¿Sabías que detrás de cada hoja de cálculo de Excel se esconden detalles que pueden ser esenciales para una mejor organización y entendimiento de tus datos? Las propiedades de los documentos, como el autor, la fecha de creación o incluso las palabras clave, no solo son fundamentales para la gestión eficiente de la información, sino que también pueden influir en la colaboración y la búsqueda de archivos. En este artículo, te enseñaremos de manera sencilla y práctica cómo ver, cambiar y eliminar estas propiedades en tus documentos de Excel. Prepárate para optimizar tus archivos y darles un toque profesional que sin duda impresionará a tus colegas y superiores. ¡Comencemos!
Excel es una herramienta muy popular y útil para trabajar con datos y realizar cálculos. Sin embargo, muchas veces no nos damos cuenta de las propiedades que tiene cada documento de Excel y cómo pueden afectar nuestra forma de trabajar. En este artículo, te mostraremos cómo ver, cambiar y eliminar propiedades de documentos de Excel, para que puedas gestionar de manera más eficiente tus archivos y proteger tu información. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo sacar el máximo provecho de Excel y sus propiedades ocultas!
Ha llegado el momento de contarte sobre los diferentes tipos de propiedades de documentos, las formas de verlas y cambiarlas en Excel 2019, 2016 y 2013. En este artículo también aprenderás cómo proteger tu documento de cualquier modificación y eliminar información personal de su hoja de cálculo de Excel.
¿Recuerdas tus sensaciones cuando empezaste a utilizar Excel 2016 o 2013? Personalmente, a veces me enojaba cuando no podía encontrar la herramienta u opción necesaria en el lugar donde estaban en las versiones anteriores de Excel. Esto es lo que sucedió con las propiedades del documento en Excel 2010/2013. En estas dos últimas versiones están más ocultas, pero no le llevará mucho tiempo desenterrarlas.
En este artículo encontrará una guía detallada sobre cómo ver y cambiar las propiedades del documento, proteger su documento de cualquier modificación y eliminar información personal de su hoja de cálculo de Excel. ¡Vamos a ponerlo en marcha! 🙂
Tipos de propiedades de documentos
Antes de comenzar a aprender cómo ver, cambiar y eliminar propiedades de un documento (metadatos) en Excel, aclaremos qué tipo de propiedades puede tener un documento de Office.
Tipo 1. Propiedades estándar son comunes a todas las aplicaciones de Office 2010. Contienen información básica sobre el documento, como título, tema, autor, categoría, etc. Puede asignar sus propios valores de texto para estas propiedades para que sea más fácil encontrar el documento en su PC.
Tipo 2. Propiedades actualizadas automáticamente incluya los datos sobre su archivo que son controlados y modificados por el sistema, como el tamaño del archivo y la hora en que se creó y modificó el documento. Algunas propiedades que son exclusivas del documento a nivel de aplicación, como el número de páginas, palabras o caracteres del documento o la versión de la aplicación, se actualizan automáticamente según el contenido del documento.
Tipo 3. Propiedades personalizadas son propiedades definidas por el usuario. Le permiten agregar otras propiedades a su documento de Office.
Tipo 4. Propiedades para su organización son propiedades específicas de la organización.
Tipo 5. Propiedades de la biblioteca de documentos hacer referencia a documentos en una biblioteca de documentos en un sitio web o en una carpeta pública. Una persona que crea una biblioteca de documentos puede establecer algunas propiedades y reglas de la biblioteca de documentos para sus valores. Entonces, cuando desee agregar un archivo a la biblioteca de documentos, deberá ingresar los valores de las propiedades necesarias o corregir las propiedades incorrectas.
Ver propiedades del documento
Si no sabes dónde encontrar la información de tu documento en Excel 2016-2010, aquí te presentamos tres formas de hacerlo.
Método 1. Mostrar el panel de documentos
Este método le permite ver la información sobre su documento directamente en la hoja de trabajo.
Aquí ya puedes ver alguna información sobre tu documento.
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>Automáticamente lo llevará de regreso a su hoja de trabajo y verá el Panel de documentos colocado entre la cinta y el área de trabajo como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
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Como ves, el Panel de documentos muestra un número limitado de propiedades. Si desea saber más sobre el documento, pase al segundo método.
Método 2. Abra el cuadro de diálogo Propiedades
Si no puede encontrar la información necesaria en el Panel de documentostoma el Propiedades avanzadas en uso.
La primera forma de mostrar el Propiedades avanzadas es correcto desde el Panel de documentos.
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Aquí puede ver información general sobre su documento, algunas estadísticas y contenidos del documento. También puede cambiar el resumen del documento o definir propiedades personalizadas adicionales. ¿Quieres saber cómo hacerlo? ¡Ser paciente! Lo compartiré contigo un poco más adelante en este artículo.
Hay una forma más de abrir el Propiedades caja de diálogo.
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Lo mismo Propiedades El cuadro de diálogo aparecerá en la pantalla como en la captura de pantalla anterior.
Método 3. Utilice el Explorador de Windows
Una forma más sencilla de mostrar los metadatos es utilizar el Explorador de Windows sin abrir la hoja de trabajo.
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Ahora conoces diferentes formas de ver las propiedades del documento en tu PC y estoy seguro de que encontrarás la información necesaria sin problemas.
Modificar propiedades del documento
Anteriormente prometí decirle cómo cambiar las propiedades del documento. Entonces, cuando ves propiedades usando Método 1 y Método 2 descrito anteriormente, puede agregar inmediatamente la información necesaria o corregir los datos no válidos. Como para Método 3también es posible si no tienes Windows 8 instalado en tu computadora.
La forma más rápida de agregar un autor
Si solo necesita agregar un autor, existe una manera muy rápida de hacerlo directamente en la vista detrás de escena de Excel 2010/2013.
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Puede agregar tantos autores como estén trabajando en el documento. Este método rápido también se puede utilizar para cambiar el título o agregar una etiqueta o categoría al documento.
Cambiar el nombre del autor predeterminado
De forma predeterminada, el nombre del autor del documento en Excel es su nombre de usuario de Windows, pero es posible que no lo represente adecuadamente. En este caso, debe cambiar el nombre del autor predeterminado para que Excel use su nombre propio más adelante.
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Definir propiedades personalizadas
Ya mencioné que puede definir propiedades adicionales para su documento de Excel. Siga los pasos a continuación para hacerlo realidad.
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Nota: El formato del valor debe coincidir con su elección en el Tipo lista. Significa que si el tipo de datos elegido es Númerotienes que escribir un número en el Valor campo. Los valores que no coinciden con el tipo de propiedad se guardan como texto.
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Si hace clic en la propiedad personalizada en el Propiedades campo y luego presione Eliminar -> Aceptarla propiedad personalizada que acaba de agregar desaparecerá.
Cambiar otras propiedades del documento
Si necesita cambiar otros metadatos, excepto el nombre del autor, título, etiquetas y categorías, debe hacerlo en el Panel de documentos o en el Propiedades caja de diálogo.
- En caso de que el Panel de documentos está abierto en su hoja de trabajo, solo necesita colocar el cursor en el campo que desea editar e ingresar la información necesaria.
- Si ya has abierto el Propiedades cuadro de diálogo, cambie al Resumen y agregue o actualice la información en los campos, haga clic en DE ACUERDO.
Cuando regrese a la hoja de cálculo, todos los cambios que haya realizado se guardarán automáticamente.
Eliminar propiedades del documento
Si necesita ocultar los rastros que dejó en el documento para que nadie vea su nombre o el nombre de su organización en las propiedades del documento más adelante, puede ocultar cualquier propiedad o información personal al público utilizando uno de los siguientes métodos.
Hacer que el inspector de documentos funcione
El inspector de documentos en realidad se utiliza para verificar el documento en busca de datos ocultos o información personal, pero puede ayudarlo a eliminar las propiedades que no va a compartir con otros.
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>Ahora verá los resultados de la inspección en su pantalla.
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Entonces te recomiendo que guardes el archivo con un nuevo nombre si quieres conservar una versión original con los metadatos.
Eliminar metadatos de varios documentos
Si desea eliminar propiedades de varios documentos a la vez, utilice Explorador de Windows.
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Nota: Puede eliminar cualquier propiedad del documento del archivo o de varios archivos utilizando este método, incluso si tiene Windows 8 instalado en su computadora.
Richard augusto: ¡Qué buena onda el artículo! Justo el otro día estuve a punto de mandarle un informe a mi jefe con el nombre de una tarea pasada, y uff, casi me muero del susto. Ahora me fijaré mucho más en las propiedades de los documentos, ¡gracias por los consejos!
Iahniezf: ¡Jajaja, qué risa! Me pasó algo parecido cuando envié un Excel a un cliente y tenía como autor el nombre de mi perro… ¡imagínate la reacción! Este artículo me ha ayudado a no volver a ponerme en esas situaciones. ¡Gracias por compartirlo!
¡Excelente artículo! Me ha servido un montón porque siempre olvidaba cambiar las propiedades de mis documentos de Excel antes de enviarlos, y una vez me salió el nombre de un proyecto viejo en lugar del actual, ¡vaya oso! Así que ya no más problemas gracias a tus consejos. – raisatrexiabl.
Barbany: ¡Totalmente de acuerdo, raisatrexiabl! Este artículo me vino como anillo al dedo, porque yo también he tenido esos momentos de vergüenza. Una vez envié un archivo con el nombre de mi gato en lugar del título del proyecto, ¡ni te cuento la cara que puse cuando me di cuenta! Gracias por compartir estos tips, definitivamente me ahorraré más de un mal rato.