25 HABILIDADES EXCEL‌: todos los niveles (básico | intermedio

Si bien es cierto que Excel es una poderosa herramienta en el mundo de los negocios y la productividad, muchas personas desconocen su potencial completo. Ya sea que estés apenas empezando a explorar este programa o que tengas algo de experiencia, este artículo te mostrará las 25 habilidades de Excel que debes dominar para sobresalir en todos los niveles. Desde las bases del nivel básico hasta los trucos más avanzados del nivel intermedio, descubre cómo utilizar Excel de manera eficiente y sorprende a todos con tus conocimientos. ¡Prepárate para llevar tus habilidades de Excel al siguiente nivel!

Hoy en día, no importa en qué perfil trabaje, desde contable hasta analista de datos, desde recursos humanos hasta gerente de producto, tener habilidades de Excel tiene enormes beneficios.

Cuando hablamos de habilidades de Excel, podemos categorizarlas en 3 niveles:

  • Habilidades básicas de Excel
  • Habilidades intermedias de Excel
  • Habilidades avanzadas de Excel

Y en este tutorial cubriremos estos tres niveles en detalle, uno por uno, así que comencemos.

Videotutorial: consulte las 10 mejores habilidades de Excel entre las 25 mejores

Lea también: describa sus habilidades en Excel en el currículum

Habilidades básicas de Excel

A continuación encontrará las diez habilidades básicas de Excel que cualquier persona que recién esté comenzando con Excel debe aprender.

1. Guardar y abrir un libro de trabajo

Guardar y abrir un libro de Excel es como lo hace en cualquier otra aplicación.

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Cuando haces clic en la pestaña del archivo, te muestra la opción de guardar el archivo.

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Y cuando haces clic en el botón guardar, abre el cuadro de diálogo guardar como desde donde puede especificar la ubicación y también puede seleccionar el formato de archivo a utilizar.

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Básicamente, Excel tiene diferentes extensiones de archivo que puede utilizar para guardar un libro de trabajo. Puede utilizar los pasos anteriores si está guardando un archivo por primera vez y si tiene un archivo que ya está guardado en el sistema, solo necesita presionar Control + S para guardar los cambios.

De la misma manera, si deseas abrir un archivo que está guardado en tu sistema puedes ir a la pestaña ARCHIVO y hacer clic en abrir.

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Le muestra el cuadro de diálogo de apertura desde donde puede ubicar el archivo y abrirlo.

2. Gestión de hojas de trabajo

Cada libro de trabajo consta de hojas de trabajo donde puede agregar sus datos y analizarlos y una vez que abre un libro de Excel puede ver que hay pestañas en la parte inferior de la ventana.

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Para insertar una nueva hoja de trabajo, simplemente haga clic en el botón más o también puede usar la tecla de acceso directo Cambio + F11.

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Y si desea eliminar una hoja de trabajo, simplemente haga clic derecho en la pestaña de la hoja de trabajo y luego seleccione la opción de eliminar o también puede usar la tecla de método abreviado Alt ➜ H ➜ D ➜ S.

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Pero hay una cosa que debes tener en cuenta: una vez que eliminas una hoja de trabajo no puedes recuperarla.

3. Formato de celdas

En Excel, tiene varias opciones en la pestaña de inicio para formatear.

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  1. El grupo de fuentes le ofrece la opción de formatear la fuente poniéndola en negrita, cursiva y subrayada. Puede cambiar el tamaño y el color de la fuente y el color de la celda.
  2. Desde el grupo de alineaciónpuede definir la alineación del texto, agregar sangría, fusionar y separar celdas y ajustar el texto.
  3. Y desde el grupo de númerospuede aplicar formato de contabilidad, formato de texto, formato de número con o sin estilo de coma, etc.

Además de las opciones anteriores, también puede abrir las opciones de formato de celda haciendo clic derecho en una celda y seleccionando la opción de formato o también puede usar la tecla de acceso directo Controlar + 1.

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4. Impresión

Cuando vaya a la pestaña Archivo, encontrará un botón de impresión que incluye todas las opciones de impresión que puede usar para imprimir datos de una hoja de trabajo.

También puedes usar la tecla de acceso directo Control + P para abrir la opción de impresión y una vez que la abras podrás ver las siguientes opciones allí:

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  1. Área de impresión
  2. Gama de páginas para imprimir
  3. Colisión
  4. Orientación de la página
  5. Tipo de página
  6. Márgenes
  7. Escalada

5. Funciones de Excel (básicas)

El mayor poder de Excel son sus funciones que puedes utilizar para realizar una gran cantidad de cálculos. A continuación tienes una lista con los diez mejores. Funciones básicas de Excel:

  1. SUMA: Con esta función, puede sumar valores de varias celdas o también puede ingresar valores directamente en la función.
  2. CONTAR: Esta función devuelve el recuento de valores numéricos en una celda. Puede consultar las celdas donde tiene valores o simplemente insertar los valores en ellas.
  3. PROMEDIO: Devuelve el promedio de valores numéricos. Puedes consultar las celdas donde tienes los valores o simplemente insertarlos en la función.
  4. HORA: Devuelve un número de serie de hora válido según el formato de hora de Excel. Debe especificar horas, minutos y segundos.
  5. FECHA: Devuelve una fecha válida (número de serie de fecha) según el formato de hora de Excel utilizando el día, mes y año especificados.
  6. IZQUIERDA: Extrae caracteres específicos de una celda/cadena comenzando por la izquierda (inicio). Debe especificar el texto y la cantidad de caracteres que desea extraer.
  7. BIEN: Extrae caracteres específicos de una cadena comenzando por la derecha (último). Debe especificar el texto y la cantidad de caracteres que desea extraer.
  8. BUSCARV: Busca un valor en una columna y puede devolver ese valor o un valor de las columnas correspondientes usando el mismo número de fila.
  9. SI: La función SI (prueba una condición) devuelve un valor cuando la condición específica es VERDADERA y devuelve otro valor si esa condición es FALSA.
  10. AHORA: Devuelve la fecha y hora actual (usando la configuración de tu sistema) en la celda donde la insertas.

Y aquí están las 100 funciones principales de Excel para que aprenda más.

  1. Funciones de cadena (texto)
  2. Funciones de fecha
  3. Funciones de tiempo
  4. Funciones lógicas
  5. Funciones matemáticas
  6. Funciones estadísticas
  7. Funciones de búsqueda
  8. Funciones de información
  9. Funciones financieras

6. Gráficos

Una vez que comience a trabajar con datos, probablemente necesite presentárselos a alguien, y un gráfico es una de las mejores formas de hacerlo.

En Excel, tiene una lista completa de gráficos que puede crear. Una vez que vaya a la pestaña Insertar, en el grupo de gráficos podrá encontrar todos los gráficos que están disponibles para usar.

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Pero para crear un gráfico en Excel necesita tener datos en el formato correcto y luego seleccionar el tipo correcto de gráfico (asegúrese de revisar esta guía sobre tipos de gráficos). Por ejemplo, a continuación tiene 12 meses de datos para la cantidad de ventas.

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Puede crear un gráfico de columnas para presentar estos datos mensuales.

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Pero también puedes utilizar un gráfico de líneas si quieres mostrar la tendencia de los 12 meses.

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Pero a continuación tienes datos sobre el producto.

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Y en este caso, el gráfico perfecto sería un gráfico circular donde se pueda presentar la proporción de cantidad de estos productos.

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También puede utilizar el botón de gráficos recomendados para permitir que Excel recomiende un tipo de gráfico según los datos que tenga.

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Solo necesita seleccionar los datos y hacer clic en el botón del gráfico recomendado.

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Puede personalizar un gráfico de diferentes maneras. Una vez que selecciones el gráfico tendrás Diseño y formato de gráficos pestañas donde tienes todas las opciones de personalización.

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7. Ordenar datos

Excel le ofrece una opción poderosa para ordenar datos. Para abrir la opción de ordenar, debe ir a la Pestaña de datos y luego haga clic en el botón ordenar.

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Ahora aquí tienes 3 cosas para definir:

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  1. Ordenar por: La columna que se utilizará como base de clasificación.
  2. ordenar por: En el menú desplegable de clasificación, tiene 4 opciones diferentes para ordenar valores. Puede utilizar el valor de celda, el color de celda, el color de fuente y el formato condicional.
  3. Orden: El orden de clasificación o un orden personalizado.

También puede utilizar más de un nivel de clasificación. Si desea agregar un nuevo nivel simplemente haga clic en Agregar nivel y luego definir las tres cosas que hemos discutido anteriormente.

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Relacionado: Ordenar por fecha, fecha y hora y ordenar por fecha inversa

8. Opción de buscar y reemplazar

Como cualquier otra aplicación, Excel tiene su propia opción de buscar y reemplazar. La tecla de acceso directo para abrir la búsqueda es Controlar +F y encontrarlo y reemplazarlo es Control + R.

En la barra de entrada “Buscar qué”, ingrese el valor que desea buscar y en “Reemplazar con”, ingrese el valor con el que desea reemplazar.

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Ahora, si desea reemplazar o encontrar todos los valores, use los botones reemplazar todo o buscar todos; de lo contrario, puede usar los botones “Buscar siguiente” y “Reemplazar” para un solo valor. Y una vez que hagas clic en el botón de opciones, verás que hay algunas opciones avanzadas que puedes usar.

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  1. Realice una búsqueda y reemplazo que distinga entre mayúsculas y minúsculas.
  2. Busque y reemplace en todo el libro de trabajo.
  3. Busque y reemplace usando el formato de celda.
  4. Y también puede encontrar valores en comentarios y notas.

9. Pegar opción especial

La opción de pegar especial le brinda control total sobre cómo desea pegar valores en una celda.

Para abrir la opción de página especial, debe ir a la pestaña Inicio y luego hacer clic en el menú desplegable “Pegar” y hacer clic en pegar especial (también puede abrir la página especial desde el menú contextual).

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En el cuadro de diálogo de pegado especial, tiene varias opciones que puede utilizar.

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Digamos que tienes una celda donde tienes una fórmula, pero solo quieres copiar y pegar el valor de esa celda. En este caso, simplemente copie esa celda y use la opción “Valores” de las opciones especiales para pegar en la celda de destino.

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O si deseas copiar y pegar el formato de una celda a otra puedes usar la opción “Formatos”.

Relacionado: Pintor de formato | Transponer

10. Atajos de teclado

Desde Excel 2007 hasta Excel 2019, puede ubicar un método abreviado de teclado presionando la tecla ALT. Al presionarlo, muestra las teclas de acceso directo para las opciones que se encuentran en la cinta, como se muestra a continuación.

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Y desde aquí puedes descargar (Hoja de referencia de atajos de Excel) que cubre los ochenta y dos atajos de teclado principales para Excel.

Ahora, una vez que domines las cosas básicas, lo siguiente que debes comprender son las habilidades intermedias de Excel. Básicamente, estas habilidades incluyen opciones y métodos para gestionar y trabajar datos de forma eficiente.

11. Ir a oferta especial

La opción IR A ESPECIAL le ayuda a navegar a una celda específica o a un rango de celdas dentro de la hoja de trabajo. Para abrirlo, debe ir a la pestaña Inicio ➜ Edición ➜ Buscar y seleccionar ➜ Ir a especial.

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Como puedes ver tiene diferentes opciones que puedes usar y seleccionar los diferentes tipos de celdas.

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Por ejemplo, si desea seleccionar todas las celdas que están en blanco, debe seleccionar el espacio en blanco y hacer clic en Aceptar, y se seleccionarán instantáneamente todas las celdas en blanco.

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De la misma manera, si desea seleccionar celdas que tienen fórmulas y devuelven números, debe seleccionar fórmulas y luego marcar los números y luego hacer clic en Aceptar.

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12. Tabla dinámica

Las tablas dinámicas son una de las mejores formas de analizar datos. Puede crear una tabla de resumen a partir de un gran conjunto de datos. Para crear una tabla dinámica, siga los pasos a continuación:

  • Primero, vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón de la tabla dinámica.
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  • Tendrá un cuadro de diálogo para especificar los datos de origen, pero como ya ha seleccionado los datos, toma el rango automáticamente.
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  • Una vez que haga clic en Aceptar, tendrá una barra lateral como la siguiente, donde podrá definir las filas, columnas y valores de la tabla dinámica que simplemente puede arrastrar y soltar. Y ahora, agregue “Edad” a las filas, “Educación” a la columna y “Nombre” a los valores.
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Una vez que haya definido todo, tendrá un gráfico dinámico como el que se muestra a continuación.

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Más sobre tablas dinámicas

13. Rango con nombre

Rango con nombre consiste en dar un nombre a una celda o rango de celdas. En Excel, cada celda tiene su dirección, que es una combinación de fila y columna.

Relacionado: Estilo Excel R1C1

Pero con el rango con nombre puedes darle a esa celda o al rango de celdas un nombre específico (Genérico) y luego puedes usar ese nombre para referirte a él.

Digamos que tiene un porcentaje de impuesto en la celda A1 y ahora, en lugar de usar la referencia, puede darle un nombre y luego usar ese nombre en cada cálculo.

  • Para crear un rango con nombre, debe ir a la pestaña Fórmula ➜ Definir nombres ➜ Definir nombre.
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  • Ahora, en el cuadro de diálogo definir nombre, debe definir lo siguiente:
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  1. Nombre del rango.
  2. Posibilidad de utilizar ese rango en todo el libro o solo en la hoja de trabajo.
  3. Comenta si quieres añadir alguno.
  4. Y luego la dirección de la celda o el rango.

Ahora, una vez que haga clic en Aceptar, Excel asignará ese nombre a la celda A1 y podrá usarlo en fórmulas para hacer referencia a la celda A1.

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De la misma manera, también puedes crear un rango con nombre para el rango de celdas y luego puedes hacer referencia a él en las fórmulas.

14. Listas desplegables

Una lista desplegable es básicamente una lista predefinida de valores que pueden ayudarle a ingresar rápidamente los datos en una celda. Para crear una lista desplegable, debe ir a la pestaña Datos ➜ Herramientas de datos ➜ Validación de datos ➜ Validación de datos.

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Ahora, en el cuadro de diálogo de validación de datos, debe seleccionar la lista de permitir y luego, en la fuente, debe consultar el rango desde donde desea tomar valores (también puede insertar valores directamente en el cuadro de entrada de la fuente) .

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Al final, haga clic en Aceptar

Ahora, cuando regrese a la celda, tendrá una lista desplegable desde la cual podrá seleccionar el valor para insertar en la celda.

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Más sobre las listas desplegables

15. Formato condicional

La idea básica del formato condicional es utilizar condiciones y fórmulas para formatear y la mejor parte es que hay más de 20 opciones que puedes aplicar con un solo clic.

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Digamos que desea resaltar todos los valores duplicados de un rango de celdas, solo necesita ir a la pestaña Inicio ➜ Formato condicional ➜ Reglas de resaltado ➜ Valores duplicados.

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Y también tienes barras de datos, habilidades de color e íconos para aplicar.

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Asegúrese de explorar todas las opciones y consulte esta guía si desea aprender a usar fórmulas en formato condicional.

16. Tabla de Excel

La tabla de Excel convierte datos normales en una tabla estructurada donde puede ordenar, filtrar y analizar datos fácilmente.

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Para convertir sus datos normales en una tabla de Excel, todo lo que necesita hacer es usar la tecla de método abreviado de teclado. Control + T o también puedes ir a la pestaña Insertar ➜ Tabla.

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Tablas de Excel de Microsoft | Cambiar el nombre de una tabla de Excel | Cortadora de Excel

17. Botón de ideas

Si estás utilizando Office 365 puedes tener acceso al nuevo Botón Idea introducido por Microsoft que puede ayudarte a analizar tus datos de una manera sencilla recomendándote las posibles formas de crear:

  • Tablas dinamicas
  • Gráficos de línea de tendencia
  • Cuadro de distribución de frecuencia

Simplemente necesita seleccionar los datos y luego hacer clic en el botón de idea que se encuentra en la pestaña de inicio.

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Se necesitan unos segundos para analizar los datos y luego mostrarle una lista de posibles resultados.

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18. Usando minigráficos

Los minigráficos son pequeños gráficos que puedes insertar en una celda, en función de un rango de datos.

Para insertar un minigráfico, debe ir a la pestaña Insertar ➜ Minigráficos.

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Hay 3 tipos de minigráficos que puedes insertar en una celda.

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Cuando hace clic en el botón espumoso, le muestra un cuadro de diálogo donde debe seleccionar el rango de datos y el rango de destino del espumoso.

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Aparte de esto, tiene opciones para personalizar un minigráfico cambiando su color, agregando marcadores y mucho más desde la pestaña minigráfico.

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19. Texto a columna

Con la opción de texto a columna, puede dividir una sola columna en varias columnas usando un separador. Es una de las mejores formas de limpiar y transformar sus datos.

https://www.youtube.com/watch?v=nVwFmusomfEu0026t=9s

Mire la siguiente tabla donde tiene una columna con nombres y entre nombre y apellido hay un espacio.

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Puede dividir esta columna en dos columnas diferentes (nombre y apellido) usando texto en columna usando espacio como separador.

  • Primero, vaya a la pestaña Datos y haga clic en Texto a columna.
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  • Ahora, en el cuadro de diálogo, seleccione el delimitador y haga clic en Siguiente.
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  • Después de eso, marque el espacio. Como puede ver, ha separado los valores de la columna usando el espacio.
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  • Al final, haga clic en Siguiente y luego en Finalizar.

En el momento en que hace clic en Finalizar, convierte esa columna de nombres completos en dos columnas diferentes (nombre y apellido).

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20. Herramienta de análisis rápido

Como sugiere el nombre, la herramienta de análisis rápido le permite analizar los datos con uno o dos clics. Lo que intento decir es que tiene algunas de las opciones seleccionadas que pueden ayudarle a analizar y presentar los datos.

A continuación tienes los datos de los alumnos con su puntuación, al momento de seleccionarlos te sale un pequeño icono en la parte inferior de la pantalla que es el botón de la herramienta de análisis rápido.

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Ahora, cuando haces clic en él, te muestra algunas pestañas desde las que puedes seleccionar opciones. Ahora exploremos cada pestaña una por una.

  • Formato: esta pestaña le permite agregar formato condicional a la tabla seleccionada, como barras de datos, escala de colores, conjuntos de iconos y otras reglas de formato condicional.
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  • Gráficos: Esta pestaña le muestra algunos de los gráficos recomendados que puede insertar con los datos seleccionados o también puede hacer clic en más gráficos para seleccionar un gráfico específico.
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  • Total: Desde esta pestaña, puede agregar rápidamente algunas de las fórmulas básicas, como el recuento promedio, el total acumulado y muchas más.
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  • Mesa: Desde esta pestaña, puedes insertar una tabla dinámica con los datos seleccionados, y también puedes aplicarle una tabla de Excel.
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  • Minigráficos: Esta pestaña le permite agregar minigráficos que son básicamente pequeños gráficos que puedes crear dentro de una celda.
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Habilidades avanzadas de Excel

Las habilidades avanzadas de Excel tienen más que ver con resolver problemas complejos y hacerte eficiente para realizar todo el trabajo realizado en Excel, y a continuación tienes las mejores habilidades avanzadas de Excel que debes dominar.

21. Fórmulas avanzadas de Excel

Una FÓRMULA EXCEL AVANZADA (Lista de Fórmulas Excel) significa combinar diferentes funciones para calcular un valor específico que no es posible calcular de otra manera. A continuación se muestra una lista de algunos de los más importantes:

22. Gráficos avanzados de Excel

Como ya ha visto, puede crear la mayoría de los gráficos en Excel con unos pocos clics, pero además de todos esos gráficos, también puede crear algunos gráficos avanzados.

25 HABILIDADES EXCEL‌: todos los niveles (básico | intermedio

Los gráficos avanzados de Excel tienen un propósito específico y requieren que usted dedique unos minutos a aprender cómo crear y cómo presentar datos. A continuación tienes una lista (tutoriales) de algunos de los gráficos avanzados que puedes aprender a crear en Excel.

23. Visual Basic para Aplicaciones

VBA es un lenguaje de programación orientado a objetos para aplicaciones de Microsoft Office y puede usarlo en Excel para escribir códigos VBA para automatizar las actividades que normalmente realiza manualmente.

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24. Consulta de energía

Si trabaja con datos, estoy seguro de que se enfrenta a esta situación en la que necesita limpiar y transformar los datos antes de usarlos.

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Ahora bien, la cuestión es que limpiar y transformar datos es un proceso tedioso y es necesario dedicarle una gran parte de su tiempo todos los días. Pero con la consulta de poder, podrás hacer todo este proceso de limpieza y transformación con unos pocos clics.

La consulta de energía básicamente funciona como un ETL donde puedes extraer datos de diferentes fuentes, transformar eso, y luego carga volver a la hoja de trabajo. Mira este tutorial completo sobre Consulta de energía y no olvides aprender a combinar varios archivos de Excel.

25. Pivote de poder

Power Pivot es básicamente una técnica de modelado de datos que puede utilizar para importar datos de millones de filas, de múltiples fuentes, y luego realizar cálculos (DAX).

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Para empezar con Power Pivot – Power Pivot: descripción general y aprendizaje

Aprende más

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25 HABILIDADES EXCEL: todos los niveles (básico | intermedio)

Si estás buscando mejorar tus habilidades en Excel, has venido al lugar correcto. En esta guía, cubriremos 25 habilidades de Excel que abarcan desde lo básico hasta lo intermedio. Ya sea que estés comenzando desde cero o buscando aumentar tus conocimientos, este artículo te brindará una visión general de las habilidades que necesitas dominar para tener éxito en Excel.

1. Fórmulas básicas de Excel

Las fórmulas son fundamentales en Excel. Aprende a utilizar las funciones básicas como SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO y MÍNIMO para realizar cálculos simples en tus hojas de cálculo.

2. Referencias de celda

Las referencias de celda te permiten utilizar los valores de una celda en diferentes partes de tu hoja de cálculo. Aprende a utilizar referencias absolutas y relativas para facilitar la duplicación de fórmulas.

3. Formatos condicionales

Los formatos condicionales te permiten resaltar automáticamente las celdas que cumplen ciertas condiciones. Aprende a aplicar formatos condicionales para mejorar la visualización de tus datos.

4. Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas te permiten analizar grandes conjuntos de datos y resumirlos de manera fácil y rápida. Aprende a crear y personalizar tablas dinámicas para obtener información útil de tus datos.

5. Gráficos

Los gráficos son una forma efectiva de visualizar datos. Aprende a crear gráficos de barras, de líneas y de pastel para representar tus datos de manera clara y concisa.

6. Filtros

Los filtros te permiten mostrar solo los datos relevantes en una hoja de cálculo. Aprende a aplicar filtros para organizar y analizar tus datos de manera más eficiente.

7. Validación de datos

La validación de datos te permite definir restricciones en las celdas de tu hoja de cálculo. Aprende a utilizar la validación de datos para evitar errores y garantizar la coherencia de tus datos.

8. Funciones de búsqueda y referencia

Las funciones de búsqueda y referencia te permiten buscar valores específicos en una hoja de cálculo. Aprende a utilizar funciones como BUSCARV y BUSCARH para buscar y recuperar datos de manera efectiva.

9. Proteger celdas

La protección de celdas te permite evitar que se modifiquen ciertas partes de tu hoja de cálculo. Aprende a proteger celdas para evitar cambios no deseados en tus datos.

10. Macros

Las macros te permiten automatizar tareas repetitivas en Excel. Aprende a grabar y ejecutar macros para ahorrar tiempo y mejorar tu productividad.

Estas son solo algunas de las habilidades de Excel que puedes dominar. Recuerda practicar regularmente y explorar diferentes fuentes de información, como tutoriales en línea y documentación oficial de Microsoft Excel, para mejorar tus habilidades en Excel.

Fuente: [insertar referencia externa aquí]

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