Cómo eliminar, fusionar y limpiar contactos duplicados en Outlook

Por qué aparecen contactos duplicados en Outlook

Los contactos duplicados pueden resultar frustrantes y confusos, pero son un problema común en Outlook. Estas son algunas de las razones más comunes por las que aparecen:

• Arrastrar mensajes a la carpeta Contactos. Una de las formas más rápidas de crear un nuevo contacto en Outlook es arrastrando un mensaje de correo electrónico directamente a la carpeta Contactos. Sin embargo, si también crea contactos manualmente o importa contactos de otras fuentes, puede terminar con duplicados. Esto puede suceder si escribe mal el nombre de un contacto o lo ingresa de otra manera.
• Envío de correo electrónico desde varias cuentas. Si una persona le envía un correo electrónico desde diferentes cuentas de correo electrónico, como una dirección de correo electrónico corporativa y una personal, Outlook puede crear contactos separados para cada dirección de correo electrónico. Esto puede suceder independientemente de cómo cree un nuevo contacto, ya sea arrastrando un mensaje a la carpeta Contactos o haciendo clic en el Nuevo contacto botón en la cinta.
• Sincronización con otros dispositivos y plataformas. Si sincroniza sus contactos de Outlook con una computadora portátil, un dispositivo móvil o plataformas sociales como LinkedIn, Facebook o Twitter, pueden aparecer contactos duplicados si la misma persona aparece con diferentes nombres en diferentes libretas de direcciones. Por ejemplo, Roberto Smith, Bob Smithy Robert B. Smith todas pueden ser entradas diferentes en diferentes fuentes que se refieren a la misma persona.
• Libretas de direcciones corporativas. En un entorno corporativo, es posible que se mantengan varias libretas de direcciones en los servidores Exchange, lo que también puede dar lugar a contactos duplicados.

Independientemente del motivo, los contactos duplicados pueden ser una verdadera molestia en Outlook, dificultando el seguimiento de información importante y generando confusión y errores. Comprender los motivos de la duplicación de contactos puede ayudarle a tomar medidas para evitar que esto suceda en el futuro. A continuación, encontrará una serie de soluciones para resolver cualquier problema existente.

Para eliminar contactos duplicados uno a la vez, esto es lo que debes hacer:

1. En la barra de navegación de Outlook, haga clic en Gente.
2. Sobre el Hogar pestaña de la cinta, en la Vista actual grupo, elija Teléfonoque es la forma más rápida de escanear contactos en busca de entradas similares o idénticas.
3. En la lista de contactos, mantenga presionado el botón Control y seleccione los contactos que desea eliminar.
4. Cuando todos los duplicados estén seleccionados, presione el botón Borrar clave o Ctrl + D acceso directo para eliminarlos.

En la mayoría de los casos, Outlook es lo suficientemente inteligente como para evitar la duplicación cuando intentas crear un contacto que ya existe. Sin embargo, si tiene varios duplicados en su libreta de direcciones, deberá aplicar una técnica especial para limpiar el desorden. Los pasos detallados siguen a continuación.

Para este ejemplo utilizaremos Outlook 365, dada su popularidad en los últimos tiempos. Sin embargo, las opciones son esencialmente las mismas en todas las versiones modernas de Outlook 2021 a 2013, por lo que no debería tener dificultades para seguirlas.

1. Crear una nueva carpeta de Contactos. En Contactos de Outlook, haga clic derecho en su carpeta principal de Contactos y seleccione Nueva carpeta… desde el menú contextual. Dé cualquier nombre a esta carpeta, digamos Fusionar duplicados.
   
2. Mueva todos los contactos de Outlook a la carpeta recién creada. Vuelva a su carpeta de contactos actual y presione Ctrl + A para seleccionar todos los elementos. Y luego, arrastre y suelte los contactos en la nueva carpeta que acaba de crear. Alternativamente, puede presionar el Ctrl + Mayús + V llaves juntas para abrir el Mover a la carpeta cuadro de diálogo, donde se selecciona el Fusionar duplicados carpeta.
   
3. Exportar contactos a un archivo .csv. Esto se puede hacer utilizando el asistente de importación y exportación de Outlook.

   En Outlook 365 – 2010, vaya a Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar.

   En Outlook 2007 y 2003, encontrará este asistente en Archivo > Importar y Exportar…
   

   El asistente lo guiará a través del proceso de exportación, donde podrá elegir las siguientes opciones:

   • Paso 1. Exportar a un archivo.
   • Paso 2. Valores separados por comas.
   • Paso 3. Seleccione el Fusionar duplicados carpeta a la que ha movido los contactos.
   • Paso 4. Elija la carpeta de destino para guardar el archivo .csv.
   • Paso 5. Haga clic Finalizar para completar el proceso de exportación.

   Para obtener más información, consulte Cómo exportar contactos de Outlook a CSV.

   Consejo. Cuando tienes varias tarjetas de contacto para la misma persona, sus detalles pueden estar dispersos en estos duplicados, como un número de teléfono comercial en una tarjeta y un número de teléfono privado en otra. En tales casos, la herramienta Fusionar duplicados puede resultar muy útil. Este complemento de Excel puede combinar fácilmente toda la información de filas duplicadas en una sola fila.

   Para comprender mejor cómo funciona esto, eche un vistazo al archivo .csv original, que muestra cómo los datos normalmente se distribuyen en varias filas:
   

   Al utilizar el complemento Fusionar duplicados, puede combinar todos los detalles en una sola fila unificada:
   

   Si está interesado en probar esta herramienta con sus propios datos, puede descargar una versión de prueba completamente funcional aquí.

4. Importe contactos desde un archivo CSV a la carpeta principal de Contactos.

   Iniciar el Importar/Exportar asistente nuevamente como se describe en el paso anterior y seleccione las siguientes opciones:

   • Paso 1. Importar desde otro programa o archivo.
   • Paso 2. Valores separados por comas.
   • Paso 3. Busque el archivo .csv exportado y seleccione No importar elementos duplicados. ¡Esta es la opción clave que funciona!
     
   • Paso 4. Seleccione su carpeta principal de Contactos, que actualmente está vacía, como carpeta de destino para importar los contactos.
   • Paso 6. Haga clic Finalizar para completar el proceso de importación.

   Para obtener más detalles, consulte Cómo importar contactos a Outlook desde un archivo CSV.

5. Fusionar contactos deduplicados con los originales.

   Finalmente, debe fusionar los contactos deduplicados que importó a su carpeta principal de Contactos con los contactos originales que se encuentran actualmente en la carpeta. Fusionar duplicados carpeta, para que no se pierda ningún dato de contacto.

   • Abre el Fusionar duplicados carpeta y presione CTRL+A para seleccionar todos los contactos.
   • Arrastre los contactos seleccionados a su carpeta principal de Contactos o presione Ctrl + Mayús + V y usar el Mover a la carpeta caja de diálogo.
   • Cada vez que se detecte un duplicado, aparecerá un mensaje emergente con dos opciones:
     • Añadir nuevo contacto – la opción de elegir si el contacto es único.
     • Actualizar información del contacto seleccionado – elija esta opción si el contacto es un duplicado.

   Después de hacer su elección, haga clic Actualizar (o Agregar si has elegido la primera opción). Si desea aplicar la misma opción a todos los contactos duplicados, haga clic en Actualizar todo.

   Si prefiere revisar un contacto en particular más tarde, haga clic en Saltar. En este caso, el contacto original permanecerá en el Fusionar duplicados carpeta.
   

   Después de procesar todos los contactos, puede eliminarlos de forma segura. Fusionar duplicados carpeta.

Si tienes una cuenta de correo electrónico de Gmail (lo cual es bastante común hoy en día), puedes usarla para arreglar contactos duplicados en Outlook.

Aquí hay una descripción general rápida del proceso:

1. Exporte sus contactos de Outlook a un archivo CSV.
2. Inicie sesión en su cuenta de Gmail e importe contactos desde el archivo CSV como se describe en Cómo importar contactos de Outlook a Gmail.
3. En la barra lateral de la izquierda, haga clic en Fusionar y arreglar.
   
4. Una lista de contactos duplicados que Google ha identificado aparecerá en el lado derecho de la página. Desde allí, puede elegir hacer clic Unir para combinar las entradas duplicadas para un contacto específico o haga clic en Fusionar todo para combinar todos los duplicados identificados a la vez.
   
5. Una vez que hayas eliminado los duplicados, el siguiente paso es exportar los contactos de Gmail a Outlook. Aquí hay un par de cosas a tener en cuenta durante este proceso:
   • Elija si desea exportar todos sus contactos o solo un grupo específico. Si solo desea exportar los contactos que importó desde Outlook, tiene sentido seleccionar el correspondiente Importado grupo.
   • Para asegurarse de que los contactos se importen sin problemas a Outlook, seleccione la opción CSV de Outlook formato.

   Cuando termine, haga clic en el Exportar para completar el proceso de exportación.
   

6. Finalmente, importe los contactos combinados nuevamente a Outlook. Para deshacerse de contactos duplicados, recuerde seleccionar el No importar elementos duplicados opción.

A partir de la versión 2013, Outlook tiene una función incorporada que vincula todos los contactos de una persona y muestra la información combinada de todos los contactos vinculados en una sola tarjeta de contacto. También se enumera la fuente de los datos, lo que facilita el seguimiento de la información. Outlook generalmente hace un trabajo decente al hacer coincidir contactos, pero a veces se equivoca y vincula los incorrectos o no los vincula en absoluto. Afortunadamente, puedes corregir fácilmente estos enlaces para contactos individuales. Así es cómo:

1. En la barra de navegación de Outlook, haga clic en Gente.
2. En el Vista actual grupo, en la cinta, haga clic en Gente.
3. Seleccione el contacto duplicado.
   
4. Haga clic en los tres puntos en la esquina superior derecha debajo del nombre del contacto, luego elija Vincular contactos de la lista desplegable.
   
5. En el cuadro de diálogo que aparece, verá una lista de contactos que ya están vinculados. Si un contacto está vinculado por error, simplemente haga clic en él para desvincularlo. El contacto desvinculado se moverá a la sección inferior del cuadro de diálogo.
   
6. Para vincular más contactos, escriba el nombre de la persona en el Encuentre un contacto para vincular caja y golpe Ingresar. Outlook le mostrará todos los nombres que coincidan con su búsqueda. En los resultados de la búsqueda, haga clic en el contacto que desea vincular. El contacto vinculado aparecerá inmediatamente en la parte superior del cuadro de diálogo.
   
7. Cuando todos los contactos duplicados estén vinculados, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Aunque la función Vincular contactos no es la solución ideal para limpiar una libreta de direcciones grande que está repleta de duplicados, puede ser una herramienta útil para fusionar rápidamente algunos contactos idénticos en uno.

Ahora que ha eliminado con éxito los contactos duplicados en Outlook, vale la pena tomarse unos minutos adicionales para aprender cómo mantener una libreta de direcciones limpia en el futuro. Afortunadamente, esto se puede lograr fácilmente habilitando el detector automático de contactos duplicados de Outlook. Estos son los pasos para hacerlo:

1. Ve a la Pestaña Archivo > Opciones > Personas.
2. Bajo Nombres y presentaciónSelecciona el Compruebe si hay contactos duplicados al guardar contactos nuevos y haga clic en Aceptar.