Cómo convertir una FÓRMULA a VALOR en Excel

Desde los primeros días de mi trabajo, aprendí una cosa de manera difícil:

Antes de enviar un informe (En Excel) a alguien debemos convertir una fórmula a valor. Simplemente significa reemplazar una fórmula con su valor de resultado. Piense de esta manera, cuando envía un informe a alguien, no le preocupan las fórmulas sino los valores, y devuelve una fórmula.

Déjame contarte algunas de las formas interesantes de hacer esto, pero antes de eso.

Por qué debería convertir una fórmula en valor

A continuación se presentan algunas razones por las que necesita reemplazar una fórmula con su valor de resultado.

1. Si envía un informe a alguien sin sus datos de origen, entonces es mejor convertir todas las fórmulas en valores estáticos.
2. Algunas funciones son volátiles y cuando actualice su hoja de trabajo, su valor se volverá a calcular.
3. Evitar que el usuario final realice algún cambio en el cálculo.
4. Los valores estáticos son fácilmente editables y cualquiera puede copiarlos y pegarlos fácilmente.
5. No querrás confundir al usuario final con fórmulas complejas.
6. O simplemente no quiero mostrar las fórmulas.

Nota rápida: Es uno de esos consejos de Excel que pueden ayudarle a mejorar sus habilidades básicas de Excel.

1. Pegue valores con un método abreviado de teclado simple

Cuando se trata de velocidad y facilidad, las teclas de método abreviado son las mejores y para convertir fórmulas en valores la forma más sencilla es utilizar una tecla de método abreviado.

Todo lo que necesitas hacer:

• Seleccione el rango de celdas donde tiene fórmulas.
• Presione Ctrl + C para copiar celdas.

Al utilizar esta tecla de acceso directo, todas las fórmulas se reemplazarán con su valor de resultado estático.

Nota: Si no desea perder las fórmulas originales, debe crear un archivo de copia de seguridad.

2. Uso de Pegado especial para convertir a valores

Si no le gusta usar una tecla de acceso directo, simplemente puede usar la opción pegar especial para reemplazarla.

• En primer lugar, seleccione su rango de fechas o la columna completa.
• Y luego, haga clic derecho y cópielo.
• Vaya a la pestaña Inicio ➜ Portapapeles ➜ Pegar ➜ Pegado especial.

• O también puede presionar clic derecho e ir a Pegado especial -> Valores.

Este método simplemente funciona como el método de la tecla de acceso directo para reemplazar todas las fórmulas con sus valores de resultados estáticos.

Y si no desea utilizar pasta especial, puede utilizar el clic derecho arrastrar y soltar método para esta conversión.

1. En primer lugar, seleccione el rango de celdas donde tiene fórmulas.
2. Ahora, haga clic derecho en el borde de la selección.
3. Y manteniendo presionado el botón derecho, arrastre el rango hacia el lado derecho y tráigalo instantáneamente al lugar original y suéltelo.
4. Aquí obtendrá el menú de opciones.
5. En este menú de opciones, seleccione «Copiar aquí solo como valores».

Esto convertirá instantáneamente todas las fórmulas de esas celdas en valores de resultados estáticos.

4. Convierta fórmulas en valores con un código VBA

Si desea convertir automáticamente todas las fórmulas en texto o valores numéricos, puede usar VBA para eso. Aquí mencioné un código VBA simple donde solo necesita seleccionar el rango de celdas y ejecutar esta macro.

Sub ConvertToValues()

Dim MyRange As Range
Dim MyCell As Range

Select Case

MsgBox("You Can't Undo This Action. " & _
"Save Workbook First?", _
vbYesNoCancel, "Alert")
Case Is = vbYes
ThisWorkbook.Save
Case Is = vbCancel
Exit Sub

End Select

Set MyRange = Selection

For Each MyCell In MyRange
If MyCell.HasFormula Then
MyCell.Formula = MyCell.Value
End If
Next MyCell

End Sub

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5. Convertir a valores dentro de la fórmula

Pensemos diferente. Tienes una fórmula compleja que es una combinación de dos o tres funciones. Aquí tienes una fórmula larga para limpiar un valor de texto y luego convertirlo al caso adecuado.

Ahora, si desea convertir el resultado de dos funciones sustitutas en valores de texto estático, estos son los pasos.

1. Edite la fórmula usando F2.
2. Seleccione solo la parte de la fórmula que necesita convertir a un valor estático.
3. Presione F9.

Ahora sólo tiene un valor de texto para convertir al formato de texto adecuado.

6. Obtenga el valor del resultado de la fórmula con Power Query

Podría darse una situación en la que necesites obtener el valor del resultado de una fórmula en una celda separada en lugar de simplemente convertirlos. Y en ese caso, puede utilizar una consulta de energía.

Debe convertirlo en valores antes de enviárselo a su cliente. Pero la cuestión es que no quieres perder todas las fórmulas. Estos son los pasos simples para obtener valores de fórmulas usando Power Query.

• Seleccione la tabla y vaya a la pestaña Datos ➜ Obtener y transformación ➜ De tabla.

• Abrirá su tabla en el editor de consultas de energía.

• Desde aquí, simplemente haga clic en «Cerrar y cargar».

• Ahora la consulta de energía insertará una nueva tabla en una nueva hoja donde tendrá valores de precios en lugar de fórmulas.

La mejor parte es que cuando realiza cambios en su tabla de fórmulas, solo necesita actualizar la tabla de consulta de energía. Al utilizar esta forma, no es necesario copiar y pegar datos cada vez.

Relacionado: Tutorial de Power Query de Excel

Conclusión

A veces, el uso de fórmulas complejas y grandes hace que su libro sea pesado, por lo que es mejor convertirlos a valores absolutos antes de compartirlos con otras personas.

Y todos los métodos que hemos comentado anteriormente pueden ayudarle en diferentes situaciones. Si me preguntas, mi favorito es el método abreviado de teclado, pero a veces también me gusta usar Power Query.

Espero que este consejo te haya resultado útil, pero ahora dime una cosa.

¿Cuál es tu favorito? ¿Tiene algún otro método que utilice al convertir fórmulas en valores?

Compártelo conmigo en la sección de comentarios, me encantaría saber de ti y no olvides compartir este consejo con tus amigos, estoy seguro de que lo apreciarán.