formato de carta comercial, ejemplos y consejos

El formato de carta comercial es una herramienta esencial en el mundo empresarial para establecer comunicación formal y efectiva entre empresas y clientes. En este artículo exploraremos cómo redactar una carta comercial de manera correcta, qué elementos debe incluir y algunos consejos útiles para que tu mensaje sea claro y persuasivo. Además, te compartiremos ejemplos prácticos que te servirán de guía en tus futuras comunicaciones empresariales. ¡Prepárate para descubrir el poder de una carta comercial bien estructurada y dejar una impresión duradera en tus destinatarios!

Si su trabajo implica correspondencia comercial, entonces ciertamente escribe cartas de solicitud, ocasionalmente o de forma regular. Esto podría ser una solicitud de trabajo, un ascenso o una solicitud de reunión, una solicitud de información o referencia, una carta de favor o una referencia de carácter. Este tipo de cartas son difíciles de escribir y aún más difíciles de escribir de tal manera que animen a los destinatarios a responder con voluntad y entusiasmo.

formato de carta comercial, ejemplos y consejos

En cuanto a solicitud de cartas de dinerotodo tipo de solicitudes de patrocinio, donación o recaudación de fondos, estará de acuerdo en que a menudo se requiere un milagro para obtener una respuesta : ) Por supuesto, no puedo garantizar que nuestros consejos y muestras de cartas harán el milagro, pero definitivamente lo salvarán. algo de tiempo y hacer que su trabajo de escritura sea menos doloroso.

Consejo para ahorrar tiempo! Si se comunica por correo electrónico, puede ahorrar aún más tiempo agregando todos estos ejemplos de cartas comerciales directamente a su Outlook. ¡Y luego podrá enviar correos electrónicos comerciales personalizados con un clic del mouse!

Todo lo que necesitas es el complemento Plantillas de correo electrónico compartidas que puedes ver a la derecha. Una vez que lo tengas en Outlook, no tendrás que escribir las mismas frases una y otra vez.

Simplemente haga doble clic en la plantilla y encuentre el texto insertado en el cuerpo del mensaje en un momento. ¡Todos sus formatos, hipervínculos, imágenes y firmas estarán en su lugar!

No dudes en comprobarlo ahora mismo; una versión gratuita está disponible para descargar en Tienda de aplicaciones de Microsoft.

Bueno, volvamos a escribir cartas comerciales, más adelante en el artículo encontrarás:

Formato de carta comercial

Una carta comercial es una forma formal de comunicación y por eso requiere un formato especial. Es posible que no le importe demasiado el formato de la carta si envía un correo electrónico, pero si escribe una carta comercial tradicional en papel, las siguientes recomendaciones pueden resultarle útiles. Se considera una buena práctica imprimir una carta comercial en papel blanco estándar de 8,5″ x 11″ (215,9 mm x 279,4 mm).

  1. Dirección del remitente. Por lo general, comienza escribiendo su propia dirección. En inglés británico, la dirección del remitente suele escribirse en la esquina superior derecha de la carta. En inglés americano, la dirección del remitente se coloca en la esquina superior izquierda.

    No es necesario escribir el nombre ni el cargo del remitente, ya que se incluyen en el cierre de la carta. Escriba solo la dirección, la ciudad y el código postal y, opcionalmente, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

    Si está escribiendo en papel con membrete, omita esto.

  2. Fecha. Escriba una fecha unas líneas debajo del membrete o la dirección del remitente. El estándar es de 2 a 3 líneas (de una a cuatro líneas son aceptables).
  3. Línea de referencia (opcional). Si su carta está relacionada con alguna información específica, como una referencia de trabajo o un número de factura, agréguela debajo de la fecha. Si está respondiendo a una carta, consúltela. Por ejemplo,
    • Re: Factura # 000987
    • Re: Su carta del 1/4/2014
  4. Avisos a la llegada (opcional). Si desea incluir una anotación sobre correspondencia privada o confidencial, escríbala debajo de la línea de referencia en mayúsculas, si corresponde. Por ejemplo, PERSONAL o CONFIDENCIAL.
  5. Dirección interna. Esta es la dirección del destinatario de su carta comercial, un individuo o una empresa. Siempre es mejor escribir a una persona específica de la empresa a la que le escribe.

    El estándar es 2 líneas debajo del elemento anterior que escribió; de una a seis líneas son aceptables.

  6. Línea de Atención (opcional). Escriba el nombre de la persona con la que intenta comunicarse. Si escribió el nombre de la persona en la dirección interna, omita la línea de atención.
  7. Saludo. Utilice el mismo nombre que la dirección interna, incluido el título. Si conoce a la persona a la que le escribe y normalmente se dirige a ella por su nombre, puede escribir el nombre en el saludo, por ejemplo: Querida Jane. En todos los demás casos, es una práctica común dirigirse a una persona con el título personal y apellido seguidos de una coma o dos puntos, por ejemplo:
    • Sr. marrón:
    • Estimado Dr. Brown:
    • Estimada Sra. Smith,

    Si no conoce el nombre del destinatario o no está seguro de cómo escribirlo, utilice uno de los siguientes saludos:

    • Señoras
    • Caballeros
    • Estimado
    • estimado señor o señora
    • A quien le interese
  8. Línea de asunto (opcional): Deje dos o tres líneas en blanco después del saludo y escriba la esencia de su carta en mayúsculas, ya sea hacia la izquierda o centrada. Si ha agregado la Línea de referencia (3), la línea de Asunto puede ser redundante. Aquí están algunos ejemplos:
    • CARTA DE REFERENCIA
    • CARTA DE PRESENTACIÓN
    • SOLICITUD DE REEMPLAZO DE PRODUCTO
    • LESIÓN LABORAL
  9. Cuerpo. Esta es la parte principal de su carta y generalmente consta de 2 a 5 párrafos, con una línea en blanco entre cada párrafo. En el primer párrafo, escribe una apertura amistosa y luego expresa tu punto principal. En los siguientes párrafos, se proporciona información general y detalles de respaldo. Finalmente, escribe el párrafo final donde reafirmas el propósito de la carta y solicitas alguna acción, si corresponde. Ver Consejos para escribir cartas comerciales persuasivas para más detalles.
  10. Clausura. Como sabes, existen algunos cierres complementarios generalmente aceptados. El que elijas depende del tono de tu carta. Por ejemplo,
    • Respetuosamente suyo (muy formal)
    • Atentamente o Saludos cordiales o Atentamente (cierres más útiles en cartas comerciales)
    • Saludos cordiales, Cordialmente suyo (un poco más personal y amigable)

    El cierre normalmente se escribe en el mismo punto vertical que la fecha y una línea después del último párrafo del cuerpo. Escriba en mayúscula únicamente la primera palabra y deje tres o cuatro líneas entre el bloque de cierre y el de firma. Si el saludo va seguido de dos puntos, agregue una coma después del cierre; de lo contrario, no se requiere puntuación después del cierre.

  11. Firma. Como regla general, la firma aparece cuatro líneas en blanco después del cierre de cortesía. Escriba su nombre debajo de una firma y agregue un título, si es necesario.
  12. Recintos. Esta línea le indica al destinatario qué otros documentos, como un currículum, se adjuntan a su carta. Los estilos comunes son los siguientes:
    • Adjunto.
    • Adjuntar.
    • Cerramientos: 2
    • Cerramientos (2)
  13. Iniciales del mecanógrafo (opcional). Este componente se utiliza para indicar la persona que escribió la carta por usted. Si usted mismo escribió la carta, omítala. Por lo general, las iniciales de identificación incluyen tres de sus iniciales en mayúsculas y luego dos o tres de las del mecanógrafo en minúsculas. Por ejemplo, JAM/dmc, MERMELADA:cm. Pero este componente rara vez se utiliza hoy en día, en cartas comerciales muy formales.

    A continuación puede ver un modelo de carta de donación con el formato adecuado. Siempre es más fácil de entender con ejemplos, ¿no?
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10 consejos para escribir cartas de solicitud persuasivas

A continuación encontrarás 10 estrategias para escribir tus cartas de solicitud de tal manera que convenzan a tu lector de responder o actuar.

  1. Conozca a su destinatario. Antes de comenzar a redactar su carta de solicitud, hágase estas preguntas. ¿Quién es mi lector y cómo pueden ayudarme exactamente? ¿Son ellos quienes toman decisiones o simplemente transmitirán mi solicitud a un funcionario superior? Tanto el estilo como el contenido de su carta de solicitud dependerán de la posición del lector.
  2. No seas prolijo. Sea claro, breve y vaya al grano. Una regla general es ésta: no utilices dos palabras cuando una sería suficiente. Sólo recuerde la famosa cita de Mark Twain: “No tuve tiempo de escribir una carta corta, así que escribí una larga”. Una persona en su posición podía permitírselo, y… no pedía nada : )
  3. Haz que tu carta sea fácil de leer. Al escribir una carta de solicitud, no se desvíe ni confunda al lector al desviarse del punto principal. Evite oraciones y párrafos largos y abarrotados porque son intimidantes y difíciles de digerir. Utilice oraciones simples y declarativas y divida las oraciones largas con comas, dos puntos y punto y coma. Comience un nuevo párrafo cuando cambie un pensamiento o idea.

    A continuación se muestra un ejemplo muy pobre de carta de presentación:
    En todos los aspectos, mis calificaciones parecen ser consistentes con los deseos expresados ​​en su anuncio y, según la voz de los blogs de su empresa, realmente creo que estaba destinado a ser un [Position] en tu compañía.”

    Y esta es buena:
    Tengo buenas habilidades y experiencia en [Your area of expertise] y estaría muy agradecido si me consideraran para cualquier puesto adecuado.”

    Recuerde, si su carta de solicitud parece fácil de leer, ¡tiene más posibilidades de ser leída!

  4. Agregar llamado a la acción. Ponga acción en sus cartas de solicitud siempre que sea posible. La forma más sencilla es utilizar verbos de acción y la voz activa en lugar de pasiva.
  5. Convencer pero no exigir. No trate a sus destinatarios como si le debieran algo. En su lugar, capte la atención del lector mencionando puntos en común y enfatizando los beneficios de actuar.
  6. No seas gravoso. Brinde a los lectores toda la información necesaria y dígales qué es exactamente lo que quiere que hagan. Simplifique el trabajo para que la persona responda: incluya información de contacto, números de teléfono directos, proporcione enlaces o adjunte archivos, lo que sea apropiado.
  7. Escribe de forma amigable y apela a los sentimientos del lector.. Aunque esté escribiendo una carta comercial, no sea demasiado profesional. Las cartas amistosas hacen amigos, así que escriba sus cartas de solicitud de manera amigable, como si estuviera hablando con su verdadero amigo o un viejo conocido. Todos somos humanos y puede ser una buena idea apelar a la humanidad, la generosidad o la simpatía de su corresponsal.
  8. Sea educado y profesional. Incluso si está escribiendo una solicitud de cancelación de pedido o una carta de queja, sea cortés y cortés, simplemente indique el problema, proporcione toda la información relevante y asegúrese de evitar amenazas y calumnias.
  9. Cuida tu gramática! Parafraseando un dicho muy conocido: “la gramática cuenta para las primeras impresiones”. La mala gramática y los malos modales pueden estropearlo todo, así que asegúrese de revisar todas las cartas comerciales que envíe.
  10. Revisar antes de enviar. Cuando haya terminado de redactar la carta, léala en voz alta. Si su punto clave no está muy claro, escríbalo. Es mejor invertir algo de tiempo en reescribir y obtener una respuesta, que hacerlo rápido y tirar la carta a la basura inmediatamente.

Y finalmente, si recibió una respuesta a su carta de solicitud o se tomó la acción deseada, no olvide agradecer a la persona. Aquí puede encontrar ejemplos de cartas de agradecimiento para todas las ocasiones.

Ejemplos de cartas de solicitud.

A continuación encontrará algunos ejemplos de cartas de solicitud para diferentes ocasiones.

Modelo de carta de solicitud de recomendación

Estimado Sr. Brown:

Espero que lo estás haciendo bien. Tengo cálidos recuerdos de su notable liderazgo y apoyo a los maestros durante mi empleo en la escuela secundaria XYZ.

Actualmente, estoy solicitando ingreso al distrito escolar XYZ y debo presentar tres cartas de recomendación. Le escribo para preguntarle si podría escribir una carta de recomendación en mi nombre.

Me gustaría brindarle algunos antecedentes que pueden ayudarle, en caso de que decida escribir esta carta .

Adjunto encontrará una copia de mi currículum más reciente. No dude en ponerse en contacto conmigo si necesita información adicional. Espero tener noticias suyas y le agradezco de antemano su tiempo.

Solicitud de Información

Gracias por enviar su currículum en respuesta al que anunciamos. Además de su currículum, también necesitamos tres referencias y una lista de empleadores anteriores de los últimos tres años, junto con sus números de teléfono.

Nuestra política es revisar minuciosamente los antecedentes de cada candidato con el fin de seleccionar a la persona más adecuada para este puesto.

Gracias por su asistencia. Esperamos tener noticias suyas.

Solicitud de referencia de personaje

El ha solicitado en nuestra empresa un puesto en nuestro . Él / ella ha dado tu nombre como referencia de personaje. ¿Sería tan amable de proporcionarnos su evaluación escrita de esta persona?

Tenga la seguridad de que su respuesta será tratada con confidencialidad. Gracias de antemano.

Solicitud de donación

Te envío esto como miembro de nuestra comunidad. Estoy seguro de que valoras vivir en un barrio tan tranquilo y pacífico, al igual que yo.

Ya sabes, a veces para mantener la comunidad tranquila y pacífica hay que actuar. Como sabrá, nuestro Comité Comunitario local se ha estado reuniendo durante los últimos dos meses para tratar de encontrar formas de reducir la tasa de robos en nuestra área. La semana pasada publicaron sus recomendaciones sobre la mejor manera de combatir ese problema.

Su recomendación principal exige un aumento de patrullas policiales y de seguridad para complementar el programa local de Vigilancia Vecinal. Lamentablemente, la cantidad necesaria no está incluida en la asignación presupuestaria municipal de este año.

Por lo tanto, como miembro preocupado de esta comunidad, he decidido que mi empresa donará $ por cada $ recaudado en la comunidad para cubrir los costos de seguridad adicionales. Les insto a que se unan a mí hoy para apoyar esta noble causa para nuestro bien común.

Para hacer su donación hoy, puede visitar cualquiera de nuestras dos tiendas y depositar su donación en las cajas ubicadas cerca de las cajas frontales. Si no puede llegar a la tienda, envíe un cheque o giro postal a nombre de “XYZ” y envíelo por correo a la dirección indicada anteriormente.

Gracias de antemano.

pidiendo un favor

Te escribo para pedirte un favor que espero puedas hacerme.

En menos de tres meses estaré tomando el , con la esperanza de ingresar a la , donde tienen el mejor programa de posgrado para el curso que me interesa.

La escuela pone mucho énfasis en el éxito del estudiante en el examen, razón por la cual me siento extremadamente presionado para obtener una puntuación superior al promedio en el examen de registro de posgrado.

Debido a que recientemente te graduaste en , naturalmente eres la primera persona en la que pensé al considerar a quién podría acercarme para que me ayudara. No estoy pidiendo demasiado tiempo, realmente agradecería cualquier consejo que pudiera darme y algunas lecciones sobre las , que creo que son mis puntos más débiles.

Espero que me des una respuesta positiva. Gracias de antemano.

Solicitud de devolución/reemplazo de producto

El hice un pedido del y lo recibí el . He descubierto que el producto comprado tiene el siguiente problema:

Dado que el producto que entregó no es de calidad satisfactoria , tengo derecho a que lo y le pediría que confirme que lo hará dentro de los próximos siete días. También le pido que confirme si hará los arreglos para que se recoja el o si me reembolsará el costo de su devolución.

Espero recibir sus propuestas satisfactorias para resolver mi reclamo dentro de los siete días siguientes a la fecha de esta carta.

*****

Y esto es todo por hoy. Con suerte, esta información le ayudará a redactar cartas comerciales con el formato adecuado en general y cartas de solicitud persuasivas en particular, y a obtener siempre la respuesta deseada. ¡Gracias por leer!

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Formato de carta comercial, ejemplos y consejos

Hoy en día, a pesar de los avances tecnológicos, el formato de carta comercial sigue siendo una herramienta esencial para las empresas. Ya sea para establecer contactos profesionales, realizar solicitudes, presentar propuestas o comunicarse con clientes, es importante conocer las pautas adecuadas para redactar y presentar una carta comercial de manera efectiva.

¿Cuál es el formato de una carta comercial?

El formato de una carta comercial consta de varias partes importantes:

  1. Encabezado: Incluye los datos de la empresa remitente, como el nombre, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico.
  2. Fecha: Es importante indicar la fecha de redacción de la carta.
  3. Destinatario: Menciona los datos del destinatario, como el nombre, la empresa y la dirección.
  4. Saludo: Inicia la carta con un saludo adecuado según el nivel de formalidad.
  5. Cuerpo: Es la parte central de la carta en la que se expresa claramente el propósito y se proporciona la información relevante.
  6. Cierre: Concluye la carta de manera cortés, y puedes mencionar algún tipo de acción a tomar.
  7. Firma: No olvides firmar la carta y proporcionar tus datos de contacto nuevamente.

Es importante recordar que la carta comercial debe ser concisa, clara y respetuosa. Evita el uso de jerga o tecnicismos innecesarios y asegúrate de revisar y corregir cualquier error gramatical antes de enviarla.

Ejemplos de carta comercial

A continuación, te presentamos algunos ejemplos de cartas comerciales:

  1. Carta de presentación de empresa: Utilizada para presentar tu empresa y los servicios que ofrece.
  2. Carta de propuesta comercial: Utilizada para presentar una propuesta de colaboración o negocio.
  3. Carta de respuesta a una solicitud: Utilizada para responder a una solicitud recibida.
  4. Carta de agradecimiento por compra: Utilizada para expresar gratitud después de que un cliente realice una compra.

Estos ejemplos pueden servirte como guías para redactar tus propias cartas comerciales. Recuerda personalizar el contenido según tus necesidades y objetivos específicos.

Consejos para escribir una carta comercial efectiva

Aquí tienes algunos consejos útiles para redactar una carta comercial efectiva:

  • Conoce a tu audiencia: Adaptar el tono y el lenguaje de la carta según el destinatario.
  • Mantén un enfoque claro: Expresa el propósito de la carta de manera clara y concisa.
  • Destaca los beneficios: Enfatiza cómo los productos o servicios ofrecidos pueden resolver problemas o satisfacer necesidades del destinatario.
  • Utiliza un lenguaje profesional: Evita el uso de términos informales o palabras ambiguas.
  • Revisa y edita: Asegúrate de revisar la carta para detectar posibles errores gramaticales o información incorrecta.

Si necesitas más información o ejemplos adicionales de cartas comerciales, puedes visitar los siguientes enlaces externos:

Esperamos que esta guía te haya ayudado a comprender el formato de carta comercial y brindarte los consejos necesarios para redactar y presentar una carta efectiva. Recuerda que una buena carta comercial puede marcar la diferencia en tus comunicaciones profesionales. ¡Buena suerte!


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