequeñas y fáciles de producir.

3. ¿Qué recursos puedo utilizar para mejorar la creación de contenido y sus resultados?

Existen varios recursos útiles que pueden ayudarte a mejorar tus resultados al crear contenido rápido, tales como:

  • Herramientas de gestión de proyectos: Trello, Asana o Monday.com.
  • Herramientas de investigación de palabras clave: SEMrush, Ahrefs o Google Keyword Planner.
  • Plantillas y esquemas: Ejemplos en línea de estructuras de contenido.
  • Externos: Blogs y publicaciones de expertos en el campo de tu industria.

4. ¿Es recomendable reutilizar contenido existente?

Sí, reutilizar contenido existente es una excelente manera de crear contenido rápido. Puedes actualizar publicaciones de blog antiguas, convertir artículos en infografías o crear videos utilizando el material preexistente.

5. ¿Cómo puedo medir la eficacia de mi contenido?

Para medir la eficacia de tu contenido rápido, puedes utilizar herramientas de análisis como Google Analytics. Estas te permitirán evaluar métricas clave como el tráfico, el tiempo de permanencia en la página y la tasa de rebote.

6. ¿Cuál es la importancia de optimizar el contenido para SEO?

Optimizar el contenido para SEO es fundamental para aumentar la visibilidad de tu página en los motores de búsqueda. Al aplicar técnicas de SEO, mejorarás la clasificación en los resultados de búsqueda orgánica y atraerás más tráfico cualificado.

7. ¿Dónde puedo obtener más información sobre estrategias de creación de contenido rápido?

Puedes encontrar información adicional sobre estrategias de creación de contenido rápido en los siguientes recursos externos:

8. ¿Es posible automatizar el proceso de creación de contenido?

Sí, es posible automatizar ciertos aspectos del proceso de creación de contenido. Puedes utilizar herramientas de generación de ideas o software de redacción automática para agilizar la producción de contenido rápido.

9. ¿Cómo puedo garantizar la originalidad del contenido generado rápidamente?

Para garantizar la originalidad del contenido generado rápidamente, es recomendable utilizar herramientas de detección de plagio como Copyscape o Grammarly. Estas te ayudarán a identificar cualquier contenido duplicado o no original.

10. ¿Qué debo evitar al crear contenido rápido?

Al crear contenido rápido, evita los siguientes errores comunes:

  • No hacer una investigación adecuada antes de comenzar a escribir.
  • No revisar y corregir el contenido antes de publicarlo.
  • No considerar las necesidades y expectativas de tu audiencia.
  • No utilizar un lenguaje claro y conciso.

Esperamos que estas preguntas frecuentes te hayan ayudado a comprender mejor las formas rápidas de crear y utilizar contenido efectivo. Si tienes más preguntas, no dudes en dejarnos un comentario o consultar nuestros recursos recomendados para obtener más información. ¡Buena suerte en tu creación de contenido rápido!


Deja un comentario