Validación de datos personalizados en Excel: fórmulas y reglas
En el mundo de las hojas de cálculo, la precisión y el control son fundamentales. ¿Te has encontrado alguna vez ingresando datos incorrectos en Excel y deseando tener una forma de prevenir esos errores desde el inicio? La validación de datos personalizados es la solución perfecta para ti. No solo te permite establecer reglas y restricciones, sino que también te brinda la capacidad de personalizar la entrada de datos de acuerdo a tus necesidades específicas. En este artículo, exploraremos cómo utilizar fórmulas y reglas que te ayudarán a mantener la integridad de tu información, transformando tus hojas de cálculo en herramientas aún más poderosas y eficientes. ¡Sumerjámonos en el fascinante mundo de la validación de datos en Excel!
En el mundo laboral actual, la información precisa y confiable es esencial para la toma de decisiones acertadas. Una de las herramientas más utilizadas para organizar y analizar datos es Excel. Sin embargo, muchas veces nos encontramos con el desafío de validar la información ingresada en las celdas. Es aquí donde entran en juego las fórmulas y reglas de validación de datos personalizados en Excel. En este artículo, exploraremos cómo aprovechar al máximo estas funciones para garantizar la integridad de nuestros datos y optimizar nuestro trabajo en Excel. Si quieres descubrir cómo validar datos personalizados en Excel de manera eficiente, ¡sigue leyendo!
El tutorial muestra cómo crear reglas de validación de datos personalizadas en Excel. Encontrará algunos ejemplos de E.Fórmulas de validación de datos xcel para permitir solo números o valores de texto en celdas específicas, o solo texto que comience con caracteres específicos, permitir datos únicos que eviten duplicados y más.
En el tutorial de ayer comenzamos a analizar la Validación de datos de Excel: cuál es su propósito, cómo funciona y cómo usar reglas integradas para validar los datos en sus hojas de trabajo. Hoy, daremos un paso más y hablaremos sobre los aspectos esenciales de la validación de datos personalizados en Excel, así como también experimentaremos con un puñado de fórmulas de validación diferentes.
Cómo crear una validación de datos personalizada con fórmula
Microsoft Excel tiene varias reglas de validación de datos integradas para números, fechas y texto, pero cubren sólo los escenarios más básicos. Si desea validar celdas con sus propios criterios, cree una regla de validación personalizada basada en una fórmula. Así es cómo:
>Opcionalmente, puede agregar un mensaje de entrada personalizado y una alerta de error que aparecerá cuando el usuario seleccione la celda validada o ingrese datos no válidos, respectivamente.
A continuación encontrará algunos ejemplos de reglas de validación personalizadas para diferentes tipos de datos.
Nota. Todas las reglas de validación de datos de Excel, integradas y personalizadas, verifican solo los datos nuevos que se escriben en una celda después de crear la regla. No se validan los datos copiados ni el ingreso de datos en la celda antes de realizar la regla. Para precisar las entradas existentes que no cumplen con sus criterios de validación de datos, utilice el Circula datos no válidos característica como se muestra en Cómo encontrar datos no válidos en Excel.
Validación de datos de Excel para permitir solo números
Sorprendentemente, ninguna de las reglas de validación de datos incorporadas de Excel atiende una situación muy típica en la que es necesario restringir a los usuarios a ingresar solo números en celdas específicas. Pero esto se puede hacer fácilmente con una fórmula de validación de datos personalizada basada en la función ESNÚMERO, como esta:
=ISNUMBER(C2)
Donde C2 es la celda superior del rango que desea validar.
>
Nota. La función ESNÚMERO permite cualquier valor numérico en celdas validadas, incluidos números enteros, decimales, fracciones, así como fechas y horas, que también son números en términos de Excel.
Validación de datos de Excel para permitir solo texto
Si busca lo contrario: permitir solo entradas de texto en un rango de celdas determinado, cree una regla personalizada con la función ISTEXT, por ejemplo:
=ISTEXT(D2)
Donde D2 es la celda superior del rango seleccionado.
>Permitir texto que comience con caracteres específicos
Si todos los valores en un rango determinado deben comenzar con un carácter o subcadena en particular, realice la validación de datos de Excel basándose en la función CONTAR.SI con un carácter comodín:
CONTAR.SI(celúla,»texto*»)
Por ejemplo, para garantizar que todos los ID de pedido en la columna A comiencen con el prefijo «AA-«, «aa-«, «Aa-» o «aA-» (no distingue entre mayúsculas y minúsculas), defina una regla personalizada con esta validación de datos. fórmula:
=COUNTIF(A2,»aa-*»)
>Fórmula de validación con la lógica O (múltiples criterios)
En caso de que haya 2 o más prefijos válidos, suma varias funciones CONTAR.SI, para que tu regla de validación de datos de Excel funcione con la lógica O:
=COUNTIF(A2,»aa-*»)+COUNTIF(A2,»bb-*»)
>Fórmula de validación que distingue entre mayúsculas y minúsculas
Si el carácter es importante, utilice EXACTO en combinación con la función IZQUIERDA para crear una fórmula de validación que distinga entre mayúsculas y minúsculas para entradas que comiencen con un texto específico:
EXACTO(IZQUIERDA(celúla, número_de_caracteres), texto)
Por ejemplo, para permitir solo aquellos identificadores de pedido que comienzan con «AA-» (no se permiten «aa-» ni «Aa-«), utilice esta fórmula:
=EXACT(LEFT(A2,3),»AA-«)
En la fórmula anterior, la función IZQUIERDA extrae los primeros 3 caracteres de la celda A2 y EXACTO realiza una comparación que distingue entre mayúsculas y minúsculas con la subcadena codificada («AA-» en este ejemplo). Si las dos subcadenas coinciden exactamente, la fórmula devuelve VERDADERO y la validación pasa; de lo contrario, se devuelve FALSE y la validación falla.
>Permitir entradas que contengan cierto texto
Para permitir entradas que contengan texto específico en cualquier lugar de una celda (al principio, en el medio o al final), use la función ESNÚMERO en combinación con BUSCAR o BUSCAR dependiendo de si desea una coincidencia que distinga entre mayúsculas y minúsculas o no:
- Validación que no distingue entre mayúsculas y minúsculas:
ESNÚMERO(BUSCAR(texto, celúla))
- Validación que distingue entre mayúsculas y minúsculas:
ESNÚMERO(ENCONTRAR(texto, celúla))
En nuestro conjunto de datos de muestra, para permitir solo entradas que contengan el texto «AA» en las celdas A2:A6, use una de estas fórmulas:
No distingue entre mayúsculas y minúsculas:
=ISNUMBER(SEARCH(«AA», A2))
Distingue mayúsculas y minúsculas:
=ISNUMBER(FIND(«AA», A2))
Las fórmulas funcionan con la siguiente lógica:
Busca la subcadena «AA» en la celda A2 usando BUSCAR o BUSCAR, y ambos devuelven la posición del primer carácter de la subcadena. Si no se encuentra el texto, se devuelve un error. Para cualquier valor numérico devuelto como resultado de la búsqueda, la función ESNÚMERO produce VERDADERO y la validación de datos es exitosa. En caso de error, ESNÚMERO devuelve FALSO y no se permitirá la entrada en una celda.
>Validación de datos para permitir solo entradas únicas y no permitir duplicados
En situaciones en las que una determinada columna o rango de celdas no debe contener duplicados, configure una regla de validación de datos personalizada para permitir solo entradas únicas. Para ello vamos a utilizar la clásica fórmula CONTAR.SI para identificar duplicados:
=CONTAR.SI(rango, celda_superior)<=1
Por ejemplo, para asegurarse de que solo se ingresen identificadores de pedido únicos en las celdas A2 a A6, cree una regla personalizada con esta fórmula de validación de datos:
=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1
Cuando se ingresa un valor único, la fórmula devuelve VERDADERO y la validación se realiza correctamente. Si el mismo valor ya existe en el rango especificado (recuento mayor que 1), CONTAR.SI devuelve FALSO y la entrada no supera la validación.
Preste atención a que bloqueamos el rango con referencias de celda absolutas (A$2:$A$6) y usamos una referencia relativa para la celda superior (A2) para que la fórmula se ajuste correctamente para cada celda en el rango validado.
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Nota. Esta fórmula de validación de datos es no distingue entre mayúsculas y minúsculasno distingue texto en mayúsculas y minúsculas.
Lereu: Totalmente de acuerdo, Guillemat! Yo también he tenido mis momentos con la validación de datos, sobre todo cuando me tocó hacer un informe y quería asegurarme de que nadie metiera información incorrecta. Las fórmulas y reglas que mencionan en el artículo son clave para tener todo bien organizado, ¡gracias por el contenido!
Emposoantie: ¡Exacto, Lereu! A mí me pasó algo parecido cuando estaba creando un dashboard para mi trabajo, utilicé la validación de datos y me ahorré un buen susto con esos errores. Lo que más me gusta es cómo personalizar las reglas para que se ajusten a lo que necesito. El artículo está buenísimo, ¡gracias por compartir!
Guillemat: ¡Me encantó el artículo! La validación de datos en Excel es súper útil, la verdad. Una vez, cuando estaba organizando una base de datos para un proyecto, usé reglas personalizadas y fue un lifesaver para evitar errores. Definitivamente, estos tips ayudan un montón. ¡Gracias por compartir!
Arrugaeta: ¡Sí, sí, estoy totalmente de acuerdo! La validación de datos es un must en Excel. Recuerdo que cuando estaba armando un informe para la uni, me salvó de un montón de errores de tipeo, sobre todo con las fechas. Las fórmulas que mencionan en el artículo son buenísimas, ¡me ayudaron a mantener todo en orden! ¡Buen trabajo con el post!