Cómo ordenar en Excel (ordenar datos

Esta es una guía completa para aprender a ordenar datos en Excel. En este tutorial, veremos todas las opciones disponibles para ordenar los datos. Entonces empecemos.

Usando la opción de ordenar

Para abrir el orden de clasificación en Excel:

1. Vaya a la pestaña Datos.
2. En Ordenar y filtrar.
3. Haga clic en el botón Ordenar.

Hay tres botones que puede utilizar para ordenar los datos:

1. De menor a mayor o de A a Z – Con este botón, si tiene números, puede ordenar los datos de menor a mayor y si tiene texto, puede ordenarlos de la A a la Z.
2. De mayor a menor o de A a Z – Con este botón, si tiene números, puede ordenar los datos de mayor a menor, y si tiene texto, puede ordenarlos de Z a A.
3. Botón Ordenar – Puede abrir el cuadro de diálogo «Ordenar» con este botón.

También puedes agregar todos estos botones a la barra de herramientas de acceso rápido. Con estos botones, no necesita ir a la pestaña Datos cuando desea ordenar datos. Estos botones siempre están disponibles para su uso.

Abra el cuadro de diálogo Ordenar

Puede abrir el cuadro de diálogo de clasificación desde la pestaña Datos o usar el método abreviado de teclado Alt > A > S > S.

Cuando abre el cuadro de diálogo ORDENAR, hay muchas opciones que puede utilizar. Veremos todas estas opciones más adelante en este blog, pero antes intentaremos ordenar los datos.

Ordenar datos en Excel

1. Primero, seleccione el nombre de la columna de «Ordenar por» que desea utilizar para ordenar. En este ejemplo, usaremos la columna Monto que tiene valores numéricos.
2. Después de eso, seleccione el orden de «Orden» y aquí estamos usando «De mayor a menor» como orden para ordenar los datos.
3. A continuación, si sus datos tienen encabezados, asegúrese de marcar «Mis datos tienen encabezados». Y si tus datos no tienen encabezados, déjalo sin marcar.
4. Al final, haga clic en Aceptar para ordenar los datos.

Comprender todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Ordenar

Para utilizar la opción ORDENAR en Excel de forma eficaz, debe conocer todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Ordenar. Entonces, comprendamos todas las opciones una por una.

1. Agregar nivel – Agregue más niveles (columnas) a la clasificación con este botón. Eso significa que puede usar más columnas (o filas) para ordenar.
2. Eliminar nivel – Para eliminar un nivel. Puede seleccionar un nivel y luego hacer clic en el botón Eliminar para eliminarlo.
3. Nivel de copia – Con esto, puedes copiar o duplicar un nivel que ya hayas especificado.
4. Opciones – Esto además tiene algunas opciones que puedes usar. Puede cambiar la orientación del tipo. Puede obtener más información al respecto en este rápido tutorial que le ayudará a comprender la clasificación horizontal.
5. Mis datos tienen encabezados – Esta marca de verificación está marcada de forma predeterminada. Le dice a Excel que los datos que desea ordenar tienen encabezados. Y si sus datos no tienen encabezados, asegúrese de desmarcarlos.

Utilice una lista personalizada para ordenar

En el siguiente ejemplo, tenemos una lista de meses con el monto. Y en estos datos, los meses están ordenados alfabéticamente (de la A a la Z). Tenemos el mes de abril al principio y septiembre al final.

Ahora usaremos el orden de lista personalizado para ordenar los meses correctamente. Entonces, para esto, abra el cuadro de diálogo ordenar y seleccione la columna Meses de «Ordenar por». Y después de eso, seleccione «Lista personalizada…» del pedido.

Y en el momento en que selecciona la «Lista personalizada …», se abre un nuevo cuadro de diálogo donde puede seleccionar la lista utilizada para ordenar los datos. Y aquí usaremos la lista de nombres cortos de meses y haremos clic en Aceptar.

Ahora, tiene la lista de nombres de meses en el orden para ordenar, y cuando hace clic en Aceptar, ordena los datos usando el nombre de los meses que comienzan en enero y terminan en diciembre.

Ordenación que distingue entre mayúsculas y minúsculas

Cuando hace clic en el botón «Opciones», puede seleccionar aplicar la clasificación que distingue entre mayúsculas y minúsculas. La clasificación que distingue entre mayúsculas y minúsculas pondrá el valor con la primera letra mayúscula primero y luego el valor con la primera letra minúscula.

Puedes verlo en el siguiente ejemplo; Tenemos una lista de nombres donde algunos están en mayúsculas y otros en minúsculas.

Y cuando marca la opción que distingue entre mayúsculas y minúsculas mientras ordena los datos, los clasifica considerando valores tanto en mayúsculas como en minúsculas.

En el ejemplo anterior, ambos nombres comienzan con B y b y el nombre con C después de estos.

Ordenar por color de celda o color de fuente

También puede ordenar los datos utilizando el color de la celda o el color de la fuente. En el siguiente ejemplo, tenemos un color para cada conjunto de tres meses. Ahora necesitamos ordenar los datos de manera que abril-junio estén en la parte superior y enero-marzo en la parte inferior.

Primero, necesita crear varios niveles para usar esta opción de clasificación por color de celda. Y en cada nivel, debes definir el color que deseas obtener en la parte superior.

Como puede ver, el color que usamos en el primer nivel en el mes de abril a junio. Y luego, el color de julio-septiembre, el color de octubre-diciembre y, al final, el color de enero-marzo. Y en el momento en que hace clic en Aceptar, ordena los datos utilizando el orden de clasificación que especificamos.

Y de la misma manera, puedes ordenar los datos usando el color de fuente en lugar del color de celda. Solo necesita seleccionar la opción «Color de fuente» en «Ordenar por».

El resto de pasos son los mismos que hemos utilizado en el “Color de celda”.

Ordenar por formato condicional

El cuadro de diálogo ordenar también le permite ordenar celdas según iconos de formato condicional. En el siguiente ejemplo, puede ver cuatro tipos de flechas en los valores de la columna de importe.

Ahora, cuando abra el cuadro de diálogo ordenar, agregue niveles para ordenar datos según los íconos.

En el cuadro de diálogo «Ordenar según», seleccione el «Icono de formato condicional» y seleccione el icono que desea colocar en la parte superior mientras ordena. En el ejemplo anterior, tenemos cuatro niveles de clasificación para ordenar los cuatro íconos.

Y cuando hace clic en Aceptar para ordenar, clasifica los datos según los niveles que ha especificado.