Cómo insertar una marca de tiempo en Excel

Hace unos años, cuando trabajaba para una empresa de tecnología. Yo era una de esas personas que eran un punto de ayuda de Excel para todos. Y esa es la verdadera razón por la que me fascina saber más. Un día se me acercó la señora que trabajaba como coordinadora de recepción y me preguntó:

Puneet, estoy administrando una lista de tareas y quiero agregar la fecha y la hora en la celda correspondiente al finalizar cada tarea. ¿Cúal es la mejor manera?

Y rápidamente me di cuenta de que estaba hablando de una marca de tiempo. Estoy seguro de que también lo utilizas mientras trabajas en Excel. En general, contiene la fecha y hora actuales y la usamos para capturar el tiempo de finalización de una tarea. Ahora la cosa es: ¿Cuál es la mejor manera de insertar una marca de tiempo en Excel?

En esta publicación, aprenderá cómo crear una marca de tiempo en Excel usando 5 formas diferentes e intentaremos descubrir cuál es la mejor de todas. Entonces empecemos.

1. Usar un atajo de teclado para insertar una marca de tiempo

Hay dos atajos diferentes para insertar una fecha y una hora. Y aquí necesitamos utilizar ambos posteriormente. Aquí están los pasos:

1. En primer lugar, seleccione la celda donde necesita insertar una marca de tiempo.
2. Después de eso, use la tecla de acceso directo Controlar + : (Mantenga presionado el control y luego presione dos puntos). Una vez que presione esto, insertará la fecha actual (según su sistema) en la celda.
3. En este momento, tu celular está en modo de edición.
4. Ahora presiona Control + Mayús + : (Mantenga presionadas las teclas de control y mayúsculas y luego presione los dos puntos).
5. Tu celular todavía está en modo de edición, ahora presiona la tecla Intro para completar la entrada.

En resumen, debes presionar dos atajos en secuencia para insertar esto. Y, si desea agregar solo una cosa de fecha y hora, simplemente omita la tecla de acceso directo.

2. Inserte una marca de tiempo con la función AHORA

Un método dinámico simple. Si desea utilizar una fórmula para insertar una marca de tiempo, la forma perfecta es utilizar la función AHORA. Cuando ingresa esta función en una celda, devuelve la fecha y hora actuales de acuerdo con la configuración de su sistema.

El formato predeterminado de fecha y hora devuelta por AHORA es mm/dd/aaaa hh:mm. Pero por alguna razón, si desea un formato personalizado, cambie su formato usando la opción de formato personalizado. Seleccione la celda ➜ Presione la tecla de acceso directo control + 1 ➜ Seleccione “Personalizado” ➜ Ingrese “mm/dd/yyyy hh:mm” en el cuadro de entrada ➜ Haga clic en Aceptar.

Y si desea ingresar la única fecha, puede usar HOY en lugar de AHORA, solo devuelve la fecha actual de acuerdo con la configuración del sistema.

Ventajas

1. Es un método dinámico.
2. Puede usar ambas funciones con una función SI para crear una condición para ingresar una marca de tiempo si otra celda tiene un valor.

Contras

1. Aunque es un método dinámico, como ambas funciones son volátiles, se actualizarán cada vez que realice cambios en su hoja de trabajo.
2. Y si sólo desea valores en lugar de fórmulas, deberá convertirlos en valores manualmente.

3. Uso de referencia circular para crear una marca de tiempo

Si desea acceder a un método avanzado y no desea utilizar los métodos 1 y 2, puede utilizar una referencia circular para insertar una marca de tiempo.

Pero antes de aprender este método, comprendamos de qué se trata la referencia circular. Digamos que tiene un valor de 5 en la celda A1 y un valor de 10 en la celda B1. Ahora, si ingresa una fórmula =A1+B1+C1 en la celda C1, devolverá un mensaje de error de referencia circular.

Esto se debe a que está utilizando la celda C1 como referencia en la celda C1. Cuando ocurre un error de referencia circular, hay un bucle sin fin en la celda. La referencia a la celda A3 depende del valor de la celda A3 y el valor de A3 depende de la referencia a la celda A3.

Pero cuando se ingresa una referencia circular, Excel no la calcula y el ciclo sin fin nunca comienza.

Aquí está el trato:

Puede habilitar la “opción de cálculo iterativo” para obligar a Excel a realizar el cálculo al menos una vez y utilizar la función ahora en el cálculo. De esta manera, Excel actualizará la fórmula de la celda solo una vez en lugar de cada vez. Pasos para habilitar la opción de cálculo iterativo:

1. Vaya a Archivo ➜ Opciones.
2. En las opciones de Excel, seleccione Fórmulas.
3. En las opciones calculadas, marque la opción Habilitar cálculo iterativo.
4. Haga clic en Aceptar.

Después de eso, en la celda B2, ingrese la siguiente fórmula en la barra de fórmulas.

=IF(A2<>"",IF(B2<>"",B2,NOW()),"")

Ahora, cuando ingrese cualquier valor en la celda A2, la fórmula en la celda B2 devolverá una marca de tiempo.

4. VBA para agregar una marca de tiempo

Si eres un fanático de VBA, estoy seguro de que encontrarás útil este código de VBA. Con esto, no necesita ingresar una fórmula o incluso no usar ninguna tecla de acceso directo. Simplemente seleccione la celda donde necesita ingresar una marca de tiempo y ejecute la macro.

Sub timeStamp()

Dim ts As Date

With Selection

.Value = Now
.NumberFormat = "m/d/yyyy h:mm:ss AM/PM"

End With

End Sub

Cómo utilizar este código

Para usar este código, puede agregarlo en QAT (barra de herramientas de acceso rápido) y ejecutarlo cada vez que necesite agregar una marca de tiempo.

Aquí están los pasos:

• Agregue este código en el módulo abriendo el editor VBA.
  
• Después de eso, vaya a Archivo -> Opciones -> Barra de herramientas de acceso rápido.
• Elija “Macros” en el menú desplegable “Elegir comando de”.
• Después de eso, agregue la macro timeStamp a QAT.
  
• Ahora seleccione esa macro y haga clic en el botón Modificar.
  
• Seleccione un icono y haga clic en Aceptar.

Ahora tiene un icono en QAT y siempre que necesite una marca de tiempo puede seleccionar la celda y hacer clic en este botón para insertarla.

4.1 Uso de UDF para marca de tiempo

Sí, también puede crear una función de Excel personalizada para insertar una marca de tiempo en Excel. A continuación se muestra el código para esta UDF.

Function Timestamp(Reference As Range)
If Reference.Value <> "" Then
Timestamp = Format(Now, "dd-mm-yyyy hh:mm:ss")
Else
Timestamp = ""
End If
End Function 

Al utilizar esta función definida por el usuario, puede obtener una marca de tiempo en una celda si otra tiene un valor en ella. Siga los pasos a continuación:

• Vaya a la pestaña Desarrollador y abra el editor VBA.
• En el editor VBA, inserte un nuevo módulo y pegue este código en él.
• Ahora, cierre el editor VBA y regrese a su hoja de trabajo.
• En la celda B2, ingrese la siguiente fórmula.
  
• Ahora, cuando ingrese cualquier valor en la celda A1, la celda B1 obtendrá una marca de tiempo.

Conclusión

Agregar una marca de tiempo es algo que hacemos a menudo mientras trabajamos en Excel. Y tienes 5 métodos diferentes para insertarlo. Si me preguntas, me encanta usar el botón VBA en QAT para esto. La mejor manera es agregar este código en un personal.xlsb para que pueda usarlo en todos los libros. Esta es la historia completa sobre las marcas de tiempo y estoy seguro de que te resultó útil, pero ahora cuéntame una cosa.

¿Conoces algún otro método para esto?

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Si desea mejorar sus habilidades existentes en Excel, consulte estos consejos y trucos de Excel.