¿Alguna vez te has encontrado en la situación en la que necesitas compartir un libro de trabajo de Excel con otras personas? ¡No te preocupes, estás en el lugar correcto! En este artículo, te ofreceremos una guía completa sobre cómo compartir un libro de trabajo con otras personas en Excel. Descubrirás diferentes métodos, consejos útiles y trucos para garantizar una colaboración fluida y eficiente. ¡Prepárate para aprender a compartir y colaborar en tus proyectos de Excel de manera sencilla y efectiva!
En Excel, hay dos formas importantes que puede utilizar para compartir su archivo de Excel (libro de trabajo) con otras personas:
- Agréguelo a la nube (como OneDrive) y luego compártalo con otros.
- Envíalo a través de un E-Mail.
En este tutorial, aprenderemos ambos métodos en detalle. Entonces empecemos.
En Excel (Office 365), hay varias formas que puede utilizar para compartir el archivo.
- Primero, usando la opción Guardar como, necesita su archivo en una unidad. Esta es precisamente la misma forma que utilizas para guardar tus archivos normalmente. Aquí, debe cambiar la ubicación a OneDrive en lugar de su sistema.
- Una vez que guarde su archivo en OneDrive, regrese al libro y haga clic en el botón desplegable Compartir en la esquina superior derecha de la ventana de Excel.
- Desde aquí, debe hacer clic en la opción copiar enlace para obtener el enlace al libro activo.
- A continuación, le mostrará un cuadro de diálogo con el enlace al libro. Esto copiará automáticamente el enlace al portapapeles.
Puede compartir este enlace con otras personas para que puedan acceder al archivo.
Dar acceso a un correo electrónico
También puede compartir el acceso a una identificación de correo electrónico directamente. Para ello, debe hacer clic en el botón compartir en la parte superior derecha de la ventana.
Cuando hace clic en el botón enviar, envía un correo electrónico al usuario con el enlace para acceder al libro.
Solo compartiendo la hoja de trabajo
También le permite compartir el enlace a la hoja de trabajo actual con un usuario. Cuando hace clic en el menú desplegable Compartir, puede obtener el enlace para compartir solo a la hoja de trabajo actual.
Cambiar el tipo de acceso
Cuando comparte un libro con un enlace, puede cambiar el acceso que desea otorgar al usuario. En más configuraciones, puede seleccionar entre editar y ver.
Establecer una fecha de vencimiento
El enlace que comparte también puede tener una fecha específica. Cuando aplica una fecha, caducará una vez pasada.
Establecer una contraseña
Y de la misma forma, también podrás establecer una contraseña al archivo para compartirlo con otros usuarios.
Con esto, el usuario deberá ingresar la contraseña antes de acceder al libro.
Como dije, hay otra manera de compartir el libro de trabajo con otras personas. Para esto, una vez que vaya a la pestaña Archivo, haga clic en la opción “Compartir”.
Aquí tienes dos opciones para usar:
- Enviar como archivo adjunto – Cuando hace clic en este botón, abre su cliente de correo electrónico predeterminado y adjunta el libro redactando un nuevo correo electrónico.
- Enviar un enlace – Cuando hace clic en este botón, abre el cliente de correo electrónico con el nuevo correo electrónico y pega el enlace al libro de trabajo.
Puede utilizar ambas formas para compartir el libro con otras personas. Pero hay una ligera diferencia entre estos dos métodos.
Cuando comparte el archivo completo, no compartirá los cambios futuros con el usuario, pero cuando comparte el enlace del archivo, también comparte todos los cambios que realice en el futuro con el usuario que tiene el enlace.
Nota: puede adjuntar el libro a un correo electrónico y luego enviarlo al usuario con el que desea compartirlo.
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Compartir un libro de trabajo con otras personas en Excel
¿Tienes la necesidad de colaborar con otras personas en un libro de trabajo de Excel? Excel ofrece una funcionalidad de compartir que te permite trabajar de forma simultánea en un mismo archivo con tus compañeros. A continuación, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con cómo compartir un libro de trabajo en Excel.
¿Cómo puedo compartir un libro de trabajo en Excel?
Para compartir un libro de trabajo en Excel, sigue estos pasos:
- Abre el libro de trabajo que deseas compartir.
- Haz clic en la pestaña “Archivo” en la barra de herramientas de Excel.
- Selecciona la opción “Compartir” y luego “Guardar al nube”.
- Elige el servicio de almacenamiento en la nube que prefieras, como OneDrive o Dropbox.
- Sigue las instrucciones para iniciar sesión en tu cuenta y guardar el libro de trabajo.
- Una vez guardado en la nube, puedes invitar a otras personas a colaborar contigo en el archivo compartido.
¿Puedo controlar quién puede editar mi libro de trabajo compartido en Excel?
Sí, Excel te permite controlar los permisos de edición de tu libro de trabajo compartido. Puedes elegir entre tres opciones:
- Editar: Permite a los colaboradores realizar cambios en el libro de trabajo compartido.
- Comentar: Permite a los colaboradores realizar comentarios sobre el libro de trabajo, pero no editar el contenido.
- Solo lectura: Permite a los colaboradores ver el contenido, pero no realizar cambios ni comentarios.
Estas opciones te brindan un control preciso sobre quién puede realizar modificaciones en tu libro de trabajo compartido.
¿Existe alguna forma de realizar un seguimiento de los cambios en un libro de trabajo compartido en Excel?
Sí, Excel proporciona una función para realizar un seguimiento de los cambios realizados en un libro de trabajo compartido. Al habilitar la opción de seguimiento de cambios, podrás ver quién realizó cada modificación y en qué momento se hizo.
Para habilitar el seguimiento de cambios, sigue estos pasos:
- Haz clic en la pestaña “Revisar” en la barra de herramientas de Excel.
- Selecciona la opción “Seguimiento de cambios”.
- Marca la casilla “Realizar un seguimiento de los cambios en este libro”.
Esto te permitirá tener un registro detallado de los cambios efectuados en el libro de trabajo compartido.
¿Existen límites en cuanto a la cantidad de personas que pueden colaborar en un libro de trabajo compartido en Excel?
Excel soporta hasta 99 personas colaborando simultáneamente en un libro de trabajo compartido. Esto permite una colaboración efectiva en proyectos de gran envergadura. Sin embargo, ten en cuenta que a medida que aumenta el número de colaboradores, la velocidad de actualización del libro de trabajo podría disminuir.
Conclusiones
Compartir un libro de trabajo con otras personas en Excel puede mejorar significativamente tu capacidad para colaborar de manera efectiva en proyectos conjuntos. Sigue los pasos mencionados anteriormente y aprovecha esta funcionalidad para trabajar en tiempo real, controlar los permisos de edición y realizar un seguimiento de los cambios en tu libro de trabajo compartido. ¡Explora todas las posibilidades que te ofrece Excel para trabajar en equipo!
Fuentes adicionales:
- Compartir libros de trabajo en SharePoint Online
- Compartir libros de trabajo en SharePoint o un servidor de SharePoint
- Compartir libros de trabajo en OneDrive