Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Convertir archivos de Excel a PDF es una tarea común para muchos usuarios. Ya sea que necesites enviar informes, presentaciones o simplemente compartir datos de manera segura, convertir tus archivos de Excel a PDF puede ser la solución perfecta. En este artículo, te mostraremos cómo realizar esta conversión de manera fácil y rápida, utilizando diferentes métodos y herramientas disponibles. No importa si eres un principiante o un experto en tecnología, ¡estamos seguros de que encontrarás las respuestas que necesitas aquí! Así que prepárate para descubrir las múltiples formas de convertir tus archivos de Excel a PDF y simplificar tu vida digital.

Este breve tutorial describe 4 formas posibles de convertir archivos de Excel a PDF: utilizando la función Guardar como de Excel, el software de Adobe, convertidores de Excel a PDF en línea y herramientas de escritorio.

A menudo es necesario convertir una hoja de cálculo de Excel a PDF si desea permitir que otros usuarios vean sus datos pero no los editen. Es posible que también desee convertir su hoja de cálculo de Excel a un formato PDF más ordenado para un kit de medios, presentaciones e informes, o crear un archivo que todos los usuarios puedan abrir y leer, incluso si no tienen Microsoft Excel instalado, por ejemplo. en una tableta o teléfono.

Hoy en día, PDF es posiblemente uno de los formatos de archivo más populares. Según Google, hay más de 153 millones de archivos PDF en la web y sólo 2,5 millones de archivos Excel (.xls y .xlsx).

Más adelante en este artículo, explicaré varias formas posibles de exportar Excel a PDF con pasos detallados y capturas de pantalla:

Guarde documentos de Excel como archivos PDF

Aunque los formatos .pdf y .xls existen desde hace bastante tiempo y ambos siempre han sido populares entre los usuarios, la posibilidad de exportar archivos de Excel directamente a PDF apareció en Excel 2007. Entonces, si tiene alguna versión de Excel 2007 a 365 , puedes realizar una conversión de PDF de una manera rápida y sencilla.

Microsoft Excel permite exportar rangos o tablas seleccionados, así como guardar una o varias hojas de trabajo o el libro completo como un archivo PDF.

  1. Abra su libro de Excel y seleccione los rangos u hojas que desea convertir a un archivo PDF.
    • Si desea exportar un mesacoloque el cursor en cualquier celda dentro de una tabla.
    • Para exportar un cierta hoja de trabajosimplemente actívelo haciendo clic en la pestaña de esta hoja.
    • Para convertir varias hojas de trabajo, selecciónelos todos. Para seleccionar hojas adyacentes, haga clic en la pestaña de la primera hoja, mantenga presionada Cambio y haga clic en la pestaña de la última hoja de trabajo que desea seleccionar. Para seleccionar hojas no adyacentes, mantenga presionado Control mientras hace clic en las pestañas de cada hoja que desea guardar como PDF.
    • Si quieres guardar el libro de trabajo completo como un único archivo PDF, omita este paso 🙂
  2. Hacer clic Archivo > Guardar como.
  3. En el Guardar como ventana de diálogo, seleccione PDF (.*pdf) desde el «Guardar como tipo» la lista desplegable.
    Cómo convertir archivos de Excel a PDF

    Si desea ver el archivo PDF resultante después de guardarlo, asegúrese de que Abrir archivo después de publicar La casilla de verificación está seleccionada.

    Seleccione una de las siguientes opciones en Optimizar para:

    • Si el documento PDF resultante requiere una alta calidad de impresión, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
    • Si el tamaño del archivo PDF es más importante que la calidad de impresión, seleccione Talla minima (publicación en línea).
  4. Haga clic en el Opciones… en la parte inferior izquierda de la ventana (consulte la captura de pantalla anterior).
  5. El Opciones Se abrirá un cuadro de diálogo y podrás seleccionar una de las opciones según tus necesidades:
    • Selección: esto exportará los rangos actualmente seleccionados.
    • Hoja(s) activa(s): esto guardará la hoja de trabajo actual o todas las hojas seleccionadas en un archivo PDF.
    • Tabla: esto exportará la tabla activa, es decir, una tabla donde se encuentra el puntero del mouse en este momento.
    • Libro de trabajo completo: se explica por sí mismo 🙂

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  6. Haga clic en el DE ACUERDO para cerrar el cuadro de diálogo y listo.

Como puede ver, exportar archivos de Excel a PDF utilizando los medios integrados de Excel es fácil. Por supuesto, Microsoft Excel proporciona sólo algunas configuraciones básicas, pero con sólo un poco de experiencia, uno puede aprender a preparar los archivos fuente de tal manera que no sean necesarios más ajustes. De todos modos, si no está satisfecho con las capacidades de Excel Guardar como característica, examinemos las ofertas de Adobe.

Exportar archivos de Excel a PDF usando las herramientas de Adobe

Lamentablemente, Adobe no es tan generoso como Microsoft cuando se trata de conversiones de Excel a PDF y no proporciona ningún medio gratuito para ello. Sin embargo, tienen esta característica incorporada en herramientas o suscripciones pagas, que (hay que reconocerles lo que les corresponde) hacen el trabajo realmente bien.

Adobe Reader

Adobe Reader X y versiones anteriores incluían la opción de instalar Adobe PDF Printer, que podía usarse para exportar archivos de Excel a PDF. Sin embargo, esta función no está disponible en la última versión de Adobe Reader XI.

En cambio, introdujeron el Crea PDF pestaña que le permite crear PDF a partir de archivos .xls o .xlsx con un solo clic, siempre que tenga una suscripción paga.
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Adobe Acrobat XI Pro

Si es uno de los pocos usuarios afortunados de esta potente suite, crear un archivo PDF a partir de una hoja de cálculo de Excel es tan fácil como hacer clic en PDF desde archivo… bajo la Crear barra de herramientas.
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Alternativamente, Adobe Acrobat Pro le permite crear un archivo PDF directamente desde Excel de una de las siguientes maneras:

  • Haga clic en el Crea PDF botón en el Acróbata pestaña en la cinta de Excel.
  • Cambiar a la Archivo pestaña y haga clic Guardar como Adobe PDF.
  • Hacer clic Archivo > Imprimir, seleccione Adobe PDF y configure los ajustes.

Si está interesado en obtener una versión de prueba de 30 días de Adobe Acrobat XI, puede descargarla aquí. Si no está dispuesto a pagar una tarifa mensual de $20 por la suscripción a Acrobat XI Pro, veamos qué tienen para ofrecer los convertidores gratuitos de Excel a PDF.

Conversores en línea gratuitos de Excel a PDF

Afortunadamente para nosotros, existen muchos convertidores de Excel a PDF gratuitos en línea que brindan varias opciones para convertir documentos de Excel en archivos PDF. A continuación encontrará reseñas de los 4 convertidores en línea más populares.

Para probar las capacidades de los convertidores de PDF en línea en diferentes tipos de datos, creé los dos libros siguientes:

Libro de trabajo de prueba 1: algunas tablas en diferentes formatos

Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Libro de prueba 2: plantilla de Planificador de regalos navideños de Microsoft

Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Ahora que los preparativos están completos, veamos cómo los convertidores en línea de Excel a PDF afrontarán el desafío.

Convertidor de PDF

Otro conversor de Excel a PDF en línea está disponible en www.freepdfconvert.com. Además de las hojas de Excel, esta herramienta también puede convertir documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, así como páginas web e imágenes a PDF.
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Como ves en la imagen superior, la interfaz también es muy clara y apenas requiere explicaciones. Simplemente navegue entre pestañas para elegir un tipo de conversión adecuado, luego busque el archivo original, seleccione el formato deseado y haga clic Convertir.

Cuando finalice la conversión, puede descargar el archivo PDF resultante a su computadora o guardarlo en Google Docs:
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Este convertidor de Excel a PDF tiene versiones gratuitas y suscripciones pagas. Estas son las principales limitaciones de la versión gratuita:

  • Tienes que esperar 30 minutos para convertir otro archivo.
  • Número limitado de conversiones: 10 por mes.

Si tiene curiosidad por saber más sobre esta herramienta, puede encontrar la lista completa de funciones, así como una lista de suscripciones y precios disponibles. aquí.

Resultados:

A diferencia del conversor de PDF anterior, este ha producido resultados muy decentes en el 1calle libro de trabajosin distorsiones ni errores de formato.

En cuanto a 2Dakota del Norte libro de trabajo, se convirtió de forma precisa y perfecta… en un documento de Word (.docx). Lo primero que pensé fue que elegí por error un formato incorrecto para la conversión, así que repetí el proceso y obtuve el mismo resultado, como puedes ver en la siguiente captura de pantalla:
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Pensándolo bien, llegué a la siguiente conclusión. El convertidor no pudo exportar correctamente el formato personalizado de mi hoja de Excel a PDF, por lo que lo convirtió al formato más cercano. En realidad, fue cuestión de segundos guardar el documento de Word como PDF usando Word. Guardar como cuadro de diálogo y obtenga como resultado un archivo PDF con un buen formato.

Convertidor de refrescos PDF en línea

Este conversor de PDF en línea le permite crear documentos PDF desde muchos formatos, incluidos Microsoft Excel, Word y PowerPoint, así como imágenes JPEG, PNG y páginas HTML.

Servicios en línea de Soda PDF proporcionar membresías gratuitas y pagas. De forma gratuita, puede obtener creación de PDF ilimitada y conversiones de PDF limitadas, un archivo cada 30 minutos. Si quieres más, tendrás que actualizar a Premium (alrededor de $10 por 3 meses). En este caso, también podrá fusionar y dividir archivos PDF.
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Resultados:

Este conversor de Excel a PDF en línea fue casi impecable. El 1calle libro de trabajo se convirtió a PDF sin errores, el 2Dakota del Norte libro de trabajo También se convirtió sin errores, pero la primera letra de una palabra se truncó:
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Como puede ver, ninguno de los convertidores en línea gratuitos de Excel a PDF es perfecto. Refresco PDF está muy cerca. Alguien puede pensar que el problema está en mis documentos originales de Excel. Estoy de acuerdo, el segundo libro tiene un formato personalizado bastante sofisticado. Esto se debe a que mi propósito era realizar algún tipo de «prueba de estrés» para revelar el potencial real de los convertidores en línea de PDF a Excel, ya que sus libros reales pueden ser mucho más complejos y sofisticados en términos de contenido y formato.

Para experimentar, convertí ambos libros de prueba a PDF usando Cuadro de diálogo Guardar como de Excel y hizo frente a la tarea absolutamente bien: los archivos PDF resultantes eran réplicas exactas de los documentos originales de Excel.

Conversores de escritorio de Excel a PDF

Además de los convertidores de Excel a PDF en línea, existe una variedad de herramientas de escritorio para convertir archivos de Excel en documentos PDF que brindan diferentes opciones dependiendo de lo que espera de un documento final: desde utilidades gratuitas con un solo clic hasta paquetes profesionales de nivel empresarial. Dado que lo que más nos interesa son los convertidores gratuitos de Excel a PDF, echemos un vistazo más de cerca a un par de estas herramientas.

Foxit Reader: convertidor gratuito de Excel a PDF de escritorio

Lector Foxit es un pequeño visor de PDF que le permite ver, firmar e imprimir archivos PDF, así como crear documentos PDF a partir de libros de Excel. Le permite convertir hojas de cálculo de Excel a PDF desde Foxit Reader o directamente desde Excel.

Conversión de Excel a PDF desde Foxit Reader

Esta es la forma más rápida de convertir un libro de Excel a PDF y requiere solo 3 pasos rápidos.

  1. Abra su archivo de Excel.

    Sobre el Archivo pestaña, haga clic Crear > Desde el archivoentonces Desde el archivo nuevamente y busque el documento de Excel que desea convertir.
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  2. Revisar el archivo PDF.

    Una vez que haya seleccionado un archivo de Excel, Foxit Reader lo abre inmediatamente en formato PDF. Una característica realmente interesante es que puedes tener varios archivos PDF abiertos a la vez, cada uno en su propia pestaña, como se ve en la siguiente captura de pantalla:
    Cómo convertir archivos de Excel a PDF

    ¡Preste atención a que la Lista de regalos navideños de Excel, que era un hueso duro de roer para la mayoría de los convertidores en línea de Excel a PDF, no presenta ninguna dificultad para esta herramienta de escritorio!

  3. Guarde el archivo PDF.

    Si todo está bien, haga clic Guardar como sobre el Archivo tabulador o presione Ctrl + S para guardar el archivo. ¡Sí, es tan fácil como eso!

Nota. Foxit Reader guarda todas las hojas del libro seleccionado en PDF. Por lo tanto, si desea convertir solo una determinada hoja de trabajo, guárdela primero como un libro de trabajo individual.

Convertir un archivo de Excel a PDF desde Excel

Se recomienda este enfoque si desea tener más opciones para avance y personalizar el documento PDF resultante.

Después de la instalación, Foxit Reader agrega «Impresora PDF Lector Foxit» a su lista de impresoras, que es, de hecho, una pseudoimpresora que puede usarse para configurar la apariencia final de su documento PDF.

  1. Abra un archivo de Excel para convertirlo a PDF.

    Abra un libro de Excel, cambie a la Archivo pestaña, haga clic Imprimiry seleccione Impresora PDF Lector Foxit en la lista de impresoras.
    Cómo convertir archivos de Excel a PDF

  2. Configure los ajustes.

    Bajo la Ajustes sección, tiene las siguientes opciones:

    • Convierta una hoja activa, un libro de trabajo completo o una selección a PDF.
    • Elija la orientación del documento: vertical u horizontal.
    • Defina el formato del papel y los márgenes.
    • Ajuste la hoja, todas las columnas o todas las filas en una página.

    A medida que realiza cambios, se reflejan inmediatamente en el documento. Avance A la derecha.

    Si deseas más opciones, haz clic en Configuración de página enlace debajo Ajustes.
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  3. Configure ajustes adicionales (opcional).

    Utilizando el Configuración de página ventana de diálogo, puede agregar un encabezado o pie de página personalizado, cambiar el orden de las páginas, mostrar u ocultar líneas de cuadrícula y más.
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  4. Guarde el archivo PDF.

Cuando haya terminado con todas las ediciones, haga clic en el Imprimir botón para guardar el archivo. Esto abrirá el Excel estándar. Guardar como ventana de diálogo donde elige una carpeta de destino y escribe el nombre del archivo.
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Primo PDF: una pseudoimpresora para convertir Excel a PDF

PrimoPDF es una pseudoimpresora más que puede ayudarle a exportar sus documentos de Excel al formato PDF. Las funciones y opciones que ofrece este software son muy similares a las de Foxit Reader y se configura exactamente de la misma manera: seleccione PrimoPDF bajo Impresora y juega con la configuración.
Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Con suerte, esta rápida revisión de los convertidores de Excel a PDF de escritorio y en línea le ha ayudado a elegir al ganador. Si ninguna de las herramientas presentadas es ideal para su tarea, puede probar algunos métodos alternativos, por ejemplo, cargar sus archivos de Excel en Google Sheets y luego exportarlos a PDF, o convertir Excel a PDF a través de Open Office.

En algunas situaciones, puede resultarle útil convertir una hoja de cálculo de Excel a una imagen JPG, PNG o GIF.

En el próximo artículo, nos encargaremos de la tarea opuesta y exploraremos las especificidades de importar archivos PDF a Excel. ¡Te agradezco por leer y espero verte nuevamente la próxima semana!

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Cómo convertir archivos de Excel a PDF – Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes: Cómo convertir archivos de Excel a PDF

Convertir archivos de Excel a PDF es una tarea común y necesaria en muchos casos. Afortunadamente, existen varias herramientas y métodos para realizar esta conversión de manera fácil y eficiente. A continuación, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre este tema.

1. ¿Por qué debería convertir archivos de Excel a PDF?

Existen varias razones por las cuales convertir archivos de Excel a PDF puede ser beneficioso. En primer lugar, el formato PDF garantiza que el contenido del archivo se visualice de la misma manera en diferentes dispositivos y sistemas operativos. Además, al convertirlo a PDF, se evitan problemas de compatibilidad y cualquier formato o diseño del documento se mantendrá intacto.

2. ¿Cuáles son las opciones para convertir archivos de Excel a PDF?

Hay varias opciones disponibles para convertir archivos de Excel a PDF. Una opción es utilizar la función «Guardar como» en Excel y seleccionar el formato PDF. Otra opción es utilizar herramientas en línea gratuitas o de pago diseñadas específicamente para la conversión de archivos. Estas herramientas suelen ser fáciles de usar y ofrecen diferentes características según tus necesidades.

3. ¿Qué herramientas en línea recomendadas puedo utilizar para convertir archivos de Excel a PDF?

Hay varias herramientas en línea confiables y eficientes que puedes utilizar para convertir tus archivos de Excel a PDF. Algunas de las opciones recomendadas son:

  1. Ilovepdf
  2. PDF2Go
  3. Soda PDF

Estas herramientas ofrecen una conversión rápida y sencilla, además de funciones adicionales para editar y proteger tus archivos PDF.

4. ¿Hay alguna limitación al convertir archivos de Excel a PDF?

En general, no hay muchas limitaciones al convertir archivos de Excel a PDF. Sin embargo, es importante tener en cuenta que algunas características avanzadas o macros implementadas en el archivo de Excel pueden perderse durante la conversión. Por lo tanto, se recomienda realizar pruebas y verificar que el archivo PDF generado se ajuste a tus necesidades.

En conclusión, convertir archivos de Excel a PDF es una tarea sencilla y necesaria en muchos casos. Aprovecha las opciones disponibles y elige la herramienta que se adapte mejor a tus necesidades. Recuerda que siempre puedes consultar la documentación de las herramientas en línea recomendadas para obtener más detalles y aprovechar al máximo sus funciones.


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