Cómo hacer una lista desplegable dependiente (en cascada) en Excel

Excel es una herramienta increíblemente versátil que nos permite organizar y analizar datos de una manera eficiente. Una de las funcionalidades más útiles de Excel es la capacidad de crear listas desplegables, que nos permiten seleccionar un elemento de una lista predefinida. Pero ¿qué sucede cuando queremos que una lista desplegable dependa de otra? ¡No te preocupes! En este artículo, te enseñaremos cómo hacer una lista desplegable dependiente (en cascada) en Excel, para que puedas optimizar tu trabajo y ahorrar tiempo en la introducción de datos. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo lograrlo!

Hace un tiempo comenzamos a explorar las capacidades de Validación de datos de Excel y aprendimos cómo crear una lista desplegable simple en Excel basada en una lista separada por comas, un rango de celdas o un rango con nombre.

Hoy, investigaremos esta característica en profundidad y aprenderemos cómo crear listas desplegables en cascada que muestren opciones según el valor seleccionado en el primer menú desplegable. Para decirlo de otra manera, haremos una lista de validación de datos de Excel basada en el valor de otra lista.

Cómo crear múltiples menús desplegables dependientes en Excel

Crear listas desplegables dependientes de varios niveles en Excel es fácil. Todo lo que necesitas son algunos rangos con nombre y la fórmula INDIRECTA. Este método funciona con todas las versiones de Excel 365 – 2010 y anteriores.

1. Escriba las entradas para las listas desplegables.

En primer lugar, escriba las entradas que desea que aparezcan en las listas desplegables, cada lista en una columna separada. Por ejemplo, estoy creando un menú desplegable en cascada de exportadores de frutas y la columna A de mi hoja fuente (Fruta) incluye los elementos del primer menú desplegable y otras 3 columnas enumeran los elementos de los menús desplegables dependientes.
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2. Crea rangos con nombre

Ahora necesita crear nombres para su lista principal y para cada una de las listas dependientes. Puedes hacer esto agregando un nuevo nombre en el Administrador de nombres ventana (Fórmulas pestaña > Administrador de nombres > Nuevo) o escribiendo el nombre directamente en el Nombre de Caja.
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Nota. Preste atención a que si su primera fila es una especie de encabezado de columna como se ve en la captura de pantalla anterior, no la incluirá en el rango nombrado.

Para obtener instrucciones detalladas paso a paso, consulte Cómo definir un nombre en Excel.

Cosas para recordar:

  1. Los elementos que aparecerán en la primera lista desplegable deben ser entradas de una sola palabra, por ejemplo Albaricoque, mango, naranjas. Si tiene elementos que constan de dos, tres o más palabras, consulte Cómo crear un menú desplegable en cascada con entradas de varias palabras.
  2. Los nombres de las listas dependientes deben ser exactamente iguales a los de la entrada coincidente en la lista principal. Por ejemplo, la lista de dependientes que se mostrará cuando “mango“Se selecciona de la primera lista desplegable y debe tener un nombre mango.

Cuando termine, es posible que desee presionar Ctrl+F3 para abrir el Administrador de nombres ventana y compruebe si todas las listas tienen nombres y referencias correctos.
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3. Haga la primera lista desplegable (principal)

  1. En la misma hoja de cálculo o en otra, seleccione una celda o varias celdas en las que desea que aparezca su lista desplegable principal.
  2. Ve a la Datos pestaña, haga clic Validación de datos y configure una lista desplegable basada en un rango con nombre de la forma habitual seleccionando Lista bajo Permitir e ingresando el nombre del rango en el Fuente caja.
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    Para conocer los pasos detallados, consulte Creación de una lista desplegable basada en un rango con nombre.

    Como resultado, tendrá un menú desplegable en su hoja de trabajo similar a este:
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4. Cree la lista desplegable de dependientes.

Seleccione una celda para su menú desplegable dependiente y aplique la Validación de datos de Excel nuevamente como se describe en el paso anterior. Pero esta vez, en lugar del nombre del rango, ingresa la siguiente fórmula en el Fuente campo:

=INDIRECT(A2)

Donde A2 es la celda con su primera lista desplegable (principal).
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Si la celda A2 está actualmente vacía, recibirá el mensaje de error “La fuente actualmente se evalúa como un error. ¿Quieres continuar?

Haga clic con seguridad y tan pronto como seleccione un elemento del primer menú desplegable, verá las entradas correspondientes a él en la segunda lista desplegable dependiente.
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5. Agregue una tercera lista desplegable dependiente (opcional)

Si es necesario, puedes agregar un 3tercero lista desplegable en cascada que depende de la selección en los 2Dakota del Norte menú desplegable o en las selecciones de los dos primeros menús desplegables.

Configure el tercer menú desplegable que depende de la segunda lista

Puede crear una lista desplegable de este tipo de la misma manera que acabamos de crear un segundo menú desplegable dependiente. Sólo recuerde las 2 cosas importantes discutidas anteriormente, que son esenciales para el correcto funcionamiento de sus listas desplegables en cascada.

Por ejemplo, si desea mostrar una lista de regiones en la columna C dependiendo del país seleccionado en la columna B, debe crear una lista de regiones para cada país y asignarle el nombre del país, exactamente como el país aparece en el segundo menú desplegable. liza. Por ejemplo, una lista de regiones indias debería llamarse “India”, una lista de regiones chinas “China”, etc.

Después de eso, selecciona una celda para los 3tercero desplegable (C2 en nuestro caso) y aplique Validación de datos de Excel con la siguiente fórmula (B2 es la celda con el segundo menú desplegable que contiene una lista de países):

=INDIRECT(B2)
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Ahora, cada vez que selecciones India Debajo de la lista de países en la columna B, tendrá las siguientes opciones en el tercer menú desplegable:
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Nota. La lista de regiones mostrada es única para cada país pero no depende de la selección en la primera lista desplegable.

Cree un tercer menú desplegable dependiente de las dos primeras listas

Si necesita crear un menú desplegable en cascada que dependa de las selecciones tanto en la primera como en la segunda lista desplegable, proceda de esta manera:

  1. Cree conjuntos adicionales de rangos con nombres y asígneles un nombre para las combinaciones de palabras en sus dos primeros menús desplegables. Por ejemplo, tienes Mango, Naranjas, etc. en el 1calle lista y India, Brasil, etc. en el 2Dakota del Norte. Luego creas rangos con nombre MangoIndia, MangoBrasil, NaranjasIndia, NaranjasBrasiletc. Estos nombres no deben contener guiones bajos ni ningún otro carácter adicional.
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  2. Aplique Validación de datos de Excel con la fórmula SUSTITUCIÓN INDIRECTA que concatena los nombres de las entradas en las dos primeras columnas y elimina los espacios de los nombres. Por ejemplo, en la celda C2, la fórmula de validación de datos sería:

    =INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

    Donde A2 y B2 contienen el primer y segundo menú desplegable, respectivamente.

    Como resultado, tus 3tercero La lista desplegable mostrará las regiones correspondientes a la Fruta y País seleccionado en las 2 primeras listas desplegables.
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Esta es la forma más sencilla de crear cuadros desplegables en cascada en Excel. Sin embargo, este método tiene una serie de limitaciones.

Limitaciones de este enfoque:

  1. Los elementos de su lista desplegable principal deben ser entradas de una palabra. Ver cómo crear listas desplegables en cascada con entradas de varias palabras.
  2. Este método no funcionará si las entradas de su lista desplegable principal contienen caracteres no permitidos en los nombres de rango, como el guión (-), el signo comercial (&), etc. La solución es crear un menú desplegable dinámico en cascada que no tiene esta restricción.
  3. Los menús desplegables creados de esta manera no se actualizan automáticamente, es decir, tendrá que cambiar las referencias de los rangos con nombre cada vez que agregue o elimine elementos en las listas de fuentes. Para superar esta limitación, intente hacer un lista desplegable en cascada dinámica.

Cree listas desplegables en cascada con entradas de varias palabras

Las fórmulas INDIRECTAS que utilizamos en el ejemplo anterior solo pueden manejar elementos de una palabra. Por ejemplo, la fórmula =INDIRECTA(A2) hace referencia indirectamente a la celda A2 y muestra el rango con nombre exactamente con el mismo nombre que el de la celda a la que se hace referencia. Sin embargo, no se permiten espacios en los nombres de Excel, por lo que esta fórmula no funcionará con nombres de varias palabras.

La solución es usar la función INDIRECTA en combinación con SUSTITUIR como hicimos al crear un 3tercero desplegable.

Supongamos que tienes Sandía entre los productos. En este caso, nombra una lista de exportadores de sandías con una palabra sin espacios: Sandía.

Luego, para el segundo menú desplegable, aplique Validación de datos de Excel con la siguiente fórmula que elimina los espacios del nombre en la celda A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))
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Cómo evitar cambios en la lista desplegable principal

Imagine el siguiente escenario. Su usuario realizó las selecciones en todas las listas desplegables, luego cambió de opinión, volvió a la primera lista y eligió otro elemento. Como resultado, el 1calle y 2Dakota del Norte las selecciones no coinciden. Para evitar que esto suceda, es posible que desee bloquear cualquier cambio en la primera lista desplegable tan pronto como se realice una selección en la segunda lista.

Para hacer esto, al crear el primer menú desplegable, use una fórmula especial que verificará si alguna entrada está seleccionada en el segundo menú desplegable:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

Donde B2 contiene el segundo menú desplegable, “Fruta” es el nombre de la lista que aparece en el primer menú desplegable y “Lista falsa” es cualquier nombre falso que no existe.
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Ahora, si se selecciona algún elemento en el 2Dakota del Norte lista desplegable, no habrá opciones disponibles cuando el usuario haga clic en la flecha al lado de la primera lista.

Crear listas desplegables dinámicas en cascada en Excel

La principal ventaja de una lista desplegable dinámica dependiente de Excel es que puede editar las listas de origen y sus cuadros desplegables se actualizarán sobre la marcha. Por supuesto, crear menús desplegables dinámicos requiere un poco más de tiempo y fórmulas más complejas, pero creo que es una inversión que vale la pena porque una vez configurados, es un verdadero placer trabajar con dichos menús desplegables.

Como ocurre con casi todo en Excel, puede lograr el mismo resultado de varias maneras. En particular, puede crear un menú desplegable dinámico utilizando una combinación de funciones COMPENSACIÓN, INDIRECTO y CONTAR o una fórmula de COINCIDENCIA DE ÍNDICE más resistente. Esta última es mi forma preferida porque ofrece numerosas ventajas, las más importantes son:

  1. Solo debe crear 3 rangos con nombre, sin importar cuántos elementos haya en las listas principal y dependiente.
  2. Sus listas pueden contener elementos de varias palabras y caracteres especiales.
  3. El número de entradas puede variar en cada columna.
  4. El orden de clasificación de las entradas no importa.
  5. Finalmente, es muy fácil mantener y modificar las listas de fuentes.

Bien, basta de teoría, pongámonos a la práctica.

1. Organice sus datos de origen en una tabla

Como de costumbre, lo primero que debe hacer es anotar todas las opciones para sus listas desplegables en una hoja de trabajo. Esta vez, deberá almacenar los datos de origen en una tabla de Excel. Para ello, una vez introducidos los datos, selecciona todas las entradas y pulsa Ctrl+T o haga clic Insertar pestaña > Mesa. Luego escriba el nombre de su tabla en el Nombre de la tabla caja.

El enfoque más conveniente y visual es almacenar los elementos del primer menú desplegable como encabezados de tabla y los elementos del menú desplegable dependiente como datos de tabla. La siguiente captura de pantalla ilustra la estructura de mi tabla, llamada exportadores_tbl – los nombres de las frutas son encabezados de tabla y se agrega una lista de países exportadores debajo del nombre de la fruta correspondiente.
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2. Crea nombres en Excel

Ahora que sus datos de origen están listos, es hora de configurar referencias con nombre que recuperarán dinámicamente la lista correcta de su tabla.

2.1. Agregue un nombre para la fila del encabezado de la tabla (menú desplegable principal)

Para crear un nuevo nombre que haga referencia al encabezado de la tabla, selecciónelo y luego haga clic en Fórmulas > Administrador de nombres > Nuevo o presione Ctrl + F3.

Microsoft Excel utilizará el sistema de referencia de tablas incorporado para crear el nombre del nombre de la tabla[#Headers] patrón.
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Dale algún nombre significativo y fácil de recordar, por ejemplo. lista_frutasy haga clic DE ACUERDO.

2.2. Cree un nombre para la celda que contiene la primera lista desplegable

Sé que aún no tienes ningún menú desplegable 🙂 Pero debes elegir la celda para albergar tu primer menú desplegable y crear un nombre para esa celda ahora porque necesitarás incluir este nombre en la referencia del tercer nombre.

Por ejemplo, mi primer cuadro desplegable se encuentra en la celda B1 de la Hoja 2, así que le creo un nombre, algo simple y que se explica por sí mismo, como fruta:
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Consejo. Utilice referencias de celda apropiadas para copiar listas desplegables a lo largo de la hoja de trabajo.

Asegúrese de leer atentamente los siguientes párrafos porque se trata de un consejo muy útil que no querrá perderse. ¡Muchas gracias a Karen por publicarlo!

Si planea copiar sus listas desplegables a otras celdas, utilice referencias de celdas mixtas al crear el nombre de las celdas con su primera lista desplegable.

Para que los menús desplegables se copien correctamente en otros columnas (es decir, a la derecha), utilice referencias de columna relativa (sin el signo $) y fila absoluta (con $) como = Hoja2!B$1.

Como resultado, la lista desplegable dependiente de B1 aparecerá en la celda B2; El menú desplegable dependiente de C1 se mostrará en C2, y así sucesivamente.
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Y si planeas copiar los menús desplegables a otros filas (es decir, hacia abajo en la columna), luego use coordenadas de columna absoluta (con $) y fila relativa (sin $) como = Hoja2!$B1.
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Para copiar una celda desplegable en cualquier dirección, use una referencia relativa (sin el signo $) como = Hoja2!B1.

2.3. Cree un nombre para recuperar las entradas del menú dependiente

En lugar de configurar nombres únicos para cada una de las listas dependientes como hicimos en el ejemplo anteriorvamos a crear uno fórmula nombrada eso no está asignado a ninguna celda en particular o a un rango de celdas. Él recuperará la lista correcta de entradas para el segundo menú desplegable dependiendo de la selección que se realice en la primera lista desplegable. El principal beneficio de usar esta fórmula es que no tendrá que crear nuevos nombres a medida que agrega nuevas entradas a la primera lista desplegable: una fórmula con nombre las cubre todas.

Creas un nuevo nombre de Excel con esta fórmula:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

Dónde:

  • exporters_tbl – el nombre de la tabla (creada en el paso 1);
  • fruit – el nombre de la celda que contiene la primera lista desplegable (creada en el paso 2.2);
  • fruit_list – el nombre que hace referencia a la fila del encabezado de la tabla (creada en el paso 2.1).

le di un nombre lista_exportadorescomo ves en la captura de pantalla a continuación.
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Bueno, ¡ya has hecho la mayor parte del trabajo! Antes de llegar al paso final, puede ser una buena idea abrir el Administrador de nombres (Ctrl + F3) y verificar los nombres y referencias:
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3. Configurar la validación de datos de Excel

En realidad, esta es la parte más fácil. Con las dos fórmulas nombradas en su lugar, configura la Validación de datos de la forma habitual (Datos pestaña > Validación de datos).

  • Para la primera lista desplegable, en el cuadro Fuente, ingrese = lista_frutas (el nombre creado en el paso 2.1).
  • Para la lista desplegable dependiente, ingrese =lista_exportadores (el nombre creado en el paso 2.3).

Cómo hacer una lista desplegable dependiente (en cascada) en Excel

¡Hecho! Su menú desplegable dinámico en cascada está completo y se actualizará automáticamente reflejando los cambios que ha realizado en la tabla de origen.
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Este menú desplegable dinámico de Excel, perfecto en todos los demás aspectos, tiene un inconveniente: si las columnas de su tabla fuente contienen una cantidad diferente de elementos, las filas en blanco aparecerán en su menú así:
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Excluir filas en blanco del menú desplegable en cascada dinámico

Si desea limpiar cualquier línea en blanco en sus cuadros desplegables, tendrá que dar un paso más y mejorar la fórmula ÍNDICE/COINCIDENCIA utilizada para crear la lista desplegable dinámica dependiente.

La idea es usar 2 funciones ÍNDICE, donde la primera obtiene la celda superior izquierda y la segunda devuelve la celda inferior derecha del rango, o la función DESPLAZAMIENTO con ÍNDICE y CONTAR anidados. Los pasos detallados siguen a continuación:

1. Crea dos nombres adicionales

Para no hacer que la fórmula sea demasiado voluminosa, primero cree un par de nombres auxiliares con las siguientes fórmulas simples:

  • un nombre llamado número_columna para hacer referencia al número de columna seleccionado:

    =MATCH(fruit,fruit_list,0)

  • un nombre llamado col_completa para hacer referencia a la columna seleccionada (no al número de la columna, sino a la columna completa):

    =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

En las fórmulas anteriores, exporters_tbl es el nombre de su tabla fuente, fruit es el nombre de la celda que contiene el primer menú desplegable, y fruit_list es el nombre que hace referencia a la fila del encabezado de la tabla.

2. Cree la referencia nombrada para el menú desplegable dependiente.

A continuación, utilice cualquiera de las fórmulas siguientes para crear un nuevo nombre (llamémoslo lista_exportadores2) para ser utilizado con la lista desplegable dependiente:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. Aplicar validación de datos

Finalmente, seleccione la celda que contiene el menú desplegable dependiente y aplique Validación de datos ingresando = lista_exportadores2 (el nombre creado en el paso anterior) en el Fuente caja.

La siguiente captura de pantalla muestra el menú desplegable dinámico resultante en Excel, donde desaparecieron todas las líneas en blanco.
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Nota. Cuando se trabaja con listas desplegables dinámicas en cascada creadas con las fórmulas anteriores, nada impide que el usuario cambie el valor en el primer menú desplegable después de realizar la selección en el segundo menú; como resultado, las opciones en los menús desplegables primario y secundario pueden no coincidir. Puede bloquear los cambios en el primer cuadro después de realizar una selección en el segundo utilizando VBA o fórmulas complejas sugeridas en este tutorial.

Así es como se crea una lista de validación de datos de Excel basada en los valores de otra lista. No dude en descargar nuestros libros de trabajo de muestra para ver las listas desplegables en cascada en acción. ¡Gracias por leer!

Libro de práctica para descargar.

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Muestra desplegable en cascada 2 – versión avanzada sin espacios en blanco

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Cómo hacer una lista desplegable dependiente (en cascada) en Excel

Actualizado el 10 de octubre de 2022

Introducción

Las listas desplegables son una excelente forma de facilitar la selección de datos en Excel. Sin embargo, cuando necesitamos crear una lista desplegable que depende de otra lista en cascada, el proceso puede volverse un poco más complicado. Afortunadamente, en este artículo aprenderás cómo hacerlo paso a paso.

Paso 1: Crear las listas de datos

Lo primero que debemos hacer es crear las listas de datos que utilizaremos en nuestras listas desplegables. Supongamos que queremos crear una lista desplegable para seleccionar un país y, a continuación, otra lista para seleccionar una ciudad dependiendo del país seleccionado. Para ello, necesitaremos tener una lista con todos los países y luego, para cada país, una lista con las ciudades correspondientes.

Para crear estas listas, puedes utilizar una hoja de cálculo de Excel. En una columna, escribe todos los países y en las columnas adyacentes, escribe las ciudades correspondientes a cada país. Si lo prefieres, también puedes utilizar una tabla de Excel para hacerlo más organizado y fácil de leer.

Por ejemplo:

  1. País
    • Argentina
    • Brasil
    • Chile
  2. Ciudad
    • Buenos Aires
    • Córdoba
    • Río de Janeiro
    • Sao Paulo
    • Santiago
    • Valparaíso

Paso 2: Definir nombres para las listas de datos

Una vez que tengas tus listas de datos creadas, es hora de definir nombres para ellas. Estos nombres serán útiles para referenciar las listas en las fórmulas que utilizaremos más adelante. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Selecciona la lista de países (solo los nombres, no las ciudades).
  2. Haz clic en la pestaña “Fórmulas” en la barra de herramientas de Excel.
  3. Selecciona “Definir nombre” en el grupo “Nombres definidos” y elige “Definir nombre” en el menú.
  4. Escribe un nombre descriptivo para la lista de países, como “ListaPaises”.
  5. Repite los pasos anteriores para definir un nombre para la lista de ciudades, como “ListaCiudades”.

Una vez que hayas definido los nombres para tus listas de datos, estás listo para avanzar al siguiente paso.

Paso 3: Crear las listas desplegables

Ahora que tienes tus listas de datos y sus nombres definidos, es hora de crear las listas desplegables dependientes.

  1. Selecciona la celda donde deseas que aparezca la primera lista desplegable (por ejemplo, A1).
  2. Haz clic en la pestaña “Datos” en la barra de herramientas de Excel.
  3. Selecciona “Validación de datos” en el grupo “Herramientas de datos” y elige “Validación de datos” en el menú.
  4. En la ventana emergente de “Configuración de validación de datos”, selecciona “Lista” en la lista desplegable “Permitir”.
  5. Escribe la fórmula “=ListaPaises” en el campo “Origen”.
  6. Haz clic en “Aceptar”.

¡Listo! Ahora tienes una lista desplegable de países en la celda A1. Sin embargo, aún no hemos terminado.

Para crear la lista desplegable de ciudades dependiente del país seleccionado, sigue estos pasos:

  1. Selecciona la celda donde deseas que aparezca la segunda lista desplegable (por ejemplo, B1).
  2. Realiza los mismos pasos del 2 al 6 mencionados anteriormente, pero esta vez, en el campo “Origen”, escribe la fórmula “=INDIRECTO(A1)” para hacer referencia a la celda A1, donde se encuentra el país seleccionado.
  3. Haz clic en “Aceptar”.

Ahora, cuando selecciones un país en la primera lista desplegable, la segunda lista se actualizará automáticamente para mostrar solo las ciudades correspondientes al país seleccionado. Esto es lo que se llama una lista desplegable dependiente o en cascada.

Conclusión

Hacer una lista desplegable dependiente en cascada en Excel puede ser un poco complicado si no conoces los pasos adecuados. Sin embargo, siguiendo este tutorial paso a paso, podrás crear fácilmente tus propias listas desplegables dependientes y optimizar tu trabajo en Excel.

Es importante recordar que la consistencia y el orden en tus listas de datos serán clave para que este método funcione correctamente. Además, te recomendamos explorar más sobre las herramientas de Excel para aprovechar al máximo esta potente aplicación.

¡Esperamos que este artículo haya sido útil y te deseamos mucho éxito en tus proyectos de Excel!

Fuentes adicionales:


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