Cuando se trata de convertir archivos PDF a Excel, existen dos opciones: hacerlo manualmente o utilizar convertidores en línea. Ambas alternativas ofrecen ventajas y desventajas, por lo que es importante conocer cuál se ajusta mejor a tus necesidades. En este artículo, exploraremos los diferentes métodos para convertir tus archivos PDF a Excel y te daremos algunos consejos útiles para obtener los mejores resultados. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo de manera eficiente y efectiva!
El artículo explica cómo exportar diferentes archivos PDF a Excel manualmente o utilizando convertidores en línea gratuitos, y cómo elegir el método de conversión que mejor se adapte a un tipo de archivo determinado.
El formato PDF que permite presentar documentos independientemente del software, hardware o sistema operativo del usuario ya se ha convertido en un estándar de facto para el intercambio de archivos electrónicos.
Si le pide información a alguien, y si esa persona es una persona bien intencionada, es muy probable que obtenga un documento PDF cuidadosamente formateado con los datos solicitados acompañados de tablas, gráficos y diagramas para su lectura.
Sin embargo, los archivos PDF están destinados únicamente a ver datos y no a manipularlos. Por lo tanto, si su tarea implica reorganizar los datos para un análisis más detallado, tendrá que buscar otro archivo en el corresponsal o convertir el documento PDF a algún formato editable. Y este tutorial le enseñará cómo importar un archivo de PDF a Excel en solo unos minutos.
Elegir el método correcto para la conversión de PDF a Excel
La elección del método adecuado para convertir un determinado PDF a Excel depende de cómo se creó tal o cual documento PDF. Alguien puede pensar que todos los archivos PDF son esencialmente iguales. Pero en realidad no lo son.
Si un documento PDF se obtuvo de un fuente electrónica Como un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel, contiene caracteres de texto que pueden ser leídos e interpretados por aplicaciones de Microsoft Office, así como por varios convertidores de PDF. Si desea importar dicho PDF a Excel, puede hacer esto a mano o utilizar algún tercero Conversores de PDF a Excel o programas de adobe.
También se puede crear un archivo PDF escaneando algún documento en papel o utilizando algún otro dispositivo que tome una imagen del documento y luego lo almacena como un archivo PDF. En este caso, un PDF es sólo una imagen estática y, para exportarlo a una hoja de Excel editable, es necesario software de reconocimiento óptico de caracteres se requiere.
Convertir PDF a Excel a través de Word
Para conversiones ocasionales de PDF a Excel, es posible que no desees molestarte en buscar una herramienta especial y hacer el trabajo con lo que tienes a mano, es decir, cualquier visor de PDF, Microsoft Excel y Word. Recuerde que este método solo funciona para documentos PDF creados electrónicamente.
En pocas palabras, la conversión implica exportar los datos primero a un documento de Word y luego copiarlos a un libro de Excel. Los pasos detallados siguen a continuación.
1. Copie la tabla fuente de un archivo PDF.
Abra el archivo PDF en Adobe Reader, o cualquier otro visor de PDF, seleccione la tabla que desea convertir a Excel y presione Ctrl+C para copiarlo al portapapeles.
2. Pegue la tabla en un documento de Word.
Abra un nuevo documento de Word y pegue los datos copiados presionando Ctrl + V. Obtendrá algo similar a esto:
3. Convierta los datos copiados en una tabla (opcional).
Si sus datos PDF se pegaron en un documento de Word como una tabla estructurada correctamente, como ve en la captura de pantalla anterior, omita este paso.
Si los datos se insertaron en Word como texto en lugar de una tabla, puede convertirlos en una tabla de una de las siguientes maneras:
- Manera rápida. Prensa Ctrl + A para seleccionar todos los datos, cambie al Insertar pestaña y haga clic Mesa > Mesa insertada…
Esto debería convertir los datos pegados en una tabla de Word mal formateada pero correctamente estructurada. - Un camino más largo. Si la forma rápida no produjo el resultado esperado, seleccione todos los datos y haga clic Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla… Aparecerá el cuadro de diálogo y usted selecciona Otro bajo Texto separado enhaz clic en el pequeño cuadro al lado, elimina lo que hay allí, escribe en un espacio y presiona DE ACUERDO.
Esto debería convertir los datos pegados en una tabla de Word mal formateada pero correctamente estructurada.
4. Copie la tabla de Word a Excel.
En el documento de Microsoft Word, seleccione todos los datos (Ctrl + A), abra una nueva hoja de Excel, seleccione cualquier celda (esta será la celda más a la izquierda de la tabla) y presione Ctrl + V para pegar los datos copiados de Word.
5. Formatee y edite la tabla de Excel.
Si está convirtiendo una tabla pequeña y sencilla, es posible que este paso no sea necesario. Sin embargo, según mi experiencia, es un caso muy raro en el que los datos exportados manualmente de PDF a Excel no requieren ninguna manipulación adicional. En la mayoría de los casos, será necesario realizar algunos ajustes para restaurar el diseño y el formato de la tabla original. Por ejemplo, es posible que deba eliminar algunas filas en blanco o agregar o eliminar celdas individuales para asegurarse de que las columnas estén alineadas correctamente.
Ventajas: La principal “ventaja” de este enfoque es que no se requieren herramientas especiales, sólo un visor de PDF, Microsoft Word y Excel.
Retirarse: El formato original se pierde; se requieren más manipulaciones con los datos convertidos.
Conversores de PDF a Excel en línea
Si tiene un archivo PDF grande y con un formato sofisticado, puede resultar bastante tedioso restaurar el formato y la estructura de cada tabla manualmente. En este caso, tiene sentido encargar la tarea a algún conversor en línea de PDF a Excel.
Aunque existe una gran variedad de convertidores de Excel a PDF en línea, el principio de funcionamiento es básicamente el mismo. Usted carga un archivo PDF en el sitio web, especifica su dirección de correo electrónico y encuentra un libro de Excel en su bandeja de entrada tan pronto como se completa el proceso de conversión. Algunos convertidores ni siquiera requieren una dirección de correo electrónico y permiten descargar o abrir el archivo Excel convertido directamente desde el sitio web.
La mayoría de los convertidores de PDF a Excel en línea tienen un límite diario o mensual en la cantidad de archivos que puede convertir de forma gratuita. Algunos servicios también establecen un límite al tamaño del archivo. Por lo general, puedes eliminar estas limitaciones registrándote para obtener una suscripción paga.
Ahora vamos a jugar con algunos convertidores en línea populares de PDF a Excel y ver cuál produce los mejores resultados.
Y aquí está el archivo PDF original que se convertirá en una hoja de cálculo de Excel viable:
Nitro Cloud: conversor en línea gratuito de PDF a Excel
Este es uno de los servicios en línea más populares para convertir archivos PDF a Microsoft Excel, Word y PowerPoint. Nube Nitro También podemos realizar conversiones en sentido contrario, es decir, de PowerPoint, Word o Excel a PDF, y ya lo hemos repasado en el artículo anterior – Convertir Excel a PDF.
Si tiene alguna experiencia con servicios en línea, probablemente habrá notado que están diseñados de tal manera que la conversión sea lo más fácil e intuitiva posible para el usuario. El conversor Nitro PDF no es una excepción. Sólo necesita elegir el archivo fuente, especificar los formatos de archivo, ingresar su dirección de correo electrónico y hacer clic en “Convertir ahora“.
Resultado: El archivo Excel convertido llegará a su bandeja de entrada en un par de minutos. Por ejemplo, así es como se ve mi hoja:
Si lo comparas con el archivo PDF original, notarás que ha desaparecido un hermoso encabezado, el formato está esencialmente distorsionado, pero en general tienes algo con qué trabajar.
Además del servicio en línea, Nitro tiene una versión de escritorio del conversor de PDF a Excel y hay una prueba de 14 días disponible en www.pdftoexcelonline.com.
Convertidor de PDF gratuito
El conversor de PDF en línea disponible en www.freepdfconvert.com también realiza varios tipos de conversión, incluidos PDF a Excel, PDF a Word, PDF a PowerPoint, PDF a imagen y viceversa.
Con este convertidor, puede obtener el archivo Excel de salida por correo electrónico o descargarlo del sitio web.
Resultado: En cuanto al resultado, bueno… ¡eso fue algo escandaloso!
Sólo 3 líneas del documento PDF original sobrevivieron a la conversión y, naturalmente, esos restos se enviaron a la Papelera de reciclaje de inmediato. Es justo decir que este conversor de PDF a Excel funcionó mucho mejor con tablas más simples, pero dadas sus limitaciones (10 conversiones por mes y un retraso de 30 minutos para convertir otro archivo), esta no sería mi elección de todos modos.
Convertidor en línea de PDF a Excel de Cometdocs
Así como nitroCometdocs proporciona las versiones de escritorio y en línea de su conversor de PDF, ambas están disponibles en www.pdftoexcel.org.
Su servicio gratuito te hará esperar 30 minutos incluso para convertir el primer documento, lo que por supuesto es decepcionante, pero tolerable si al final quieres obtener un resultado perfecto.
Resultado: No diría que el archivo Excel de salida sea perfecto. El formato es sólo una vaga reminiscencia del documento PDF original, aparecen un par de celdas en blanco adicionales, sin embargo, se alcanza el objetivo principal: los datos del PDF se convirtieron en una hoja de cálculo de Excel editable.
Un conversor de PDF online más
Como la mayoría de los servicios online, el conversor con un nombre claro y sin pretensiones Convertidor PDF.com puede ayudarle a importar el contenido de sus archivos PDF a Excel, Word y PowerPoint. Después de seleccionar el formato de salida deseado, debe realizar los 3 pasos habituales: seleccione un archivo para convertir, escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en Comenzar botón:
También está disponible una versión de escritorio paga de este conversor de PDF y puedes descargar una prueba de 15 días. aquí.
Resultado: Bastante bueno. De hecho, la hoja de Excel que me enviaron por correo electrónico era exactamente la misma que cometas‘, probablemente ambos servicios utilicen el mismo algoritmo de conversión.
Si ninguno de los convertidores de PDF a Excel en línea anteriores cumple con sus requisitos en su totalidad, puede encontrar muchos más en la web.
Software de escritorio para convertir PDF a Excel
Si tiene que realizar conversiones de PDF a Excel con regularidad y si lo que busca son transferencias rápidas y precisas de documentos PDF nativos a hojas de cálculo formateadas de Excel, puede considerar invertir en un software de escritorio profesional.
Exportar PDF a Excel usando Adobe Acrobat XI Pro
Para empezar, la suscripción a Adobe Acrobat Pro es bastante cara (alrededor de 25 dólares al mes). Sin embargo, el precio probablemente lo justifique, ya que incluye una gran cantidad de funciones que permiten todas las manipulaciones posibles con archivos PDF, incluida la capacidad de importar PDF a Excel.
El proceso de conversión es muy rápido y sencillo:
- Abra un archivo PDF en Acrobat XI.
- Hacer clic Herramientas > Edición de contenido > Exportar archivo a… > Libro de trabajo de Microsoft Excel.
Si prefiere trabajar con el menú principal, haga clic en Archivo > Guardar como otro… > Hoja de cálculo > Libro de trabajo de Microsoft Excel. Si alguien todavía usa Excel 2003, seleccione Hoja de cálculo XML 2003 en cambio.
- Asigne un nombre al archivo de Excel y elija la carpeta de destino.
Si tiene una cuenta de Adobe, puede guardar el archivo .xlsx convertido haciendo clic en la pequeña flecha negra junto a “Guardar en cuenta en línea” en la parte inferior de la ventana.
Después de seleccionar la carpeta, haga clic en el Ahorrar botón para finalizar la conversión o Ajustes para más opciones.
- Configure los ajustes.
En el “Guardar como configuración XLSX” ventana de diálogo, tiene las siguientes opciones:
- Convierta el archivo PDF como una sola hoja de trabajo o exporte cada página a una hoja separada.
- Utilice los separadores decimales y de miles predeterminados (como se establece en la configuración regional de Windows) o establezca separadores diferentes especialmente para este archivo de Excel.
- Habilite OCR (reconocimiento óptico de caracteres) si es necesario. Aunque esta opción está seleccionada de forma predeterminada, merece especial atención si está convirtiendo un imagen (escaneada) documento PDF. En este caso, asegúrese de que esté marcada la casilla “Ejecutar OCR” y elija el idioma apropiado haciendo clic en el Elegir lenguaje botón al lado.
Cuando termine, haga clic en el botón Aceptar.
El archivo de Excel convertido está muy cerca del documento fuente PDF. Como se ilustra en la siguiente captura de pantalla, el diseño y el formato del documento se convirtieron casi sin problemas. La única deficiencia notable es que algunos de los números se exportaron como texto, lo que se indica con un pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda. Puede rectificar esta deficiencia en segundos: simplemente seleccione todas esas celdas, haga clic derecho y elija Dar formato a celdas > Número.
Para ser justos, utilicé Acrobat Pro XI para convertir el mismo archivo PDF que se envió a Conversores de PDF a Excel en línea. El resultado es muy decepcionante:
Como se muestra en la captura de pantalla anterior, algunos números que deberían asociarse con las etiquetas de texto se mueven a la parte superior de la hoja y se pierde una entrada de texto. Pero lo más crítico es que todos los datos se exportaron a una sola columna (columna A), lo que complica considerablemente una mayor manipulación y análisis de datos. Incluso algunos de los PDF convertidos en línea gratuitos produjeron un mejor resultado: ¡qué vergüenza para Adobe!
Ventajas: En primer lugar, un resultado muy rápido y facilidad de uso; para tablas sencillas con una estructura clara: conversiones claras y precisas que requieren muy poca manipulación adicional.
Desventajas: Alto costo, malos resultados al convertir documentos PDF complejos.
Conversión de PDF a Excel con Able2Extract PDF Converter 9
Able2Extract es otro gran nombre del sector, presente en el mercado desde hace más de 10 años. Sus precios son comparables a los de Adobe Acrobat Pro y también lo son las funciones.
Able2Extract puede transferir contenido PDF a una gran variedad de formatos que van desde Excel, Word, PowerPoint hasta Publisher y AutoCAD. La opción de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también está disponible.
Y ahora, veamos cómo se adapta este conversor a nuestro Gift Planner, que ha resultado ser un obstáculo para la mayoría de los conversores de PDF en línea, así como para el software de Adobe.
Para convertir su PDF en un archivo de Excel editable, siga estos pasos:
- Abra el documento PDF que desea exportar a Excel. El convertidor realmente le dará una pista de por dónde empezar.
- Seleccione datos PDF para convertir. Puede ser el documento completo, determinadas páginas, todos los datos de la página actual o solo datos seleccionados. Puede realizar una selección arrastrando el puntero del ratón, desde el Editar menú, o utilizando las opciones de Selección rápida en la barra de herramientas:
- Elija Excel como formato de conversión haciendo clic en el Sobresalir en la barra de herramientas o seleccione Convertir a Excel desde el Editar menú. Una vez que haga esto, se le dará la opción de Automático y Costumbre opciones de conversión.
yo elijo Automático ya que quiero un resultado rápido. Si desea designar cómo se verá su tabla en Excel, puede ir con Costumbre. Cuando haces clic en Definir botón debajo Costumbreaparecerá un nuevo panel desde el cual podrá comenzar a ajustar sus tablas y los cambios se reflejarán inmediatamente en la sección de vista previa.
Lo que ve a continuación es el resultado de la conversión automática, que es muy superior a lo que produjo Adobe Acrobat XI Pro.
Si quieres probar Able2Extract, puedes descargar una versión de evaluación aquí o probablemente comprobar su precios primero 🙂
Ventajas: Conversiones rápidas y precisas de PDF a Excel; colores, formatos y fuentes originales conservados; capacidad de personalizar el documento antes de la conversión; Capacidades de OCR para archivos PDF escaneados.
Retirarse: Caro.
Convertir una imagen (escaneada) PDF a Excel
Como se señaló al principio de este artículo, hay más de una forma de crear un archivo PDF. Si su PDF se creó utilizando un escáner o un dispositivo similar que toma una “instantánea” del documento y luego almacena esa imagen como un archivo PDF electrónico, Reconocimiento óptico de caracteres Se requiere software (OCR). Un programa OCR identifica electrónicamente cada carácter de un documento escaneado y lo convierte a un formato editable de su elección, por ejemplo, Microsoft Excel.
La calidad del documento de salida depende de muchos factores, como una buena o mala calidad de imagen del documento PDF de origen, la claridad de todos los caracteres, idiomas extranjeros o símbolos especiales utilizados en el texto, una mezcla de fuentes, colores y formatos, etc.
Dado que el reconocimiento óptico de caracteres que convierte una imagen en un archivo electrónico basado en caracteres es un proceso bastante complicado, la mayoría de los programas OCR son de pago. Sin embargo, también existen algunos servicios en línea gratuitos que pueden ayudarlo a exportar un documento PDF de “imagen” a Excel.
Servicio gratuito de OCR en línea para convertir PDF a Excel
El servicio de reconocimiento óptico de caracteres disponible en www.onlineocr.net admite 46 idiomas, incluidos inglés, francés, chino, japonés, coreano y muchos otros. Además de PDF, también te permite extraer texto de imágenes JPG, BMP, TIFF y GIF y convertirlos en archivos de Excel (.xlxs), Word (.docx) o texto sin formato (.txt). El tamaño máximo de archivo permitido es 5 MB.
Probé este servicio en algunos documentos PDF escaneados en diferentes idiomas y, francamente, quedé impresionado con los resultados. Aunque se perdió el formato original de los archivos PDF, la mayoría del texto y los datos numéricos se reconocieron e importaron a Excel correctamente.
Si desea algo más que un servicio de OCR gratuito, puede considerar probar uno de los conversores de OCR de PDF a Excel de pago, como PDF2XL OCR o MuyPDF.
Y, naturalmente, si tiene una licencia de Adobe Acrobat XI Pro, no necesitará otras herramientas o servicios, simplemente utilice “Ejecute OCR si es necesario“opción, como se demuestra en Exportar PDF a Excel usando Adobe Acrobat.
Esperamos que este artículo le haya ayudado a elegir el método o herramienta para sus conversiones de PDF a Excel que mejor se adapte a sus necesidades y al tipo de datos que se importarán. Si buscas lo contrario, puedes encontrar la solución en esta publicación: Exportar archivos de Excel a PDF. ¡Gracias por leer!
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Convierta PDF a Excel manualmente o utilizando convertidores en línea
La conversión de archivos PDF a Excel puede ser una tarea desafiante si no se cuenta con la herramienta adecuada. Afortunadamente, existen varias opciones disponibles para convertir archivos PDF a Excel, ya sea de forma manual o utilizando convertidores en línea. En esta guía, responderemos a algunas de las preguntas frecuentes sobre este tema.
¿Por qué convertir un PDF a Excel?
Hay varias razones por las que podría querer convertir un archivo PDF a Excel. Aquí hay algunas situaciones comunes:
- Edición fácil de datos: Convertir un PDF a Excel le permite editar fácilmente los datos en una hoja de cálculo.
- Análisis de datos: Al convertir un PDF a Excel, puede realizar análisis y cálculos avanzados usando las funciones y herramientas de Excel.
- Extracción de datos: Si tiene información importante en un PDF y desea extraerla en un formato más manejable, convertirlo a Excel es una excelente opción.
¿Cómo convertir un PDF a Excel manualmente?
Si prefiere realizar la conversión de forma manual sin utilizar un convertidor en línea, puede seguir estos pasos:
- Abra el archivo PDF en Adobe Acrobat: Abra el archivo PDF en el programa Adobe Acrobat.
- Seleccione y copie los datos: Utilice la herramienta de selección de texto para elegir y copiar los datos de la tabla o celda deseada.
- Pegue los datos en Excel: Abra Excel y pegue los datos copiados en una hoja de cálculo nueva o existente.
- Formatee y ajuste los datos: Ajuste el formato y realice cualquier corrección necesaria para adaptar los datos a su hoja de cálculo de Excel.
Es importante destacar que la conversión manual puede ser un proceso laborioso, especialmente si tiene un archivo PDF grande o varios archivos para convertir. En tales casos, es posible que desee considerar el uso de una herramienta de conversión en línea.
¿Cómo utilizar convertidores en línea para convertir PDF a Excel?
Los convertidores en línea pueden ser una opción más rápida y conveniente para convertir archivos PDF a Excel. Aquí hay algunos pasos generales a seguir al utilizar convertidores en línea:
- Busque un convertidor en línea confiable: Hay varios convertidores en línea gratuitos disponibles. Asegúrese de elegir uno confiable y seguro.
- Suba el archivo PDF: En el convertidor en línea, busque la opción para cargar o arrastrar y soltar el archivo PDF que desea convertir.
- Seleccione el formato de salida: Elija “Excel” o “XLS” como formato de salida deseado.
- Inicie la conversión: Haga clic en el botón de conversión para iniciar el proceso de conversión.
- Descargue el archivo convertido: Una vez que se complete la conversión, descargue el archivo Excel convertido en su dispositivo.
Recuerde siempre verificar la calidad de la conversión y realizar cualquier ajuste necesario después de la conversión, ya que los convertidores en línea pueden no ser perfectos en algunos casos.
Conclusión:
Ya sea que elija convertir un PDF a Excel de forma manual o utilizando convertidores en línea, ambas opciones pueden ser efectivas dependiendo de sus necesidades y circunstancias específicas. La conversión manual puede ser más adecuada para archivos pequeños o para aquellos que requieren una edición y ajustes precisos. Por otro lado, los convertidores en línea pueden ahorrar tiempo y esfuerzo, especialmente cuando se trabaja con archivos grandes. Asegúrese de elegir una opción confiable y segura, y siempre verifique los resultados antes de utilizar los datos convertidos.
Fuentes: