Cómo solucionar problemas de formato de combinación de correspondencia en Word

¿Te has encontrado alguna vez con un documento de Word que, en lugar de facilitarte la vida, se convierte en un rompecabezas debido a problemas de formato de combinación de correspondencia? No estás solo. Miles de usuarios experimentan frustraciones similares al intentar crear cartas personalizadas, etiquetas o comunicaciones masivas. Sin embargo, no todo está perdido. En este artículo, te guiaremos paso a paso para identificar y resolver esos molestos inconvenientes de formato. Descubre los secretos para dominar la combinación de correspondencia y transforma la tarea en un proceso sencillo y eficiente. ¡Prepárate para decir adiós a los problemas y hola a la productividad!

Si alguna vez has tenido problemas con el formato de combinación de correspondencia en Word, ¡no estás solo! Obtener los resultados deseados en este proceso puede ser una tarea complicada, pero no te preocupes, estás en el lugar correcto para solucionar esos problemas. En este artículo, te brindaremos algunos consejos y trucos prácticos sobre cómo resolver los problemas de formato de combinación de correspondencia en Word de manera efectiva. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo!

El tutorial muestra cómo mantener el formato de números, fechas, porcentaje y moneda al combinar correspondencia de Excel a Word o cambiarlo a su gusto.

En uno de nuestros artículos anteriores, vimos cómo combinar correspondencia de Excel a Word para enviar cartas o mensajes de correo electrónico personalizados. Al final resultó que, usar Combinar correspondencia de Word para automatizar la creación de un documento a partir de una hoja de cálculo de Excel puede presentar muchos desafíos. Es posible que algunos campos no estén completos o que contengan información incorrecta. Es posible que los números formateados correctamente en Excel no aparezcan correctamente en un documento de Word. Los códigos postales pueden perder ceros a la izquierda. Los siguientes consejos para la resolución de problemas le ayudarán a solucionar los problemas típicos de formato de combinación de correspondencia.

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Cómo combinar correspondencia y seguir formateando

Al realizar una combinación de correspondencia desde una hoja de cálculo de Excel, algunos de sus datos numéricos pueden perder formato después de realizar la combinación. Los problemas suelen ocurrir con números formateados como porcentaje o moneda, o con números que contienen ceros a la izquierda, como los códigos postales.

Causa: De forma predeterminada, Microsoft Word utiliza la conexión OLE DB, que extrae la información pero no la formatea. Como resultado, en un documento de Word, los datos aparecen en el formato en el que están almacenados internamente en Excel y no en el formato aplicado a las celdas.

Para ilustrar el problema, eche un vistazo a los formatos de datos de origen en una hoja de cálculo de Excel:
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Ahora, vea lo que sucede en un documento de combinación de correspondencia de Word:
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• Código postal – aparece sin un cero a la izquierda. En Excel, se muestra un cero a la izquierda porque una celda tiene un formato de número personalizado como 00000. En Word, aparece un valor subyacente (2451).
• Divisa – aparece sin el símbolo de moneda, separador de miles y decimales. En Excel, el número tiene el formato Moneda ($3000,00). En Word, se muestra un número en su forma pura (3000).
• Porcentaje – normalmente aparece como un número decimal correspondiente al porcentaje; en algunos casos, un número de punto flotante. Por ejemplo, el 30% formateado como Porcentaje en Excel puede aparecer como 0,3 o 0,299999999 en Word.
• Fecha – aparece en el formato predeterminado establecido en la configuración de su región. En nuestro caso, la fecha de Excel 20-mayo-22 se transforma en 20/05/2022 en Word.

Solución: Para que Word muestre códigos postales, fechas, precios, porcentajes y otros valores numéricos en el formato correcto, conéctese a su libro de Excel usando Intercambio dinámico de datos (DDE).

Cómo utilizar Dynamic Data Exchange para conectarse a una hoja de Excel

Antes de iniciar una combinación de correspondencia, realice los siguientes pasos en Microsoft Word.

Ir a Archivo > Opciones > Avanzado.

Desplácese hacia abajo hasta el General sección, seleccione la casilla de verificación Confirmar la conversión de formato de archivo al abrir y haga clic DE ACUERDO.
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Inicie su combinación de correspondencia como de costumbre (los pasos detallados están aquí). Cuando se trata de seleccionar destinatarios, elija Usar una lista existente.

Busque su hoja de cálculo, selecciónela y haga clic en Abierto (o haga doble clic en el archivo).

En el Confirmar fuente de datos cuadro de diálogo que se abre, marque el Mostrar todo cuadro en la esquina inferior izquierda, luego elija Hojas de trabajo de MS Excel a través de DDE (*.xls)y haga clic DE ACUERDO.
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Hacer clic Hoja de cálculo completay DE ACUERDO.
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Es posible que Word tarde bastante en conectarse a su fuente de datos de Excel a través de DDE, así que tenga paciencia; esto le ahorrará aún más tiempo a largo plazo 🙂

Consejo. Para evitar que Word muestre múltiples mensajes cada vez que abre el archivo de datos, borre la casilla Confirmar la conversión de formato de archivo al abrir casilla de verificación después de conectarse a su lista de correo.

Ahora, todos los valores numéricos del documento de combinación de correspondencia de Word conservan sus formatos originales.
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Cómo dar formato a campos de combinación de correspondencia específicos

Conectarse a una hoja de cálculo de Excel a través de DDE es la forma más rápida de solucionar todos los problemas de formato de una sola vez. Si esta solución no es aplicable a usted por algún motivo, puede controlar el formato de los datos de Excel en Word agregando un interruptor numérico (anteriormente llamado interruptor de imagen) a un campo de combinación particular.

A interruptor numérico es una especie de máscara que le permite formatear el contenido de un campo en un documento de Word de la forma que desee. Para agregar un interruptor numérico, realice estos pasos:

Seleccione el campo de combinación cuyo formato desea cambiar. Esto puede ser Fecha, Divisa, Por ciento o algún otro campo.

Prensa Mayús + F9 para mostrar la codificación del campo seleccionado o Alt + F9 para exponer los códigos de todos los campos de su documento. Un código de campo genérico se parece a {Nombre MERGEFIELD}.

Agregue un código de cambio numérico al final del campo.

Con el cursor colocado en cualquier parte del campo, presione F9 para actualizarlo.

Prensa Mayús + F9 o Alt + F9 nuevamente para ocultar el código de campo y luego obtener una vista previa del resultado.

Los siguientes ejemplos le guiarán por algunos escenarios típicos.

Combinación de correspondencia: formato numérico

Para que los números aparezcan en el formato correcto (igual o diferente al de su archivo de Excel), utilice los siguientes códigos de cambio numéricos.

interruptor numéricoEjemploDescripción#03000Número entero redondeado#,03.000Número entero redondeado con separador de mil# ,0.003.000,00Número con dos decimales y separador de mil

Por ejemplo, para formatear un número entero con un separador de mil, use el interruptor numérico # ,0 para que el Número El campo cambia a:

{ MERGEFIELD Number# ,0 }
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Combinación de correspondencia: formato de moneda

Para dar formato a la moneda en combinación de correspondencia, estos son los códigos a utilizar:

interruptor numéricoEjemploDescripción#$,0$3,000Dólar entero redondeado con separador de mil#$,0.00$3,000.00Dólar con dos decimales y separador de mil# «$,0.00;($,0.00);’-‘»($3,000.00)Dólar, con corchetes para los números negativos y un guión para los valores cero

Por ejemplo, para aplicar un formato de dólar en combinación de correspondencia, agregue el modificador numérico # $,0 al campo Moneda:

{ MERGEFIELD Currency# $,0 }

Como resultado, el número 3000 se formatea como $3000 sin decimales.
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Consejo. Los ejemplos anteriores son para la combinación de correspondencia. formato dólar. En lugar del signo del dólar ($), puede utilizar cualquier otro símbolo de moneda, por ejemplo € o £.

Combinación de correspondencia: formato de porcentaje

La forma en que formatea los porcentajes en un documento de combinación de correspondencia de Word depende de cómo se formatean los valores de origen en su hoja de Excel.

Si el General o Número Si se utiliza el formato en Excel, aparecerá el número correspondiente en Word. Para formatear ese número como porcentaje, agregue uno de los siguientes modificadores numéricos.

interruptor numéricovalor de excelvalor de la palabraDescripción#0,00%3030,00%Formatea un número como porcentaje con dos decimales#0%3030%Formatea un número como un porcentaje entero redondeado

Por ejemplo, para formatear un número como porcentaje entero, edite el Por ciento campo de la siguiente manera:

{ MERGEFIELD Percent# 0% }

Como resultado, el número 50 tiene el formato 50%.
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Si se aplica el formato de porcentaje a las celdas de Excel, Word mostrará un valor real detrás del formato de porcentaje, que es un número decimal. Por ejemplo, un valor de Excel del 50% aparecerá como 0,5 en Word. Para convertirlo a porcentaje, primero debe multiplicar un decimal por 100 y luego usar un interruptor numérico apropiado. Aquí están los pasos detallados:

Seleccione el campo de combinación que desea formatear como porcentaje, por ejemplo, «Porcentaje». Tenga en cuenta que las comillas deben incluirse en la selección.

Prensa Ctrl + F9 para envolver el campo seleccionado en otro como este: { «Porcentaje» }

Edite el campo para que obtenga uno de los siguientes:

• Porcentaje entero redondeado: {=«Porcentaje»*100# 0%}
• Porcentaje con dos decimales: {=«Porcentaje»*100# 0.00%}

Coloque el cursor en cualquier lugar del campo y presione F9 para actualizarlo.
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Nota. Un campo de combinación que contiene una fórmula mostrará un valor, no el nombre del campo, incluso cuando no esté en el modo de vista previa. No te preocupes, es un comportamiento normal. Para asegurarse de que el valor no sea estático, haga clic en las flechas en el Vista previa de resultados grupo para cambiar entre los destinatarios. Para ver el código de campo, seleccione el valor y presione el botón Mayús + F9 llaves juntas. Si todo se hace correctamente, verá algo como esto:
{ ={MERGEFIELD Percent }*100 # 0% }

Combinación de correspondencia: formato de fecha y hora

Al igual que con los números y la moneda, puede cambiar el formato de fecha en la combinación de correspondencia mediante un interruptor numérico. La siguiente tabla enumera códigos para algunos formatos de fecha/hora comúnmente utilizados.

interruptor numéricoEjemplo@ «M/d/aaaa»20/05/2022@ «d-MMM-aa»}20-mayo-22@ «d MMMM aaaa»}20 de mayo de 2014@ «ddd,d MMMM aaaa»viernes, 20 de mayo de 2022@ «dddd, d MMMM aaaa»viernes, 20 mayo 2022@ «dddd, MMMM dd, aaaa»viernes, 20 de mayo de 2022@ «h:mm AM/PM»22:45@ «HH:mm»22:45@ «HH:mm:ss»22:45:30

Por ejemplo, para aplicar una fecha completa formato, cambie el formato del campo de combinación de fecha de esta manera:

{ MERGEFIELD Date@ «dddd, MMMM dd, yyyy» }
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Consejos y notas:

• En un interruptor numérico de fecha/hora, las letras mayúsculas METRO se usa para meses y minúsculas metro durante minutos.
• Además de los códigos enumerados anteriormente, puede utilizar cualquier otro formato de fecha y hora personalizado.

Cómo cambiar el formato de la fecha y hora actuales en la combinación de correspondencia de Word

Para insertar la fecha y la hora actual de hoy en un documento de combinación de correspondencia, puede utilizar los siguientes accesos directos:

• Alt + Mayús + D – inserte el campo FECHA que muestra la fecha actual.
• Alt + Mayús + T – inserte el campo HORA que muestra la hora actual.

Esto agregará la fecha y la hora en el formato predeterminado. Para cambiarlo, puede utilizar un interruptor numérico como se describe anteriormente. O puede aplicar el formato de fecha/hora deseado de forma visual.

Selecciona el Fecha o Tiempo campo cuyo formato desea cambiar.

Prensa Mayús + F9 para mostrar el código del campo, que puede verse algo así como { FECHA @ «M/d/yyyy» }

Haga clic derecho en el campo seleccionado y elija Editar campo… desde el menú contextual.
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En el Archivado cuadro de diálogo, seleccione el formato deseado para el Fecha campo y haga clic en DE ACUERDO.
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Consejo. Si quieres conservar el formato durante las actualizacionesseleccione la casilla de verificación correspondiente en la esquina inferior derecha.

Cómo evitar perder ceros a la izquierda en la combinación de correspondencia

En todos los valores numéricos, los ceros iniciales se eliminan durante una combinación de correspondencia. Para que los códigos postales y otros números aparezcan a través de una combinación de correspondencia sin perder ceros, se deben formatear como texto.

Para hacerlo, seleccione la columna con números y elija Texto en el Formato numérico caja en el Hogar pestaña.
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Alternativamente, puede hacer clic derecho en la columna seleccionada y luego hacer clic en Formato de celdas… . En el Formato de celdas cuadro de diálogo que se abre, en la Número pestaña, seleccione Textoy luego haga clic en DE ACUERDO.Formato>

¡Nota IMPORTANTE! Si Especial (como el código postal) o el formato personalizado (como 00000) se aplica a sus celdas de Excel, cambiándolo al Texto El formato hará que desaparezcan los ceros a la izquierda. Después de formatear las celdas como Texto, tendrás que revisar cada celda y escribir los ceros que faltan manualmente. Para evitar esta difícil tarea, conéctese a su hoja de Excel a través de DDE. Esto conservará los formatos numéricos originales de Excel, incluidos los ceros anteriores.

Así es como se resuelven los problemas de formato de combinación de correspondencia y se dan formato a los campos como desee. ¡Gracias por leer!

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La combinación de correspondencia en Word es una herramienta muy útil para enviar cartas personalizadas, etiquetas y otros documentos masivos. Sin embargo, es posible que encuentres algunos problemas de formato mientras realizas esta tarea. Aquí te mostramos algunas soluciones a los problemas más comunes que puedes enfrentar:

1. Texto o imágenes desalineadas

Si después de realizar una combinación de correspondencia, notas que el texto o las imágenes están desalineadas, puedes seguir estos pasos para solucionarlo:

Para obtener más información sobre la alineación de objetos en Word, puedes visitar el siguiente enlace.

2. Campos de combinación de correspondencia que no se llenan correctamente

Si los campos de combinación de correspondencia no se llenan con los datos correctos, es posible que debas revisar el origen de datos o los campos en el documento principal. Sigue estos pasos para solucionar este problema:

Si necesitas más detalles sobre cómo solucionar problemas con campos de combinación de correspondencia, puedes consultar este artículo de soporte.

3. Falta de espacios o saltos de línea

Si el resultado de tu combinación de correspondencia carece de los espacios o saltos de línea deseados, puedes seguir estos pasos para resolverlo:

Para obtener más información sobre cómo agregar espacios y saltos de línea en Word, puedes consultar este artículo de soporte.

Recuerda guardar tus cambios y realizar pruebas adicionales para verificar si los problemas de formato han sido resueltos.

Conclusiones

La combinación de correspondencia en Word puede ser una tarea sencilla, pero a veces puedes enfrentar problemas de formato. Esperamos que estas soluciones te ayuden a solucionar los inconvenientes más comunes que puedes encontrar. Recuerda consultar más recursos y artículos de soporte para obtener más información sobre el uso de combinación de correspondencia en Word.

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O el texto de manera adecuada. Si el problema persiste,⁢ verifica el formato del‍ párrafo y asegúrate de que no hayan configuraciones de alineación o sangrías inadecuadas que puedan estar causándolo.

1. Fuentes y tamaños inconsistentes

Cuando trabajas con diferentes documentos de origen, es posible que observes que las fuentes y tamaños de texto no son consistentes. Para solucionar esto, selecciona todo el⁢ texto ‌en el documento resultante​ y elige una fuente y tamaño específicos desde la pestaña «Inicio». También puedes aplicar un estilo predefinido o personalizado para mantener la coherencia en todo el documento.

1. Espacios en blanco no deseados

Si al finalizar la combinación de correspondencia⁣ te encuentras⁣ con espacios‌ en blanco inesperados entre párrafos o secciones, revisa la configuración de párrafos y asegúrate de que no hay espacios adicionales⁢ o configuraciones de interlineado que puedan⁢ estar afectando el formato. Ajusta los márgenes y el interlineado⁢ según sea necesario.

1. Datos faltantes o incorrectos

Si ⁢algunos campos de la combinación de correspondencia no se llenan correctamente o muestran datos incorrectos, ⁢verifica que la fuente de‌ datos en Excel esté completa y que no haya errores en la referencia de los⁣ campos que estás utilizando. Puede ser útil abrir la hoja de cálculo‍ de Excel y confirmar que no haya celdas vacías o ⁣errores de fórmula.

1. Problemas con caracteres especiales

Si tus datos de Excel contienen caracteres⁢ especiales (como acentos o símbolos), y estos no se muestran correctamente en Word, asegúrate de⁢ que la codificación del ⁢texto⁢ sea compatible. Puedes probar a guardar ⁤la ‌hoja de Excel como un archivo ⁣CSV con ​codificación UTF-8 y luego importar los datos a​ Word para⁣ ver si esto soluciona el problema.

1. Códigos de campo no actualizados

A veces, los campos ⁣de combinación de correspondencia pueden no actualizarse correctamente. Asegúrate de seleccionar todo el documento (Ctrl + A) y luego presiona F9 para actualizar todos los​ campos. Esto es especialmente importante si⁣ has realizado cambios en la fuente de datos o en los interruptores del código.

1. Finalización del proceso con una vista previa

Antes de finalizar tu combinación de correspondencia, utiliza la función de vista previa de resultados para revisar cómo se verán ⁢los documentos‍ finales. Esto te permitirá detectar ​cualquier problema antes⁢ de imprimir o enviar los documentos.

Con estos consejos⁢ y ‍soluciones, deberías poder superar los problemas más⁢ comunes que surgen durante la combinación de correspondencia en Word. Si continúas enfrentando dificultades, considera revisar la documentación de Microsoft o buscar ⁢ayuda en los foros de la comunidad para obtener más asistencia. ¡Buena suerte con tu⁣ proyecto de combinación de correspondencia!