¿Te has encontrado alguna vez en la situación de recibir un correo electrónico importante mientras estás de vacaciones o simplemente desconectado? La respuesta automática fuera de la oficina tiene la solución perfecta para ti. En este artículo, te guiaremos a través de los sencillos pasos para configurar esta funcionalidad en Outlook, Gmail y Outlook.com. Aprenderás a personalizar tus mensajes de ausencia para que tus contactos sepan que no estás disponible, al tiempo que mantienes una comunicación profesional. ¡No permitas que la distancia desmotive tu imagen laboral! ¡Sigue leyendo y descubre cómo configurar tu respuesta automática en pocos minutos!
¿Estás a punto de salir de vacaciones y te preocupa dejar a tus clientes y colegas sin respuesta mientras estás fuera de la oficina? ¡No te preocupes! En este artículo, te mostraremos cómo configurar respuestas automáticas fuera de la oficina en Outlook, Gmail y Outlook.com. Con estas herramientas, podrás asegurarte de que nadie se quede sin respuesta mientras disfrutas de tu merecido descanso. Sigue leyendo para descubrir cómo activar esta función y personalizar tu mensaje de respuesta automática. ¡No dejes que tus correos electrónicos se acumulen en tu bandeja de entrada mientras te relajas en la playa!
Hoy voy a mostrar cómo puedes responder automáticamente a correos electrónicos en Outlook sin usar una cuenta de Exchange Server (cuentas POP3/IMAP). Si no estás seguro de qué cuenta de correo electrónico utilizas, puedes comenzar con esto: ¿Cómo puedo saber qué cuenta de correo electrónico uso?
Cómo determinar el tipo de su(s) cuenta(s) de correo electrónico
Una vez que haya decidido que la respuesta automática debe estar en su lista de verificación de preparación previa a las vacaciones, lo primero que debe hacer es averiguar qué cuenta de correo electrónico tiene: servidor Exchange o Outlook POP/IMAP.
La forma más sencilla de comprobar el tipo de cuenta de correo electrónico es ir a Archivo pestaña > Información y mira debajo del Información de la cuenta.
Si tiene varias cuentas, haga clic en el pequeño error negro en el lado derecho para abrir la lista desplegable con todas sus cuentas. Ahora puede ver qué cuenta está basada en Microsoft Exchange y cuál es POP/IMAP.
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>Si necesita información más detallada sobre sus cuentas (en particular, es posible que desee comprobar cuál es la cuenta predeterminada), busque en la sección Configuraciones de la cuenta.
En Outlook 2010 y Outlook 2013, cambie a la Pestaña Archivo > Información > Configuración de cuenta > Configuración de cuenta…
Un doble «Configuraciones de la cuenta«arriba no es un error de imprenta 🙂 Primero haga clic en el botón cuadrado y luego elija el Configuraciones de la cuenta… comando de la lista desplegable como se muestra en la captura de pantalla a continuación (si no tiene una cuenta de correo electrónico basada en Exchange, esta será la única opción disponible para usted).
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Al hacer clic en Configuraciones de la cuenta… El comando abrirá la siguiente ventana:
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En Outlook 2007, puede abrirlo yendo a Herramientas > Configuración de cuentas > Correo electrónico.
En Outlook 2003, puede encontrarlo en Herramientas > Cuentas de correo electrónico… > Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes > Siguiente.
Ahora que sabes qué tipo de cuenta de correo electrónico estás utilizando, puedes comenzar a configurar tu respuesta automática de inmediato.
Configurar la respuesta automática fuera de la oficina para cuentas POP3/IMAP de Outlook
A diferencia de las cuentas de Exchange Server, las cuentas POP3 e IMAP no tienen la función de Respuestas automáticas (formalmente Asistente fuera de la oficina). Sin embargo, aún puedes configurar Outlook para que responda automáticamente a algunos o todos tus mensajes de correo electrónico entrantes mientras disfrutas de tus vacaciones.
Nota: En el caso de cuentas POP/IMAP, Outlook siempre debe estar ejecutándose y configurado para comprobar de forma intermitente si hay mensajes nuevos. Naturalmente, su computadora debe estar encendido todo este tiempo.
Por supuesto, no es muy cómodo o incluso peligroso dejar una máquina en funcionamiento sin supervisión durante mucho tiempo, pero no hay otra manera. Sin embargo, algunos proveedores de correo electrónico (p. ej. Gmail o Outlook.com) permiten crear respuestas automáticas directamente en sus sitios web. Entonces, antes que nada, te aconsejo que consultes con tu proveedor de correo electrónico si es posible configurar la respuesta automática de vacaciones de su parte.
A continuación encontrará instrucciones paso a paso sobre cómo crear una respuesta automática fuera de la oficina sin utilizar una cuenta de Exchange Server. Puede hacerlo utilizando una plantilla de correo electrónico en combinación con las reglas de Outlook. Pero tenga en cuenta que esta funcionalidad está disponible en Outlook 2010 a partir del Service Pack 1 de Office 2010. ¡Bien, comencemos!
Crear una plantilla de mensaje de respuesta automática
>>Cuando hayas terminado de escribir el mensaje, guárdalo haciendo clic Archivo > Guardar como en la ventana del mensaje.
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Una advertencia para los usuarios avanzados: no cambie la carpeta de destino de este archivo, guárdelo exactamente en la ubicación que sugiere Microsoft, es decir, en el Microsoft > Plantillas carpeta. «¿Por qué para usuarios avanzados?» puedes preguntarme. Porque un nuevo usuario ni siquiera se atrevería a pensar en cambiar nada a menos que se le indique explícitamente que lo haga :).
Bueno, hemos hecho la primera parte del trabajo y ahora necesitas crear una regla para responder automáticamente a nuevos mensajes de correo electrónico.
Configurar una regla de respuesta automática de vacaciones
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Si desea que se envíen respuestas automáticas solo para mensajes recibidos de una de sus cuentas, o que contengan palabras específicas en el asunto o el cuerpo, o recibidos de personas específicas, verifique las opciones correspondientes en la parte superior del cuadro de diálogo en Paso 1: seleccione las condiciones y luego haga clic en los valores subrayados debajo Paso 2: edite la descripción de la regla.
Por ejemplo, estoy creando una regla para responder automáticamente a todos los mensajes recibidos a través de mi Cuenta personal y mi configuración se ve así:
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>Hacer clic Abierto y esto te traerá de regreso al Normas asistente donde haces clic Próximo.
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Nota: Algunas personas también optan por no responder automáticamente a los correos electrónicos devueltos (si el asunto contiene «correo devuelto» o «no entregable», etc.) para no crear un bucle infinito entre dos servidores de correo y no saturar sus bandejas de entrada con mensajes no entregados. Pero en realidad se trata de una precaución adicional, porque el «responder usando una plantilla específica«la regla enviará solo tu respuesta automática una vez durante una sola sesión, es decir, hasta que reinicies Outlook. Y si establece una excepción como esa, no se enviará una respuesta automática a absolutamente todos los correos electrónicos que contengan la palabra o frase especificada en la línea de asunto, por ejemplo, «¿Qué hago cuando recibo un correo devuelto?«.
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De manera similar puedes configurar varias reglas de respuesta automática de vacaciones, por ejemplo con diferentes mensajes de texto para tus cuentas de correo electrónico personal y laboral, o para mensajes recibidos de determinadas personas. Por ejemplo, en una respuesta automática personal destinada a tus amigos, puedes dejar un número de teléfono en el que te puedan localizar; mientras que en la respuesta automática de tu negocio puedes especificar la dirección de correo electrónico de tu asistente o de un colega que pueda manejar los asuntos más urgentes durante tu licencia.
Consejo: Si está creando algunas reglas de respuesta automática, puede marcar la casilla «Dejar de procesar más reglas» opción para que sus respuestas automáticas de vacaciones no entren en conflicto entre sí. Esta opción está disponible en el tercer paso de la Asistente de reglas cuando especificas lo que quieres hacer con el mensaje. Sin embargo, tenga mucho cuidado al elegir esta opción. Si tienes otras reglas en Outlook y desea que se apliquen a los mensajes entrantes durante sus vacaciones, no utilice «Dejar de procesar más reglas».
¡Importante! No olvides desactivar tu regla de respuesta automática cuando regreses 🙂 Puedes hacerlo a través de Pestaña Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas. Además, puede ser una buena idea crear una tarea de Outlook o un recordatorio de tareas pendientes que le recuerde desactivar la regla de respuesta automática fuera de la oficina.
Cómo configurar una respuesta automática de vacaciones para cuentas de Gmail
Gmail es uno de los proveedores de correo electrónico que le permite configurar respuestas automáticas de vacaciones en sus sitios web. De esta forma no tendrás que dejar tu PC funcionando cuando no estés. Configuraste Gmail respuesta automática de vacaciones de la siguiente manera.
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Consejo: Puede ser una buena idea seleccionar «Enviar una respuesta solo a las personas en mis Contactos«. A diferencia del servidor Microsoft Exchange y Outlook que envían una respuesta automática a cada remitente solo una vez, Gmail enviará su respuesta automática de vacaciones cada 4 días a cada persona que le envíe varios correos electrónicos. Y si recibe muchos mensajes de spam o si Si se va por un largo período de tiempo, esto puede ayudarle a evitar mucha limpieza cuando regrese.
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Mures: ¡Buen artículo! La verdad es que las respuestas automáticas son un salvavidas. Cuando estuve de vacaciones el año pasado, configuré una en Gmail y me sentí mucho más tranquilo, ya que mis colegas sabían que estaba fuera y podían planear en consecuencia. ¡Definitivamente recomiendo usarlo!
Spanjaardnl: Totalmente de acuerdo, Mures. ¡Las respuestas automáticas son clave! A mí me pasó algo parecido cuando estuve de viaje el verano pasado; dejé todo listo en Outlook y no tuve que preocuparme por los correos. ¡Es un alivio saber que la gente entiende que no estás disponible!